So öffnest du einen Abwesenheitsantrag zur Prüfung#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Einen Abwesenheitsantrag zum Prüfen — meist einen mit dem Status ‚Ausstehend‘ — von einer Person in deinem Zugriffsbereich und eine Rolle, die Abwesenheiten prüfen darf, zum Beispiel Manager, Admin oder Inhaber. Deinen eigenen Antrag kannst du nur prüfen, wenn deine Rolle das ganze Unternehmen abdeckt, wie bei Inhaber und Admin.
Du öffnest das Prüfformular, siehst den Antrag der Person als schreibgeschützte Felder, hinterlässt Notizen zur Prüfung und findest die Buttons, die den Antrag durch den Ablauf bewegen.
Das Prüfformular öffnen#
Öffne in der Seitenleiste Unternehmen → Zeit & Abwesenheit → Abwesenheitsanträge.
Klick auf die Zeile des Antrags, den du prüfen willst.
Die Seite öffnet mit dem Antrag als schreibgeschützte Felder: ‚Person‘, ‚Abwesenheitsart‘, ‚Startdatum‘, ‚Enddatum‘, ‚Beantragte Stunden‘, ‚Aktueller Saldo‘ — der bei Richtlinien ohne Saldo ‚Je Fall erfasst‘, ‚Unbegrenzt‘ oder ‚Keine Richtlinie konfiguriert‘ anzeigt —, ‚Status‘, die Notizen der Person und ‚Geprüft von‘. Darunter sitzt das Textfeld ‚Notizen zur Prüfung‘.
Die Ablaufbuttons — ‚Freigeben‘, ‚Ablehnen‘, ‚Widerrufen‘, ‚Zur Kenntnis nehmen‘, ‚Enddatum ändern‘ — sitzen oben in der Aktionsleiste neben dem Zurück-Link. ‚Speichern‘ und ‚Abbrechen‘ sitzen unten, bei Anträgen im Status ‚Ausstehend‘ und ‚Abgelehnt‘ ergänzt um ‚Löschen‘.
Tippe auf Mehr → Manager → Abwesenheitsanträge.
Tippe den Antrag an, den du prüfen willst.
Die Detailansicht trägt den Namen der Person als Titel und ist schreibgeschützt: ‚Mitarbeitende‘, ‚Abwesenheitsart‘, ‚Beginn‘, ‚Ende‘, ‚Status‘, ‚Angeforderte Stunden‘, die ‚Notizen‘ der Person und allfällige ‚Prüfnotizen‘, die ein Manager schon hinterlassen hat. Die Entscheidungsbuttons stehen unten — nur bei einem Antrag, über den du entscheiden darfst.
Lesen, was verfügbar ist#
Die Schaltflächen richten sich nach dem aktuellen Status des Antrags, du siehst also immer nur, was gültig ist:
Status |
Buttons shown |
|---|---|
‚Pending‘ |
‚Approve‘, ‚Decline‘, ‚Change end date‘ — plus ‚Delete‘ at the bottom |
‚Confirmed‘ |
‚Revoke‘, ‚Change end date‘ |
‚Confirmed‘ and flagged ‚Extended‘ |
the above, plus ‚Acknowledge‘ |
‚Declined‘ |
no workflow buttons — ‚Save‘, ‚Cancel‘, and ‚Delete‘ remain |
‚Revoked‘ or ‚Withdrawn‘ |
no workflow buttons — ‚Save‘ and ‚Cancel‘ remain |
Status |
Buttons shown |
|---|---|
‚Pending‘ |
‚Approve‘, ‚Decline‘, ‚Change end date‘ |
‚Confirmed‘ |
‚Revoke‘, ‚Change end date‘ |
‚Confirmed‘ and flagged |
the above, plus ‚Acknowledge extension‘ |
‚Declined‘, ‚Revoked‘, or ‚Withdrawn‘ |
(none — request is terminal) |
Das Löschen eines Antrags gibt es auf dem Handy nicht — nimm dafür die Web-App.
‚Enddatum ändern‘ korrigiert die Daten, statt über sie zu entscheiden — siehe So änderst du das Enddatum einer Abwesenheit. ‚Zur Kenntnis nehmen‘ erscheint nur bei einer Abwesenheit, die die mitarbeitende Person selbst verlängert hat — siehe So nimmst du eine verlängerte Abwesenheit zur Kenntnis.
Notizen zur Prüfung ergänzen#
Gib im Textfeld ‚Notizen zur Prüfung‘ Kontext zu deiner Entscheidung an — Hinweise zur Abdeckung, Gespräche mit der Person.
Der Hilfetext des Feldes sagt es klar: „Für die Person sichtbar.“ Was du hier schreibst, wird der Person an ihrem Antrag gezeigt — schreib für ihre Augen. Die Notizen werden mit der Aktion gespeichert, wenn du auf Freigeben, Ablehnen oder Widerrufen klickst.
In der Detailansicht selbst gibt es kein Notizfeld. Die Notizen werden im Moment der Entscheidung erfasst: Ein Tipp auf Freigeben oder Ablehnen öffnet ein Blatt mit einem Feld ‚Notizen (optional)‘, und was du dort eintippst, wird mit der Entscheidung abgeschickt. Beim Widerrufen gibt es keine Notizen.
Notizen, die schon am Antrag hängen, erscheinen in der Detailansicht als ‚Notizen zur Prüfung‘ — und für die Person an ihrem Antrag.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Wenn du einen Ablaufbutton klickst, landest du wieder auf der Liste der Abwesenheitsanträge und eine Erfolgsmeldung bestätigt die Aktion. Öffne den Antrag erneut, und er trägt sein neues Status-Badge, mit deinem Namen unter ‚Geprüft von‘.