Einen Bericht exportieren (CSV, XLSX, PDF)#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Die Berechtigung, Berichte zu sehen (deine vorgesetzte Person weiss das).
Jeder Bericht in Shiftavo lässt sich in drei Formaten herunterladen — CSV für den Import in ein anderes Werkzeug, XLSX für die Arbeit in Excel und PDF zum Verschicken oder Archivieren. Das Vorgehen ist überall dasselbe; dieser Artikel erklärt es einmal, damit die Artikel zu den einzelnen Berichten kurz bleiben.
Einen Export herunterladen#
Öffne den Bericht, den du exportieren willst.
Setz die Filter (Periode, Standort, Person, Status) so, dass die Seite die gewünschten Zeilen zeigt — der Export enthält nur, was gerade auf dem Bildschirm steht.
Klick rechts in der Filterleiste des Berichts auf ‚Export‘ und wähl dann im Menü ‚CSV‘, ‚Excel‘ oder ‚PDF‘.
Die Datei wird über deinen Browser heruntergeladen. Der Dateiname enthält den Namen des Berichts und die Periode.
Bemerkung
Exporte verwenden je Bericht einen festen Satz Spalten. Ob du auf dem Bildschirm mit ‚Spalten verwalten‘ Spalten ein- oder ausblendest, ändert nichts am Inhalt der Datei.
Das richtige Format wählen#
CSV#
Eine Tabelle als reiner Text — eine Zeile pro Datensatz, Spalten durch ein Trennzeichen getrennt.
Jeder Bericht verwendet ein Semikolon als Trennzeichen und UTF-8 als Zeichensatz — bei allen gleich. Öffne die Datei in Excel über „Aus Text importieren“ und wähl das Semikolon als Trennzeichen.
Am besten für: den Import in ein anderes System, für Skripte und für Uploads ins Lohnsystem.
XLSX#
Eine echte Excel-Arbeitsmappe mit fixierter Kopfzeile und gesetztem Autofilter.
Die Zellen kommen als vorformatierter Text an, nicht als Zahlen — Stunden wie „12.50“, Beträge wie „123.45“. Um eine Spalte zu summieren oder als Pivot auszuwerten, wandle sie in Excel zuerst von Text in Zahlen um.
Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen sichtbar.
Am besten für: Auswertungen nach Bedarf und zum Weitergeben an jemanden, der die Daten in Excel bearbeitet.
PDF#
Ein Dokument im Querformat, bei dem die Spaltenüberschriften auf jeder Seite wiederholt werden.
Zeilen werden nie über zwei Seiten getrennt — ein langer Zellwert wird aber mit „…“ gekürzt.
Am besten für: eine Momentaufnahme verschicken, die Periode archivieren, drucken.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne die heruntergeladene Datei. Die Spalten sollten denen aus dem Artikel zum Bericht entsprechen, die Zeilen dem, was beim Export auf dem Bildschirm stand, und die Periode im Dateinamen der Periode, auf die du gefiltert hast.
Tipp
Ist der Export leer, prüf deine Filter. Der Export gibt die aktuell gefilterte Ansicht wieder — leer die Filter und versuch es noch einmal, um zu prüfen, ob es für die Periode überhaupt Daten gibt.