So verwaltest du Abwesenheitsrichtlinien

So verwaltest du Abwesenheitsrichtlinien#

Für: Admin Du brauchst: Die Rolle Owner oder Admin — Manager können Richtlinien ansehen, aber nicht erstellen, bearbeiten oder löschen. Ausserdem ein klares Bild davon, wie sich diese Abwesenheit verhält — lies Erfassungsmodi — Saldo, je Fall und unbegrenzt und Zusammenfassungsbereich, Obergrenzen und Zuwachs, bevor du anfängst.

Du listest, erstellst, bearbeitest und löschst die Abwesenheitsrichtlinien, die Abwesenheiten in Shiftavo regeln.

Die Liste der Abwesenheitsrichtlinien öffnen#

  1. Öffne in der Seitenleiste Unternehmen → Richtlinien & Regeln → Abwesenheitsrichtlinien.

  2. Um die Liste einzugrenzen, klick auf das Filtersymbol in der Werkzeugleiste und wähle eine Eigenschaft — ‚Abwesenheitsart‘, ‚Ansparmethode‘ oder ‚Abzugsmethode‘ — setze ihren Wert und klick auf ‚Anwenden‘. Wiederhole das für jeden weiteren Filter; sie erscheinen als Chips unter der Werkzeugleiste, mit × zum Entfernen eines einzelnen und ‚Löschen‘, um alle zu entfernen.

  3. Klick auf eine Spaltenüberschrift, um zu sortieren; über die Spaltensteuerung blendest du Felder ein oder aus.

Die Liste merkt sich deine Filter, die Sortierung und die Spaltenauswahl von Besuch zu Besuch.

Eine Abwesenheitsrichtlinie erstellen#

  1. Klick in der Liste oben rechts auf ‚Erstellen‘ (bei einer leeren Liste heisst der Button ‚Abwesenheitsrichtlinie erstellen‘).

  2. Arbeite dich Feldgruppe für Feldgruppe durch das Formular:

    • Kenndaten der Richtlinie — ‚Name‘ (was die Mitarbeitenden sehen: „Ferien“, „Krankheit“), ‚Abwesenheitsart‘ und ‚Erfassungseinheit‘.

    • Erfassungsmodus — Saldo, je Fall oder unbegrenzt (siehe Erfassungsmodi — Saldo, je Fall und unbegrenzt). Je Fall blendet ‚Zusammenfassungsbereich‘, ‚Lohnfortzahlungsmodell‘, ‚Wartefrist‘, ‚Obergrenzen-Modus‘, ‚Max. aufeinanderfolgende Wochen‘, die ‚Stufenleiter‘ und das ‚Verknüpfungsfenster‘ ein — siehe Zusammenfassungsbereich, Obergrenzen und Zuwachs und Verknüpfung von Krankheitsfällen nach EFZG § 3.

    • Abzugsmethode — wie viele Stunden ein gebuchter Tag kostet. Siehe Zusammenfassungsbereich, Obergrenzen und Zuwachs.

    • Zuwachs & Anspruch — ‚Saldoquelle‘, ‚Ansparmethode‘, ‚Zuwachsintervall‘, ‚Anspruchsstunden‘, ‚Stündlicher Zuwachssatz‘ und ‚Max. Saldo‘.

    • Vergütung & Grenzen — ‚Zahlungsanteil %‘, ‚Grenze für negativen Saldo‘, ‚Max. Stunden pro Antrag‘ und ‚Max. Stunden pro Jahr‘.

    • Übertrag — ‚Max. Übertrag‘ und ‚Verfall nach Monaten‘. Siehe Regeln für den Übertrag.

    • Notizen — Freitext für dein zukünftiges Ich.

  3. Klick auf ‚Speichern‘.

Für eine gestaffelte Obergrenze fügst du die Sprossen der ‚Stufenleiter‘ nach dem Speichern hinzu — siehe So verwaltest du die Stufen einer Abwesenheitsrichtlinie.

Eine Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten#

  1. Klick in der Liste auf die Zeile der Richtlinie — sie öffnet direkt das Bearbeitungsformular.

  2. Änder ein beliebiges Feld. Das Formular ist dasselbe wie beim Anlegen.

  3. Klick auf ‚Speichern‘.

Warnung

Änderst du Erfassungsmodus oder Zuwachsmethode einer aktiven Richtlinie, werden vergangene Transaktionen des Abwesenheitssaldos nicht umgeschrieben. Die neuen Regeln greifen ab des nächsten Zuwachses oder Gewährung.

Sobald Personen mit dieser Richtlinie Journaleinträge für ihre Abwesenheitsart haben, sind zwei Felder gesperrt. ‚Abwesenheitsart‘ lässt sich nicht mehr ändern (‚Bei einer Richtlinie mit Journaleinträgen lässt sich die Abwesenheitsart nicht mehr ändern.‘), und eine saldogeführte Richtlinie kann ihre ‚Saldoquelle‘ nicht wechseln (‚Eine Richtlinie mit Journaleinträgen braucht vor dem Wechsel der Saldoquelle eine ausdrückliche Übernahme der Salden.‘).

Eine Abwesenheitsrichtlinie löschen#

  1. Klick in der Liste auf die Zeile der Richtlinie, um das Bearbeitungsformular zu öffnen.

  2. Klick auf ‚Löschen‘.

  3. Klick im Dialog ‚Element löschen?‘ auf ‚Element löschen‘, um zu bestätigen.

Es gibt kein Sammellöschen — Richtlinien gehen einzeln.

Warnung

Das Löschen einer Richtlinie wird abgelehnt, solange sie noch zugewiesen ist: Die Meldung lautet „Löschen nicht möglich — diese Richtlinie ist zugewiesen an: …. Hebe die Zuweisung zuerst auf.“ Weise die betroffenen Anstellungsarten neu zu und lösch dann.

Prüfen, ob es geklappt hat#

Nach dem Speichern erscheint die Richtlinie in der Liste mit der gewählten Abwesenheitsart und den gewählten Methoden. Nach dem Löschen ist die Zeile weg und eine Meldung bestätigt es.