Erfassungsmodi — Saldo, je Fall und unbegrenzt#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Jede Abwesenheitsrichtlinie in Shiftavo läuft in einem von drei Erfassungsmodi. Der Modus ist die wichtigste Entscheidung im Formular — er bestimmt, welche Felder du ausfüllst und was das Journal bei einer Freigabe festhält.
Was es bedeutet#
Saldo. Shiftavo führt pro Person einen laufenden Saldo in Stunden. Eine Freigabe bucht Stunden dagegen; ein Widerruf bucht sie zurück. Ferien sind der klassische Fall: ein Jahresanspruch, Zuwächse übers Jahr, eine Obergrenze und ein Saldo, den die Person sehen kann.
Je Fall. Shiftavo führt keinen Topf — jede Abwesenheit wird als eigener begrenzter „Fall“ mit Beginn und Ende erfasst und gegen eine Obergrenze der Lohnfortzahlung geprüft. Krankheit nach dem deutschen EFZG §3 funktioniert so: Jeder Krankheitsfall verbraucht seinen eigenen Anspruch. Die mitgelieferte Schweizer Krankheitsrichtlinie „Lohnfortzahlung nach Art. 324a OR“ ist ebenfalls eine Richtlinie je Fall — sie zählt aber je Dienstjahr und hat kein Verknüpfungsfenster. Ob eine Folgeerkrankung den ursprünglichen Fall verlängert, hängt vom ‚Zusammenfassungsbereich‘ der Richtlinie ab: automatisch bei ‚Je PIW (automatisch über Fenster verknüpft)‘, per Kontrollkästchen bei der Prüfung bei ‚Je PIW (manuell verknüpft)‘ und nie bei den anderen Bereichen. Siehe Verknüpfung von Krankheitsfällen nach EFZG § 3 und Zusammenfassungsbereich, Obergrenzen und Zuwachs.
Unbegrenzt. Kein Zuwachs, keine Obergrenze, keine Stufenleiter. Eine Freigabe erzeugt weiterhin einen Antrag, einen Kalendereintrag und eine Buchung im Journal, aber es wird nichts heruntergezählt — das Antragsformular zeigt ‚Unbegrenzt‘ statt eines Saldos. Nimm das für Abwesenheitsarten, die du erfassen und sichtbar machen, aber nicht begrenzen willst — bezahlter Trauerfall, Bildungsurlaub, Gerichtsdienst.
Wann was passt#
Abwesenheitsart |
Modus |
Warum |
|---|---|---|
Ferien / Jahresurlaub |
Saldo |
Ein gemeinsamer Anspruch, der sich ansammelt und übertragen wird. |
Krankheit (DE, EFZG §3) |
Je Fall |
Der Anspruch auf Lohnfortzahlung gilt je Krankheitsfall, nicht je Topf. |
Krankheit (CH, Art. 324a OR) |
Je Fall |
Die Lohnfortzahlung zählt je Dienstjahr; kein Verknüpfungsfenster. |
Unbezahlte Abwesenheit |
Saldo oder unbegrenzt |
Nimm Saldo, wenn du sie deckelst; unbegrenzt, wenn du nur einen Nachweis brauchst. |
Bezahlter Trauerurlaub, Schöffendienst |
Unbegrenzt |
Du hältst es fest, ziehst aber nichts ab. |
Freizeit aus Zeitgutschrift |
— |
Siehe den Hinweis unten. |
Wenn du unsicher bist, fang mit Saldo an — du kannst den Anspruch jederzeit auf null deckeln und bekommst trotzdem den Kalendereintrag und die Nachvollziehbarkeit; später wechselst du, sobald deine Anforderungen klarer sind.
Bemerkung
Der Bezug von Zeitgutschriften ist der Sonderfall: Er zehrt vom eigenen Zeitgutschrift-Journal der Person, das seine Saldoprüfung selbst hart durchsetzt. Der Erfassungsmodus der Abwesenheitsrichtlinie steuert diesen Abzug nicht.
Wie Teiltage angerechnet werden#
Ein Abwesenheitsblock mit Uhrzeiten — im Gegensatz zu einem ganztägigen Block — wird gegen die Arbeitszeiten der Person verrechnet, nicht gegen die Uhr an der Wand. Shiftavo geht den Block Tag für Tag in der Zeitzone der Person durch und belastet nur die Arbeitszeit, die er tatsächlich abdeckt:
Ein Tag, an dem die Person nicht arbeitet, kostet nichts, ebenso die Stunden ausserhalb ihres Arbeitsfensters.
