Wie eine gesperrte Zeile in der Zeiterfassung aussieht

Wie eine gesperrte Zeile in der Zeiterfassung aussieht#

Für: Manager Du brauchst: Nichts.

Du lernst, gesperrte Zeilen in der Zeiterfassung zu erkennen und sie zu entsperren, wenn du wirklich etwas ändern musst.

Wie gesperrte Zeilen aussehen#

Eine Zeile sperrt sich in dem Moment, in dem ihr Zeiteintrag freigegeben wird:

  • Die Aktionen ‚Bestätigen‘, ‚Bestätigung zurücknehmen‘ und ‚Bearbeiten‘ der Zeile sind weg. Manager mit der Berechtigung zum Freigeben sehen stattdessen ‚Freigabe zurücknehmen‘; allen anderen bietet die Zeile keine Aktion an.

  • Gelangst du auf anderem Weg auf die Bearbeitungsseite, steht zuoberst ein Banner ‚Zeiterfassung gesperrt‘ — wer die Freigabe erteilt hat und wann, dazu der Hinweis „Nimm die Freigabe der Zeiterfassung zurück, um zu bearbeiten.“ —, und die Pausen sind ohne Links aufgeführt.

  • Das Speichern einer Änderung wird mit einer Warnung verweigert, die mit „Gesperrt —“ beginnt, zum Beispiel wenn die Zeile freigegeben wurde, während du die Bearbeitungsseite offen hattest.

  • Sammelaktionen überspringen gesperrte Zeilen und sagen, warum: ‚Freigeben‘ mit „Die Zeiterfassung war bereits freigegeben.“, ‚Bestätigen‘ meist mit „Die Zeiterfassung war bereits bestätigt.“ und ‚Bestätigung zurücknehmen‘ mit „Keine zulässige Änderung.“ Siehe So nutzt du Sammelaktionen in der Zeiterfassung.

Warum freigegebene Zeilen sperren#

Die Freigabe zeichnet einen Zeiteintrag als lohnbereit ab, deshalb friert Shiftavo ihn ein, damit die Lohnabrechnung gegen eine stabile Momentaufnahme läuft. Es gibt keine Periode zum Schliessen — die Zeile sperrt sich mit der Freigabe und entsperrt sich, sobald die Freigabe zurückgenommen wird.

So entsperrst du eine Zeile#

  1. Such die freigegebene Zeile in der Zeiterfassung.

  2. Klick in der Zeile auf ‚Freigabe zurücknehmen‘, gib optional einen Grund ein und klick erneut auf ‚Freigabe zurücknehmen‘ — siehe So nimmst du die Freigabe eines Zeiteintrags zurück.

  3. Nimm deine Änderungen vor.

  4. Gib die Zeile wieder frei, wenn du fertig bist. Nichts gibt sie von selbst wieder frei.

Die Prüfliste für Manager listet nur Zeilen, die noch eine Bestätigung oder eine Freigabe brauchen, deshalb kann die App eine Zeile nur direkt nach deiner Freigabe entsperren:

  1. Tippe unten in der Leiste auf Mehr, dann auf ‚Manager‘ und dann auf ‚Zeiterfassung‘.

  2. Tippe die Zeile an, die du gerade freigegeben hast — ihr Badge steht auf ‚Freigegeben‘.

  3. Tippe auf ‚Freigabe zurücknehmen‘, gib optional im Feld ‚Grund (optional)‘ ein, warum, und tippe erneut auf ‚Freigabe zurücknehmen‘. Das Badge fällt zurück auf ‚Bestätigt‘, und die Zeile lässt sich wieder bearbeiten.

  4. Tippe die Zeile an und dann auf ‚Freigeben‘, wenn du fertig bist.

Ein Manager kann in der App nicht die Stempelzeiten anderer bearbeiten, und früher freigegebene Zeilen stehen nicht in der Prüfliste: Entsperr diese im Web. Mitarbeitende können ihre eigenen entsperrten Zeilen über Mehr → ‚Zeiterfassung‘ → ‚Zeiten korrigieren‘ korrigieren.

In der eigenen Liste ‚Zeiterfassung‘ einer mitarbeitenden Person bietet eine gesperrte Zeile keine Aktionen an — es gibt kein Banner, und sie öffnet sich nur, um ihre erfassten Pausen zu zeigen, falls sie welche hat.

Warnung

Das Zurücknehmen einer Freigabe wird protokolliert. Tu es nur, wenn du musst — Lohnexporte, die die Zeile bereits enthielten, musst du nach deinen Änderungen unter Umständen neu erstellen.

Prüfen, ob es geklappt hat#

Nach dem Zurücknehmen der Freigabe bietet die Zeile wieder ‚Bearbeiten‘ an (in ihrem Drei-Punkte-Menü (⋮) neben ‚Freigeben‘), und ihre Bearbeitungsseite zeigt kein Banner.