Vom Schichtentwurf zur Lohnabrechnung#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Eine Schicht durchläuft fünf Stufen zwischen vorgemerkt und bezahlt, und derselbe Datensatz trägt die Daten den ganzen Weg — es gibt keine Übergabe und kein separates Lohnsystem, mit dem abzugleichen wäre. Dieser Artikel geht jeden Übergang durch: was ihn auslöst, was sich ändert und was hinter dir zufällt.
Der Ablauf auf einen Blick#
Draft
│ publish
▼
Published
│ clock-in / clock-out → confirm
▼
Confirmed
│ manager approve (locks the row)
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Approved
│
▼
Payroll export
Jeder Pfeil ist eine bewusste Handlung einer bestimmten Rolle. Jeder Übergang schränkt ein, was noch bearbeitet werden kann.
1. Entwurf — der Spielraum der Planung#
Eine neue Schicht ist ein Entwurf. Sichtbar für Planende und Manager, unsichtbar für das Team. Frei zu verschieben, zu verlängern, neu zuzuteilen oder zu löschen.
Hier passiert der grösste Teil deiner Arbeit. Hol Schichten aus einer Dienstplanvorlage, einem wiederkehrenden Muster oder per Alt+Ziehen herein. Prüf den Plan gegen dein Team in der Abdeckungsmatrix und im Zuteilungs-Dropdown. Wiederhol das, bis es passt — noch sieht niemand im Team etwas, denn die Sichtbarkeit einer Zuteilung folgt ihrer Schicht.
2. Veröffentlicht — für das Team freigegeben#
Entwürfe gibst du gesammelt über den Veröffentlichungshorizont frei: Du wählst einen Stichtag, und Shiftavo setzt jeden Schichtentwurf, der an diesem Tag oder davor beginnt, auf Veröffentlicht. Die Personen auf jeder Schicht sehen sie in dem Moment, in dem sie veröffentlicht wird — eine separate Veröffentlichung der Zuteilung gibt es nicht.
Was sich ändert:
Die Mitarbeitenden sehen die Schichten in ihrem Kalender.
Ist die Schichtannahme eingeschaltet, wird jede zugeteilte Person gebeten, anzunehmen oder abzulehnen.
Die Schichten fliessen als verbindliche Arbeit in Verfügbarkeit und Abdeckung ein.
Du kannst weiterhin bearbeiten, die Änderungen sind jetzt aber für die zugeteilten Personen sichtbar.
Den falschen Stapel veröffentlicht? Zurückziehen holt eine Schicht in den Entwurf zurück — solange keine Stunden darauf freigegeben sind und sie noch nicht begonnen hat. Hat eine Schicht begonnen, sag sie stattdessen ab — solange niemand Stunden darauf erfasst hat; die Person sieht die Absage, die Schicht bleibt aber als Nachweis im Kalender. Das vollständige Zustandsdiagramm steht in Lebenszyklus einer Schicht — vom Entwurf bis zur Freigabe.
3. Bestätigt — die Stempeldaten liegen vor und sind abgezeichnet#
Sobald eine veröffentlichte Schicht beginnt, stempeln die Mitarbeitenden ein und aus (oder ein Manager tut es für sie). Wenn die Stunden bestätigt sind — erfasst und als korrekt abgenommen —, steht die Zuteilung auf Bestätigt.
Erst die Bestätigung macht die Zeit verbindlich. Konkret:
Hält die gearbeiteten Stunden fest, aus denen sich Überstundenstufen und Zuschläge ergeben.
Löst bei Richtlinien mit Zuwachs den Abwesenheitszuwachs aus.
Löst bei entsprechenden Richtlinien die Zuwachs der Zeitgutschrift aus.
Meist bestätigt die Person einfach, indem sie ausstempelt, am Handy oder am Terminal — in jedem Modus der Zeitfreigabe. Ein Manager bestätigt die Zeilen, bei denen niemand gestempelt hat, oder bestätigt stellvertretend; im Modus ‚Automatisch‘ erfasst und bestätigt Shiftavo diese Zeilen selbst. Der Modus entscheidet, ob die Freigabe auf die Bestätigung warten muss. Ein bestätigter Eintrag bleibt bearbeitbar — Bestätigung zurücknehmen nimmt die Bestätigung zurück: Gestempelte Zeiten bleiben, eingetippte oder aus dem Dienstplan übernommene Stunden werden entfernt und ihre Zuwächse zurückgebucht (im Modus ‚Automatisch‘ korrigierst du stattdessen die Zeiten).
