Lebenszyklus einer Schicht — vom Entwurf bis zur Freigabe#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Eine Schicht durchläuft mehrere Zustände auf ihrem Weg von „erstmals im Kalender skizziert“ bis „von einem Manager freigegeben“. Dieser Artikel geht jeden Zustand durch, was einen Übergang auslöst und was dabei gesperrt wird. Die Lohnabrechnung läuft über freigegebene Zeiteinträge — die Zahlung selbst ist kein Zustand, den der Plan führt.
Zustände einer Schicht#
Eine Schicht steht in einem von drei Zuständen, angezeigt als Markierung auf jedem Schichtblock und in jeder Listenzeile.
Entwurf — neu angelegt. Sichtbar für Planung und Management; für Mitarbeitende nicht sichtbar. Frei zu bearbeiten, verschieben, in der Grösse zu ändern und zu löschen.
Veröffentlicht — fürs Team freigegeben. Mitarbeitende sehen die Schicht in ihrem Plan und in den Benachrichtigungen. Für Managerinnen und Manager weiterhin bearbeitbar, wobei Änderungen und Löschungen durch den nachgelagerten Zustand eingeschränkt sind (siehe „Sperren“ unten).
Abgesagt — die Schicht findet nicht statt. Sie bleibt als Nachweis im Kalender, damit die Auswertungen sie berücksichtigen können.
Entwürfe werden gesammelt über den Veröffentlichungshorizont veröffentlicht. Zurückziehen holt eine veröffentlichte Schicht in den Entwurf zurück, solange sie nur geteilt ist — sobald jemand eingestempelt hat, die Schicht begonnen hat oder ihre Stunden freigegeben sind, ist das Zurückziehen gesperrt und du sagst die Schicht stattdessen ab.
Termine werden genauso veröffentlicht. Eine Firmensitzung, ein Schulungstag oder ein Fest ist ein Entwurf, bis du ihn veröffentlichst, und erst dann erscheint er im Plan des Teams. Entwirf ihn, bring die Details in Ordnung, veröffentliche ihn, sobald er steht — und die Box für Zu- und Absage (‚Zusage‘ / ‚Vielleicht‘) erscheint für die Personen darauf.
Was eine Zuteilung trägt#
Eine Zuteilung (eine Person × eine Schicht) hat keinen eigenen Zustand für Entwurf oder Veröffentlichung — ihre Sichtbarkeit folgt schlicht der Schicht. Was sie trägt, sind zwei voneinander unabhängige Antworten:
Annahme — schaltet dein Unternehmen die Schichtannahme ein, ist das die Antwort der Person auf eine veröffentlichte Schicht: ‚Ausstehend‘, ‚Angenommen‘ oder ‚Abgelehnt‘. Eine abgelehnte Zuteilung fällt aus der Besetzungszählung. Das ist optional und standardmässig aus.
Gearbeitete Stunden — der Stand im Stundenrapport, sobald die Schicht vorbei ist: ‚Veröffentlicht‘ → ‚Bestätigt‘ → ‚Freigegeben‘ (gleich im Anschluss beschrieben).
Das Veröffentlichen einer Schicht schaltet keinen eigenen Zustand der Zuteilung um — es macht schlicht die Schicht und alle darauf für das Team sichtbar. Eine gesperrte Zuteilung (eine, deren Stunden freigegeben sind) verhindert, dass die ganze Schicht zurückgezogen oder bearbeitet wird.
Die Zustände des Zeiteintrags liegen an der Zuteilung#
Sobald eine veröffentlichte Schicht beginnt, wird ihre Zuteilung zum Ort für die Zeiten des Ein- und Ausstempelns. Der Lebenszyklus:
Veröffentlicht — noch keine gearbeiteten Stunden bestätigt.
Bestätigt — die Stunden sind erfasst und als richtig abgezeichnet (ein- und ausgestempelt oder aus dem Plan übernommen). Das Bestätigen löst, wo zutreffend, die Ansammlung von Abwesenheit und Zeitgutschrift aus. Je nach Modus deines Unternehmens bestätigt die mitarbeitende Person ihre eigenen Stunden zuerst oder ein Manager tut es — siehe Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren.
Freigegeben — ein Manager hat abgezeichnet. Die Freigabe sperrt zugleich die zugrunde liegende Schicht.
Zwei Pfeile führen zurück. Bestätigung zurücknehmen löscht die Stempeldaten und dreht die Ansammlungen von Abwesenheit und Zeitgutschrift zurück; Freigabe zurücknehmen löscht den Prüfstempel und macht den Eintrag wieder bearbeitbar. Siehe Stundenrapport.
Lebenszyklus eines Abwesenheitsantrags#
Abwesenheitsanträge haben einen eigenen Zustandsautomaten, der über einen automatisch erzeugten Kalenderblock am Kalender hängt.
Ausstehend — von der mitarbeitenden Person angelegt (oder von einem Manager stellvertretend). Wartet auf die Prüfung.
Bestätigt — genehmigt. Zieht die Stunden vom Abwesenheitssaldo ab und erzeugt den Kalendereintrag.
Abgelehnt — bei der Prüfung abgelehnt. Ein automatisch erzeugter Kalendereintrag wird entfernt.
Zurückgezogen — war bestätigt und wurde dann aufgehoben. Storniert die Transaktion zum Abwesenheitssaldo und entfernt den Kalendereintrag.
Ausstehende und abgelehnte Anträge lassen sich löschen; bestätigte und zurückgezogene bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten. Siehe Abwesenheitsanträge.
Die Freigabe sperrt die Schicht#
Die Freigabe ist die einzige Sperre. Gibt ein Manager einen Zeiteintrag frei, lassen sich die zugrunde liegende Schicht, ihre Zuteilung und der Eintrag selbst weder bearbeiten noch löschen, und die Bestätigung lässt sich nicht zurücknehmen — Shiftavo zeigt einen Hinweis ‚gesperrt‘ (mit dem Namen der freigebenden Person und dem Zeitpunkt) und verweigert die Änderung. Siehe Warum sich eine Schicht nicht bearbeiten oder löschen lässt.
Um die Sperre zu lösen, nimm die Freigabe des Zeiteintrags zurück. Es gibt keine Periode zum Schliessen oder Öffnen.
Serien wiederkehrender Schichten#
Eine wiederkehrende Schicht besteht aus einer übergeordneten Regel und den daraus erzeugten untergeordneten Schichten. Bearbeitest oder löschst du eine untergeordnete Schicht, öffnet sich eine Auswahl des Umfangs:
Nur dieses — betrifft nur dieses Vorkommen; die übergeordnete Regel bleibt bestehen.
Folgende — teilt die Serie an diesem Datum.
Alle — erzeugt die ganze Serie aus der neuen übergeordneten Regel neu (Ausnahmen einzelner Vorkommen bleiben erhalten).
Siehe So bearbeitest du eine wiederkehrende Schicht und So löschst du eine wiederkehrende Schicht.
Wenn etwas gesperrt wirkt#
Wird ein Speichern oder Löschen verweigert, liegt es fast immer an einem dieser Punkte:
Der zugrunde liegende Zeiteintrag ist freigegeben → nimm die Freigabe zuerst zurück.
Die Schicht ist abgesagt und du versuchst, sie zu stempeln.