Vom Schichtentwurf zur Lohnabrechnung#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Eine Schicht durchläuft fünf Stufen zwischen vorgemerkt und bezahlt. Derselbe Datensatz trägt die Daten den ganzen Weg — es gibt keine Übergabe und kein separates „Lohnsystem“, mit dem abzugleichen wäre. Dieser Artikel geht jeden Übergang durch: was ihn auslöst, was umschaltet und was hinter dir zufällt.
Der Ablauf auf einen Blick#
Draft
│ publish
▼
Published
│ clock-in / clock-out → confirm
▼
Confirmed
│ manager approve (locks the row)
▼
Approved
│
▼
Payroll export
Jeder Pfeil ist eine bewusste Handlung einer bestimmten Rolle. Jeder Übergang schränkt ein, was noch bearbeitet werden kann.
1. Draft — the planner’s sandbox#
Eine neue Schicht ist ein Entwurf. Sichtbar für Planung und Management, unsichtbar für Mitarbeitende. Sie lässt sich frei verschieben, verlängern, neu zuteilen oder löschen.
Hier passiert der grösste Teil deiner Arbeit. Hol Schichten aus einer Schichtvorlage, einem wiederkehrenden Muster oder per Alt+Ziehen herein. Prüf sie gegen dein Team in der Abdeckungsmatrix und im Zuteilungs-Dropdown. Wiederhol das, bis es passt.
Wen du einer Schicht im Entwurf zuteilst, sieht davon noch nichts — die Sichtbarkeit einer Zuteilung folgt der Schicht.
2. Published — released to the team#
Entwürfe gibst du gesammelt über den Veröffentlichungshorizont frei: Du wählst einen Stichtag, und Shiftavo setzt jeden Schichtentwurf, der an diesem Tag oder davor beginnt, auf Veröffentlicht. Die Personen auf jeder Schicht sehen sie in dem Moment, in dem sie veröffentlicht wird — eine separate Veröffentlichung der Zuteilung gibt es nicht.
Was sich ändert:
Die Mitarbeitenden sehen die Schichten in ihrem Kalender.
Ist die Schichtannahme eingeschaltet, wird jede zugeteilte Person gebeten, anzunehmen oder abzulehnen.
Die Schichten fliessen als verbindliche Arbeit in Verfügbarkeit und Abdeckung ein.
Managerinnen und Manager können weiterhin bearbeiten, die Änderungen sind jetzt aber für die zugeteilten Personen sichtbar.
Den falschen Stapel veröffentlicht? Zurückziehen holt eine Schicht in den Entwurf zurück — solange niemand eingestempelt hat und sie noch nicht begonnen hat. Ist eine Schicht gelaufen oder sind ihre Stunden freigegeben, sag sie stattdessen ab; die Person sieht die Absage, die Schicht bleibt als Nachweis im Kalender. Das vollständige Zustandsdiagramm steht in Lebenszyklus einer Schicht — vom Entwurf bis zur Freigabe.
3. Confirmed — the clock data is in and signed off#
Sobald eine veröffentlichte Schicht beginnt, stempeln die Mitarbeitenden ein und aus (oder ein Manager tut es stellvertretend). Sind die Stunden bestätigt — erfasst und als richtig abgezeichnet —, steht die Zuteilung auf Bestätigt.
Erst die Bestätigung macht die Zeit verbindlich. Konkret:
Hält die gearbeiteten Stunden fest, aus denen sich Überstundenstufen und Zuschläge ergeben.
Löst bei Richtlinien mit Ansammlung die Abwesenheitsansammlung aus.
Löst bei entsprechenden Richtlinien die Ansammlung der Zeitgutschrift aus.
Wer bestätigt, hängt vom Modus der Zeitfreigabe deines Unternehmens ab. Im Modus mit alleiniger Freigabe durch den Manager bestätigt ein Manager; im Modus mit Bestätigung durch die Mitarbeitenden bestätigt zuerst die Person ihre eigenen Stunden (meist einfach durch Ausstempeln am Kiosk). So oder so bleibt ein bestätigter Eintrag bearbeitbar — Bestätigung zurücknehmen löscht die Stempeldaten und dreht die Ansammlungen zurück.
4. Approved — the manager signs off, the row locks#
Ein Manager prüft die bestätigten Einträge im Stundenrapport und gibt sie frei. Freigegeben ist der Zustand der Abzeichnung — und die einzige Sperre im ganzen Ablauf. Im Modus mit Bestätigung durch die Mitarbeitenden kann ein Manager eine Zeile erst freigeben, wenn sie bestätigt ist.
Die Freigabe sperrt die zugrunde liegende Schicht — Zeiten, Position oder Zuteilung lassen sich danach nicht mehr ändern, ohne die Freigabe zuerst zurückzunehmen. Einen separaten Schritt „Bücher schliessen“ gibt es nicht: Du gibst jede Zeile frei, und eine freigegebene Zeile ist eingefroren, bis jemand die Freigabe zurücknimmt. Freigabe zurücknehmen löscht den Prüfstempel und öffnet den Eintrag wieder.
Jede Zeile einer Lohnperiode freizugeben, ist dein Versprechen an die Lohnbuchhaltung: Die Zahlen verschieben sich nicht mehr unter dir.
5. Payroll export#
Die Lohnübersicht ist die letzte Ansicht. Sie gruppiert die Zeiteinträge einer Lohnperiode nach Person (die Länge der Periode ergibt sich aus dem Lohnabrechnungsintervall in den Unternehmenseinstellungen) und summiert reguläre Stunden, Überstundenstufen, Zuschläge, bezahlte und unbezahlte Abwesenheit, Zeitgutschriften und Bruttolohn. Standardmässig enthält der Bericht Einträge in den Zuständen Veröffentlicht, Bestätigt und Freigegeben — filtere auf nur Freigegeben für einen sauberen, abgezeichneten Export.
Exportier den Bericht als CSV, XLSX oder PDF und gib ihn deinem Lohnanbieter.
Die Zahlung selbst hat keinen Status — sobald du exportiert hast, übernimmt der Lohnanbieter.
Was hinter dir zufällt, in dieser Reihenfolge#
Zustand |
Was du noch ändern kannst |
|---|---|
Entwurf |
Alles |
Veröffentlicht |
Alles; Änderungen benachrichtigen die Mitarbeitenden |
Bestätigt |
Zeiten, Pausen, Zuteilung; die Bestätigung lässt sich zurücknehmen (eine Änderung der Zeiten löscht sie) |
Freigegeben |
Nichts, bis die Freigabe zurückgenommen wird |
Wird ein Speichern abgelehnt, nimm die Freigabe des Eintrags zurück. Siehe Warum sich eine Schicht nicht bearbeiten oder löschen lässt.
Die anderen Beteiligten im Ablauf#
Mitarbeitende — sehen die Schicht erst nach dem Veröffentlichen. Sie können ihre eigenen Stunden bestätigen (meist einfach durch Ausstempeln am Kiosk) oder sich von einem Manager stellvertretend bestätigen lassen.
Manager — veröffentlicht, gibt frei, exportiert.
Admin / Owner — konfiguriert das Lohnabrechnungsintervall, das Abwesenheitsjahr und die Arbeitsregeln, auf denen die Summen des Exports beruhen.