So siehst du das Abwesenheitsjournal#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Du findest das rein ergänzende Journal jeder Änderung am Abwesenheitssaldo und lernst, seine vorzeichenbehafteten Beträge zu lesen.
Das Journal öffnen#
Öffne in der Seitenleiste Unternehmen → Zeit & Abwesenheit → Abwesenheitstransaktionen.
Die Liste zeigt eine Zeile pro Saldoänderung, standardmässig die ältesten zuerst — mit Absicht, damit du die laufende Summe von oben nach unten lesen kannst. Jede Zeile trägt die Person, die Abwesenheitsart, die Transaktionsart, die vorzeichenbehafteten Stunden, das Wirkungsdatum und eine Freitextnotiz, die erklärt, woher die Zeile stammt (zum Beispiel „Übertrag aus dem Abwesenheitsjahr 2025-01-01 – 2025-12-31“). Eine Quellspalte oder einen Link gibt es nicht — die Notiz erzählt die Geschichte.
Admins mit der passenden Berechtigung sehen über der Liste zusätzlich die Buttons ‚Erstellen‘ und ‚Importieren‘ — für eine manuelle Anpassung und für den Import von Salden aus der Lohnbuchhaltung. Bestehende Zeilen werden nie bearbeitet oder gelöscht.
Die Transaktionsarten lesen#
Art |
Vorzeichen |
Was es gebucht hat |
|---|---|---|
Gewährung |
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Jahreswechsel der Abwesenheit — der Anspruch, der für das neue Abwesenheitsjahr gewährt wird (im Modus mit festem Datum für Neueintritte anteilig). |
Zuwachs |
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Intervall-Zuwachs, ausgelöst von der täglichen Hintergrundaufgabe, oder stündlicher Zuwachs aus einem bestätigten Zeiteintrag. |
Buchung |
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Ein Abwesenheitsantrag wurde freigegeben. Wird in jedem Erfassungsmodus geschrieben — bei Saldo, je Fall und unbegrenzt gleichermassen. |
Anpassung |
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Eine Stornierung — wenn eine freigegebene Abwesenheit widerrufen, zurückgezogen oder nach einer Änderung des Enddatums neu gebucht wird: eine positive Zeile, datiert auf den Tag des Geschehens und mit der stornierten Buchung verknüpft — oder eine manuelle Korrektur, die ein Admin gebucht hat. |
Übertrag |
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Das Abwesenheitsjahr hat gewechselt; die Reststunden wurden ins neue Jahr übertragen. |
Verfall |
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Ein Übertrag hat seine Verfallfrist überschritten; die nicht bezogenen Stunden wurden gelöscht. |
Wie Umkehrungen zu lesen sind#
Eine umgekehrte Buchung und ihre Anpassung heben sich paarweise auf, über den Verweis, den die Anpassung auf die umgekehrte Buchung trägt. Beide Zeilen bleiben im Journal sichtbar und ergeben zusammen null — keine von beiden zählt für den Saldo.
Filtern und sortieren#
Klick auf das Filtersymbol in der Werkzeugleiste und wähle eine Eigenschaft — ‚Person‘, ‚Abwesenheitsart‘ oder ‚Transaktionsart‘. Setze ihren Wert, klick auf ‚Anwenden‘ und wiederhole das für die nächste. Einen Filter nach Datumsbereich gibt es nicht. Jeder Filter erscheint als Chip unter der Werkzeugleiste; × entfernt einen, ‚Löschen‘ entfernt alle.
Klick auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um zu sortieren.
Gehst du der Frage „Warum stimmt dieser Saldo nicht?“ nach, filter auf die Person und einen Abwesenheitstyp und lies von oben nach unten — in der Standardsortierung (älteste zuerst) baut sich das laufende Total Zeile für Zeile von selbst auf.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Die Spalte mit den vorzeichenbehafteten Stunden summiert sich zu dem Saldo, der anderswo angezeigt wird. Die letzte Zeile entspricht dem, was zuletzt passiert ist — eine Freigabe, ein Jahreswechsel, ein Widerruf oder ein Zurückziehen — und ihre Notiz erklärt, warum es sie gibt.
Tipp
Das Journal ist die massgebliche Quelle für die Salden, die anderswo angezeigt werden — im Antragsformular, auf der eigenen Seite der Person, in den Lohnexporten. Sieht dort etwas falsch aus, fang hier an.