Lebenszyklus einer Schicht — vom Entwurf bis zur Freigabe#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Eine Schicht durchläuft mehrere Zustände auf ihrem Weg von „erstmals im Kalender skizziert“ bis „von einem Manager freigegeben“. Dieser Artikel geht jeden Zustand durch, was einen Übergang auslöst und was dabei gesperrt wird. Die Lohnabrechnung läuft über freigegebene Zeiteinträge — die Zahlung selbst ist kein Zustand, den der Plan führt.
Zustände einer Schicht#
Eine Schicht steht in einem von drei Zuständen, angezeigt als Badge auf jedem Schichtblock und in jeder Listenzeile.
Entwurf — neu angelegt. Sichtbar für Planung und Management; für Mitarbeitende nicht sichtbar. Frei zu bearbeiten, verschieben, in der Grösse zu ändern und zu löschen.
Veröffentlicht — für das Team freigegeben. Die Mitarbeitenden sehen die Schicht in ihrem Plan und in Benachrichtigungen. Für Managerinnen und Manager weiterhin bearbeitbar, doch Änderungen und Löschungen sind durch nachgelagerte Zustände eingeschränkt (siehe „Sperren“ weiter unten).
Abgesagt — die Schicht findet nicht statt. Sie bleibt als Nachweis im Kalender, damit die Auswertungen sie berücksichtigen können.
Entwürfe werden gesammelt über den Veröffentlichungshorizont veröffentlicht. Zurückziehen macht eine veröffentlichte Schicht wieder zum Entwurf, solange sie erst geteilt wurde — sobald die Schicht begonnen hat oder eine Zuteilung freigegeben wurde, ist das Zurückziehen gesperrt, und du sagst die Schicht ab. Das Zurückziehen benachrichtigt alle zugeteilten Personen, setzt ihre Antworten auf ‚Ausstehend‘ zurück und zieht laufende Angebote der Schicht in der Schichtbörse zurück. Das Absagen wird verweigert, sobald jemand auf die Schicht eingestempelt hat. Bei einer wiederkehrenden Schicht wirken ‚Veröffentlichen‘, ‚Zurückziehen‘ und ‚Schicht absagen‘ auf der Bearbeitungsseite auf die ganze Serie und überspringen jedes Vorkommen, das die Regel nicht zulässt.
Termine werden gleich veröffentlicht. Eine Firmensitzung, ein Schulungstag oder ein Fest ist ein Entwurf, bis du ihn veröffentlichst, und erst dann erscheint er im Plan des Teams. Leg ihn als Entwurf an, bring die Details in Ordnung, veröffentliche ihn, sobald er feststeht — und für die eingetragenen Personen erscheint das Antwortfeld (‚Zusage‘ / ‚Ablehnen‘, bei optionalen Terminen zusätzlich ‚Vorläufig‘). Siehe Termine.
Was eine Zuteilung trägt#
Eine Zuteilung (eine Person × eine Schicht) hat keinen eigenen Zustand für Entwurf oder Veröffentlichung — ihre Sichtbarkeit folgt schlicht der Schicht. Was sie trägt, sind zwei voneinander unabhängige Antworten:
Annahme — wenn dein Unternehmen die Schichtannahme aktiviert, ist das die Antwort der mitarbeitenden Person auf eine veröffentlichte Schicht: ‚Ausstehend‘, ‚Angenommen‘ oder ‚Abgelehnt‘. Eine abgelehnte Zuteilung fällt aus der Abdeckungszählung heraus. Die Antwort springt auf ‚Ausstehend‘ zurück, wenn ein Manager vor Schichtbeginn Zeit, Standort oder Position der Schicht ändert, sie zurückzieht oder die Zuteilung jemand anderem gibt. Die Funktion ist optional und standardmässig deaktiviert.
Geleistete Stunden — der Status in der Zeiterfassung, sobald die Schicht vorbei ist: ‚Geplant‘ → ‚Bestätigt‘ → ‚Freigegeben‘ (gleich mehr dazu).
Das Veröffentlichen einer Schicht schaltet keinen eigenen Zustand der Zuteilung um — es macht schlicht die Schicht und alle darauf für das Team sichtbar. Eine gesperrte Zuteilung (eine, deren Stunden freigegeben sind) verhindert, dass die ganze Schicht zurückgezogen oder bearbeitet wird.
Die Zustände des Zeiteintrags liegen an der Zuteilung#
Sobald eine veröffentlichte Schicht beginnt, wird ihre Zuteilung zum Ort für die Zeiten des Ein- und Ausstempelns. Der Lebenszyklus:
Geplant — noch keine geleisteten Stunden bestätigt.
