So siehst und filterst du die Zeiterfassung#
Für: Manager Du brauchst: Nichts.
Du öffnest die Zeiterfassung, grenzt sie auf die gewünschten Zeilen ein und sortierst sie. Deine Filter- und Sortierauswahl wird gemerkt, wenn du die Seite das nächste Mal öffnest.
Die Zeiterfassung öffnen#
Geh in der Seitenleiste zu Planung → Verwaltung → Zeiterfassung.
Du siehst eine Zeile pro Person auf jeder veröffentlichten Schicht und jedem bezahlten Termin, kommende eingeschlossen, mit den geplanten Zeiten, dem tatsächlichen Ein- und Ausstempeln, einer vorzeichenbehafteten Spalte Abweichung (geleistet minus geplant, geschrieben wie die Dauer — zum Beispiel +15m oder -1h 30m) und dem Ablaufstatus. Eine abgesagte Schicht bleibt nur für Personen aufgeführt, die darauf Stunden erfasst haben, mit dem Badge ‚Abgesagt‘ in ihrer Spalte ‚Ist‘ — die erfassten Stunden zählen weiterhin. Entwürfe, unbezahlte Termine und abgelehnte Schichten, auf denen niemand gearbeitet hat, werden nicht aufgeführt. Zeilen, die der automatische Sicherungsmechanismus geschlossen hat, tragen zusätzlich das Badge ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘; die Anwesenheitskennzeichen selbst stehen im Bericht Anwesenheit — siehe Wo die Anwesenheit liegt.
Die Spalte ‚Aktion‘ zeigt den nächsten Schritt der Zeile — ‚Freigeben‘, ‚Bestätigen‘, ‚Bestätigung zurücknehmen‘, ‚Freigabe zurücknehmen‘ oder ‚Bearbeiten‘. Hat eine Zeile mehr, enthält ihr Drei-Punkte-Menü (⋮) daneben den Rest. Lässt sich eine Zeile noch nicht bestätigen oder freigeben, sagt die Spalte stattdessen, warum:
‚Noch nicht beendet‘ — die Schicht hat noch nicht geendet.
‚Noch eingestempelt‘ — die Person hat nicht ausgestempelt.
‚Wartet auf Bestätigung‘ — doppelte Freigabe, und die Person hat ihre Stunden nicht bestätigt.
‚Freigegebene Abwesenheit‘ — es wurde nichts erfasst, und die Person hat eine freigegebene Abwesenheit.
Auf dem Handy gibt es zwei Listen für die Zeiterfassung, und sie sind bewusst schmaler als die Tabelle im Web.
Deine eigenen Stunden — tippe unten in der Leiste auf Mehr und dann auf ‚Zeiterfassung‘. Eine Zeile je Schicht von dir in der Zeiterfassung, kommende eingeschlossen: ein Farbfeld der Position, Position · Standort, Tag und Zeitspanne der Schicht sowie das Status-Badge (‚Geplant‘, ‚Bestätigt‘, ‚Freigegeben‘).
Die Stunden deines Teams (Manager) — tippe auf Mehr, dann ‚Manager‘, dann ‚Zeiterfassung‘. Eine Prüfliste der Zeilen, die noch auf eine Bestätigung oder eine Freigabe warten, mit dem Namen der Person unter den Zeiten. Sie lädt beim Scrollen weitere Einträge. Freigegebene Zeilen verlassen die Liste: Eine, die du gerade freigegeben hast, bleibt stehen, bis du die Liste aktualisierst oder den Bildschirm verlässt. Markierte Zeilen zeigen ein Warnsymbol — tippe die Zeile an, um die Pausenprobleme vor der Freigabe zu lesen.
In beiden Listen trägt eine Schicht, die abgesagt wurde, nachdem Stunden darauf erfasst worden waren, das Badge ‚Abgesagt‘ neben ihren Zeiten und noch einmal oben im Blatt, das die Zeile öffnet.
Keine der beiden Listen zeigt die Spalten mit Plan- gegen Ist-Zeiten oder die Abweichung — nutz dafür die Zeiterfassung im Web.
Die Liste filtern#
Klick auf das Filtersymbol in der Werkzeugleiste. Das Menü listet die Eigenschaften, nach denen du filtern kannst:
‚Datum von‘ und ‚Datum bis‘ — der Zeitraum.
‚Standort‘ — ein oder mehrere Standorte.
‚Person‘ — eine oder mehrere Personen.
‚Status‘ — ‚Geplant‘, ‚Bestätigt‘ oder ‚Freigegeben‘.