4. Freigegeben — der Manager zeichnet ab, die Zeile wird gesperrt#
Ein Manager prüft bestätigte Einträge in der Zeiterfassung und gibt sie frei. Freigegeben ist der Zustand der Abnahme — und die einzige Sperre im ganzen Ablauf. Wenn Mitarbeitende ihre Stunden selbst bestätigen, kann ein Manager eine Zeile erst freigeben, wenn sie bestätigt ist.
Die Freigabe sperrt die zugrunde liegende Schicht — Zeiten, Position oder Zuteilung lassen sich danach nicht mehr ändern, ohne die Freigabe zuerst zurückzunehmen. Einen separaten Schritt „Bücher schliessen“ gibt es nicht: Du gibst jede Zeile frei, und eine freigegebene Zeile ist eingefroren, bis jemand die Freigabe zurücknimmt. Freigabe zurücknehmen löscht den Prüfstempel und öffnet den Eintrag wieder.
Jede Zeile einer Lohnperiode freizugeben, ist dein Versprechen an die Lohnbuchhaltung: Die Zahlen verschieben sich nicht mehr unter dir.
5. Lohnexport#
Die Lohnübersicht ist die letzte Ansicht. Sie gruppiert die Zeiteinträge einer Lohnperiode nach Person (die Länge der Periode ergibt sich aus dem Lohnabrechnungsintervall in den Unternehmenseinstellungen) und summiert reguläre Stunden, Überstundenstufen, Zuschläge, bezahlte und unbezahlte Abwesenheit, Zeitgutschriften und Bruttolohn. Standardmässig enthält der Bericht Einträge in den Zuständen Geplant, Bestätigt und Freigegeben — filtere ‚Status‘ auf ‚Freigegeben‘ für einen sauberen, abgezeichneten Export.
Exportier den Bericht als CSV, XLSX oder PDF und gib ihn deinem Lohnanbieter. Die Zahlung selbst hat keinen Status — sobald du exportiert hast, übernimmt der Lohnanbieter.
Was hinter dir zufällt, in dieser Reihenfolge#
Zustand |
Was du noch ändern kannst |
|---|---|
Entwurf |
Alles |
Veröffentlicht |
Alles; Änderungen benachrichtigen die zugeteilten Personen |
Bestätigt |
Zeiten, Pausen, Zuteilung; die Bestätigung lässt sich zurücknehmen (speicherst du neue Zeiten, ersetzt das die Bestätigung durch deine) |
Freigegeben |
Nichts, bis die Freigabe zurückgenommen wird |
Wird ein Speichern abgelehnt, nimm die Freigabe des Eintrags zurück. Siehe Warum sich eine Schicht nicht bearbeiten oder löschen lässt.
Die anderen Beteiligten im Ablauf#
Mitarbeitende — sehen die Schicht erst nach dem Veröffentlichen. Sie bestätigen ihre eigenen Stunden (meist einfach durch Ausstempeln am Terminal) oder lassen sich von einem Manager stellvertretend bestätigen.
Manager — veröffentlicht, gibt frei, exportiert.
Admin / Owner — konfiguriert das Lohnabrechnungsintervall, das Abwesenheitsjahr und die Arbeitsrichtlinien, auf denen die Summen des Exports beruhen.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Verfolge eine Schicht über den ganzen Weg: Sie wechselt in der Planungsliste von ‚Entwurf‘ zu ‚Veröffentlicht‘, taucht in der Zeiterfassung auf, sobald sie veröffentlicht ist, geht nach ihrem Ende von ‚Geplant‘ über ‚Bestätigt‘ zu ‚Freigegeben‘, und ihre Stunden landen für diesen Zeitraum in Berichte → Lohnübersicht.