So gibst du einen Abwesenheitsantrag frei#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Einen Abwesenheitsantrag mit dem Status ‚Ausstehend‘. Deinen eigenen Antrag kannst du nur freigeben, wenn deine Rolle das ganze Unternehmen abdeckt, wie bei Inhaber und Admin — siehe So öffnest du einen Abwesenheitsantrag zur Prüfung.
Du bewegst einen Antrag von ‚Ausstehend‘ auf ‚Bestätigt‘ — buchst die Stunden, setzt die Abwesenheit in den Kalender und stempelst die Nachvollziehbarkeit.
Den Antrag öffnen#
Öffne in der Seitenleiste Unternehmen → Zeit & Abwesenheit → Abwesenheitsanträge.
Klick auf die Zeile des Antrags mit dem Status ‚Ausstehend‘, den du freigeben willst.
Tippe auf Mehr → Manager → Abwesenheitsanträge.
Tippe den Antrag mit dem Badge ‚Ausstehend‘ an.
Freigeben#
(Optional) Ergänze im Textfeld ‚Notizen zur Prüfung‘ Kontext zu deiner Entscheidung — die Person sieht diese Notizen an ihrem Antrag.
Klick auf ‚Freigeben‘.
Klick im Dialog ‚Abwesenheit freigeben?‘ auf ‚Antrag freigeben‘, um zu bestätigen.
Tippe unten im Antrag auf Freigeben.
(Optional) Tipp im Blatt, das sich öffnet, Hintergrund in ‚Notizen (optional)‘.
Tippe im Blatt auf Freigeben, um abzuschicken.
Die App bringt dich zurück in die Liste — ein freigegebener Antrag wartet nicht mehr auf dich. Lehnt der Server die Entscheidung ab, wird der Fehler angezeigt und nichts gebucht.
Bemerkung
Bei Krankheitsanträgen zeigt das Prüfformular im Web unter dem Formular einen Hinweis mit dem Kontrollkästchen ‚Mit vorheriger Krankheit verknüpfen (gleiche Ursache)‘, wenn ein früherer Fall in das Verknüpfungsfenster der Richtlinie fällt; in der App bietet das Freigabe-Blatt den Schalter ‚Knüpft an vorherige Krankheit an‘. Den ganzen Ablauf zeigt So verknüpfst du einen Krankheitsantrag mit einer früheren Erkrankung.
Was danach passiert#
Der Status wechselt auf ‚Bestätigt‘.
Die Stunden werden im Moment der Freigabe aus den Daten der Abwesenheit neu berechnet.
Eine Transaktion Buchung wird ins Journal geschrieben — in jedem Erfassungsmodus. Bei einer saldogeführten Richtlinie werden die Stunden vom Saldo der Person abgezogen.
Für den Zeitraum des Antrags entsteht ein Kalendereintrag im Plan, sodass die Abwesenheit überall dort auftaucht, wo Schichten und Abdeckung gelesen werden.
‚Geprüft von‘ und ‚Geprüft am‘ werden mit dir und der aktuellen Zeit gestempelt.
Was schiefgehen kann#
Weiche Warnungen — ein Fall, der über seine Obergrenze der Lohnfortzahlung hinausläuft, oder ein Saldo, der innerhalb seiner Grenze negativ wird — erscheinen als Warnmeldungen, die Freigabe wird aber trotzdem geschrieben.
Harte Sperren — ‚Max. Stunden pro Jahr‘ oder die ‚Grenze für negativen Saldo‘ — verweigern die Freigabe rundweg; es wird nichts gebucht. Dasselbe gilt für eine Abwesenheit, die über das Austrittsdatum der Person hinausgeht: ‚Eine Abwesenheit kann nicht über das Austrittsdatum hinausgehen.‘ ‚Max. Stunden pro Antrag‘ wird früher geprüft, beim Einreichen des Antrags.
Unternehmenseinrichtung noch offen — bei einem neuen Unternehmen lässt sich kein Antrag freigeben, bis der Inhaber die Unternehmenseinrichtung abgeschlossen hat: ‚Abwesenheiten können erst gebucht werden, wenn die Unternehmenseinrichtung abgeschlossen ist. Der Inhaber schliesst sie über das Dashboard ab.‘ Der Antrag bleibt ‚Ausstehend‘; gib ihn frei, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist. Siehe So schliesst du die Unternehmenseinrichtung ab.
Jede Entscheidung prüft den aktuellen Antrag. Eine Freigabe kann denselben Antrag nicht zweimal verbuchen. Auch beim Stornieren oder Ändern der Daten wird eine Freigabe berücksichtigt, die nach dem Öffnen der Seite erfolgte.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Du landest wieder auf der Liste der Abwesenheitsanträge und eine Erfolgsmeldung bestätigt die Freigabe; der Antrag trägt jetzt ein grünes Badge ‚Bestätigt‘. Öffne das So siehst du das Abwesenheitsjournal und du findest die neue Buchung mit negativem Vorzeichen bei den Stunden — das Journal listet die ältesten zuerst, sie steht also am Ende.