Ein Tag, den der Block von Anfang bis Ende abdeckt, kostet den vollen Tagessatz der Richtlinie — genau wie eine ganztägige Buchung.
Ein Tag, den er nur teilweise abdeckt, kostet die überlappenden Stunden, gedeckelt auf den Tagessatz — kein einzelner Tag kann also je mehr kosten als ein ganzer freier Tag.
Beispiel aus der Praxis. Marcos Anstellungsart nennt Dienstag 08:00 – 16:00, und seine Richtlinie zieht mit ‚Fester Satz‘ 8 Stunden pro Tag ab. Eine Abwesenheit am Dienstag von 13:00 – 17:00 überlappt sein Arbeitsfenster von 13:00 – 16:00 — 3 Stunden, gedeckelt bei 8 —, es werden also 3.00 h gebucht; der Rest von 16:00 – 17:00 kostet nichts. Eine Buchung von 07:00 bis 18:00 deckt das Fenster von Anfang bis Ende ab und bucht genau 8.00 h.
Bemerkung
Anstellungsarten für Aushilfen und Arbeit auf Abruf haben null vertragliche Stunden, deshalb wird der Abzug ‚Wertmethode‘ abgelehnt („Wertmethode (VALUE deduction) requires non-zero contracted_hours…“). Nimm ‚Durchschnittsmethode‘ — ein Rückblick auf 13 Wochen gestempelter Stunden, der selbst abgelehnt wird, solange noch keine Zeit gestempelt ist — oder ‚Fester Satz‘. Ohne angegebene Start- und Endzeiten wird ein Teiltagesblock gegen den ganzen Kalendertag als Fenster verrechnet.
Wie sich das in der App zeigt#
Im Richtlinienformular blendet die Wahl eines Erfassungsmodus die Felder ein, die dieser Modus nutzt, und den Rest aus. Saldo blendet Zuwachs, Anspruch, maximalen Saldo und Übertrag ein. Je Fall blendet Zusammenfassungsbereich, Obergrenze und Verknüpfungsfenster ein. Unbegrenzt blendet Abzug, Zuwachs und Übertrag aus, behält aber ‚Vergütung & Grenzen‘ — Zahlungsanteil %, Grenze für negativen Saldo sowie maximale Stunden pro Antrag und pro Jahr.
Nur eine saldogeführte Richtlinie behält Saldoeinstellungen. Beim Speichern einer Richtlinie je Fall oder einer unbegrenzten Richtlinie werden ‚Anspruchsstunden‘, ‚Stündlicher Zuwachssatz‘, ‚Max. Saldo‘, ‚Grenze für negativen Saldo‘, ‚Max. Übertrag‘ und ‚Verfall nach Monaten‘ geleert, und ‚Ansparmethode‘ wird auf ‚Jährliche Gewährung‘ und ‚Saldoquelle‘ auf ‚Hier verwaltet‘ zurückgesetzt. Zuwächse und der Verfall von Überträgen laufen für diese Richtlinien nie.
Eine Freigabe schreibt in jedem Erfassungsmodus dasselbe: eine Zeile Buchung im Journal ‚Abwesenheitstransaktionen‘, mit echten negativen Stunden. Unterschiedlich ist nur die Anzeige: Eine Saldo-Richtlinie zeigt eine laufende Zahl, Richtlinien je Fall und unbegrenzte Richtlinien zeigen im Antragsformular ‚Je Fall erfasst‘ oder ‚Unbegrenzt‘ statt eines Saldos.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne einen Abwesenheitsantrag zu dieser Richtlinie. Eine Richtlinie ‚Saldogeführt‘ zeigt eine laufende Zahl unter ‚Aktueller Saldo‘; ein ‚Zähler je Krankheitsfall‘ zeigt ‚Je Fall erfasst‘ und eine Richtlinie ‚Unbegrenzt / nur Ereignis‘ zeigt ‚Unbegrenzt‘. Die Freigabe schreibt bei allen dieselbe Zeile Buchung in So siehst du das Abwesenheitsjournal.