‚Annahme‘ — grenzt die Zeilen nach der Antwort der Person auf die Schicht ein, wenn dein Unternehmen verlangt, dass Schichten angenommen werden. Siehe So bittest du Personen, ihre Schichten anzunehmen. Um Zeilen zu finden, die im Modus mit doppelter Freigabe noch auf eine Bestätigung warten, filterst du stattdessen ‚Status‘ auf ‚Geplant‘ und achtest in der Spalte ‚Aktion‘ auf ‚Wartet auf Bestätigung‘ — eine gestempelte Zeile, deren Bestätigung zurückgenommen wurde, behält den Status ‚Bestätigt‘.
‚Pausenproblem‘ — wähle ‚Ja‘ für markierte Zeilen oder ‚Nein‘ für Zeilen ohne Markierung. Keine Markierung bedeutet nicht, dass die Zeile geprüft wurde. Ohne Datumsangaben setzt dieser Filter den aktuellen Monat ein und zeigt die Daten in den Filtern.
‚Mit Anwesenheit‘ — wähl ‚Ja‘, um nur Zeilen mit erfasstem Einstempeln zu behalten, oder ‚Nein‘ für Zeilen ohne.
‚Einstempeln ab‘ und ‚Einstempeln bis‘ — grenzen nach der tatsächlichen Einstempelzeit ein.
Wähle eine, setze ihren Wert und klick auf ‚Anwenden‘. Die Seite lädt mit den gefilterten Zeilen neu. Jeden weiteren Filter fügst du genauso hinzu — immer eine Eigenschaft nach der anderen.
Jeder aktive Filter erscheint als Chip unter der Werkzeugleiste: Klick auf den Chip, um ihn zu ändern, auf sein ×, um ihn zu entfernen, oder auf ‚Löschen‘, um alle zu entfernen. Deine Filter bleiben beim nächsten Öffnen der Seite gesetzt.
Beide Listen — deine eigene Zeiterfassung und die Prüfliste für Manager — haben denselben Filter.
Tippe unten in der Leiste auf Mehr und dann auf ‚Zeiterfassung‘ (oder auf ‚Manager‘ und dann auf ‚Zeiterfassung‘).
Tippe oben rechts auf das Filtersymbol.
Leg unter ‚Umfang‘ die Daten für ‚Beginn‘ und ‚Ende‘ fest und wähl einen ‚Standort‘ oder eine ‚Position‘. In der Prüfliste für Manager erscheint ‚Mitarbeitende‘, sobald die Liste mehr als eine Person enthält.
Aktivier unter ‚Status‘ eine beliebige Kombination aus ‚Geplant‘, ‚Bestätigt‘ und ‚Freigegeben‘ — standardmässig sind alle drei an.
Tippe auf ‚Fertig‘.
Der Filter grenzt die bereits geladenen Zeilen ein, und die Auswahlmöglichkeiten stammen aus diesen Zeilen — in der Prüfliste für Manager scrollst du weiter, um mehr zu laden. Die App merkt sich deinen Filter für den nächsten Besuch.
Die Liste sortieren#
Klick auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren. Du kannst nach ‚Datum‘, ‚Person‘, ‚Standort‘, ‚Position‘, ‚Plan‘, ‚Ist‘ (die tatsächliche Einstempelzeit), ‚Dauer‘, ‚Abweichung‘ und ‚Status‘ sortieren.
Klick dieselbe Überschrift erneut an, um die Richtung zu drehen.
Tippe in einer der beiden Listen ‚Zeiterfassung‘ oben rechts auf das Filtersymbol.
Wähl unter ‚Sortierung‘ entweder ‚Älteste zuerst‘ (die Vorgabe) oder ‚Neueste zuerst‘.
Tippe auf ‚Fertig‘.
Beide sortieren nach dem Datum der Schicht. Eine Sortierung nach Person, Standort oder Status gibt es nicht.
Durch die Ergebnisse blättern#
Lange Listen sind auf Seiten verteilt. Nutze die Seitensteuerung unter der Tabelle, um zu blättern, und ‚Einträge pro Seite:‘ in derselben Zeile, um die Seitengrösse zu ändern.
Eine Blättersteuerung gibt es nicht. Deine eigene Liste ‚Zeiterfassung‘ wird auf einmal geholt; die Prüfliste der Vorgesetzten lädt weiter nach, während du nach unten scrollst. Zieh eine der Listen nach unten, um sie zu aktualisieren.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Die Anzahl der Einträge in der Zeile unter der Tabelle richtet sich nach deinen Filtern, und die sortierte Spaltenüberschrift trägt einen Pfeil ↑ oder ↓. Ein Neuladen der Seite oder ein späterer Besuch behält dieselbe Ansicht.