Bestätigt — die Stunden wurden erfasst und als korrekt abgezeichnet (ein- und ausgestempelt oder aus dem Plan übernommen). Die Bestätigung löst, wo zutreffend, den Zuwachs bei Abwesenheiten und bei der Zeitgutschrift aus. Je nach Modus deines Unternehmens bestätigt zuerst die Person ihre eigenen Stunden oder ein Manager tut es — siehe Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren.
Freigegeben — ein Manager hat abgezeichnet. Die Freigabe sperrt zugleich die zugrunde liegende Schicht.
Zwei Pfeile zurück machen jeden Schritt rückgängig. Bestätigung zurücknehmen nimmt die Bestätigung zurück: Gestempelte Stunden und Pausen bleiben erhalten, während eingetippte oder aus dem Dienstplan übernommene Stunden zusammen mit ihren Pausen und den Zuwächsen an Abwesenheit oder Zeitgutschrift entfernt werden. Im Modus ‚Automatisch‘ wird es nicht angeboten — bearbeite dort stattdessen die erfassten Stunden —, ebenso wenig, solange die Person noch eingestempelt ist. Freigabe zurücknehmen hebt die Freigabe auf (mit optionalem Grund), setzt den Eintrag auf ‚Bestätigt‘ zurück und macht ihn wieder bearbeitbar. Siehe Zeiterfassung.
Lebenszyklus eines Abwesenheitsantrags#
Abwesenheitsanträge haben einen eigenen Zustandsautomaten, der über einen automatisch erzeugten Kalenderblock am Kalender hängt.
Ausstehend — von der mitarbeitenden Person erstellt (oder von einem Manager in ihrem Namen). Wartet auf Prüfung.
Bestätigt — freigegeben. Zieht die Stunden vom Abwesenheitssaldo ab und erzeugt den Kalendereintrag.
Abgelehnt — bei der Prüfung abgelehnt. Ein automatisch erzeugter Kalendereintrag wird entfernt.
Widerrufen — von einer prüfenden Person beendet, vor oder nach der Freigabe. Storniert eine allfällige Buchung auf dem Abwesenheitssaldo und entfernt den Kalendereintrag.
Zurückgezogen — von der antragstellenden Person beendet, bevor die Abwesenheit begann. Storniert eine allfällige Buchung auf dem Abwesenheitssaldo, entfernt den Kalendereintrag und benachrichtigt die prüfenden Personen.
Ausstehende und abgelehnte Anträge lassen sich löschen; bestätigte, widerrufene und zurückgezogene bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten. Siehe Abwesenheitsanträge.
Die Freigabe sperrt die Schicht#
Die Freigabe ist die einzige Sperre. Gibt ein Manager einen Zeiteintrag frei, lassen sich die zugrunde liegende Schicht, ihre Zuteilung und der Eintrag selbst weder bearbeiten noch löschen, und die Bestätigung lässt sich nicht zurücknehmen — Shiftavo zeigt einen Hinweis ‚gesperrt‘ (mit dem Namen der freigebenden Person und dem Zeitpunkt) und verweigert die Änderung. Siehe Warum sich eine Schicht nicht bearbeiten oder löschen lässt.
Um die Sperre zu lösen, nimm die Freigabe des Zeiteintrags zurück. Es gibt keine Periode zum Schliessen oder Öffnen.
Serien wiederkehrender Schichten#
Eine wiederkehrende Schicht besteht aus einer übergeordneten Regel und den daraus erzeugten untergeordneten Schichten. Bearbeitest oder löschst du eine untergeordnete Schicht, öffnet sich eine Auswahl des Umfangs:
‚Nur diese Schicht‘ — betrifft nur diesen Termin; die übergeordnete Regel bleibt bestehen.
‚Diese und folgende Schichten‘ — teilt die Serie an diesem Datum.
‚Alle Schichten der Serie‘ — erzeugt die ganze Serie aus der neuen übergeordneten Regel neu (Ausnahmen einzelner Termine bleiben erhalten).
Siehe So bearbeitest du eine wiederkehrende Schicht und So löschst du eine wiederkehrende Schicht.
Wenn etwas gesperrt wirkt#
Wird ein Speichern oder Löschen verweigert, liegt es fast immer an einem dieser Punkte:
Der zugrunde liegende Zeiteintrag ist freigegeben → nimm die Freigabe zuerst zurück.
Die Schicht ist abgesagt und du versuchst, sie zu stempeln.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Das Badge der Schicht in der Planungsliste passt zu dem Status, den du erwartest — ‚Entwurf‘, ‚Veröffentlicht‘ oder ‚Abgesagt‘ —, und die Aktionen im Detail passen ebenfalls dazu: Ein Entwurf lässt sich veröffentlichen, eine veröffentlichte Schicht zurückziehen, solange sie nicht begonnen hat und ihre Stunden nicht freigegeben sind, und eine abgesagte bietet weder das eine noch das andere.