Wie die Daten zusammenhängen#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Shiftavo besteht aus einer überschaubaren Zahl von Datensätzen, die aufeinander aufbauen. Wenn du die Kette einmal siehst, wird dir jede Ansicht im Produkt vertraut — jede ist nur ein anderes Fenster darauf. Dieser Artikel geht die Kette einmal durch, von links nach rechts.
Die Kette#
Location ─┐
├─► MLP entry ─► Shift ─► Assignment ─► Time entry ─► Payroll
Person ────│
│
Position ──┘
Lies es von links nach rechts: Ein Standort und eine Position ergeben zusammen eine Aufgabe, die du einplanen kannst — Kasse in der Filiale Hauptstandort. Ein MLP-Eintrag — kurz für Mitglied–Location–Position — sagt, dass eine bestimmte Person diese Aufgabe übernehmen darf. Eine Schicht ist ein Block dieser Aufgabe an einem Datum, und eine Zuteilung setzt eine Person darauf. Ist die Schicht gelaufen, trägt die Zuteilung die Stempeldaten — den Zeiteintrag —, und genau den liest die Lohnabrechnung.
Jedes Glied der Kette wird erzwungen. Du kannst eine Person keiner Schicht zuteilen, für die sie keinen MLP-Eintrag hat, du kannst keine Stunden gegen eine unveröffentlichte Schicht bestätigen, und du kannst Stunden nicht mehr bearbeiten, sobald sie freigegeben sind.
Die Datensätze, einer nach dem anderen#
Standort#
Ein physischer Ort — Restaurant, Filiale, Station. Jeder Standort hat eine eigene Zeitzone, eigene gesetzliche Feiertage (automatisch aus Land und Bundesland angelegt) und eine eigene Arbeitsrichtlinie, die die Pausenrichtlinie für seine Pausen auswählt. Fast alles andere ist einem Standort zugeordnet. Siehe Standorte.
Position#
Eine Rolle, die du einplanst — Kasse, Küche, Pflegefachperson. Positionen werden einmal auf Unternehmensebene definiert und stehen standardmässig an jedem Standort zur Verfügung; du kannst eine Position bei Bedarf auf einen Teil der Standorte beschränken. Positionen tragen Besetzungsgrenzen (Minimum, Soll, Maximum), aus denen sich die Abdeckungsmatrix speist, sowie optionale Qualifikationsanforderungen. Ob eine bestimmte Person eine Position an einem bestimmten Standort arbeiten kann, ist eine eigene Frage — das beantwortet der MLP-Eintrag. Siehe Positionen.
Person#
Ein Teammitglied: Name, E-Mail, Anstellungsart, Eintrittsdatum, Stundensatz sowie die Standorte, zu denen es gehört. Eine Person ohne mindestens einen Standort lässt sich nirgends einplanen. Siehe Personen.
MLP-Eintrag (Mitglied–Location–Position)#
Ein MLP-Eintrag sagt: Diese Person kann diese Position an diesem Standort arbeiten. Ohne diesen Eintrag erscheint die Person für keine Schicht an dieser Kombination aus Standort und Position in der Kandidatenliste. Jeder Eintrag kann zusätzlich einen abweichenden Stundensatz tragen.
MLP-Einträge kannst du an drei Stellen erstellen und bearbeiten — je nachdem, wie du gerade über das Problem nachdenkst:
Von einem Standort aus — „Wer kann an diesem Ort welche Positionen arbeiten?“
Von einer Person aus — „Welche Positionen kann diese Person arbeiten, und wo?“
Von einer Position aus — „Wer kann diese Rolle arbeiten, und wo?“
Aus allen drei Richtungen ist es derselbe zugrunde liegende Datensatz. Siehe Den MLP-Block an einer Person verwalten.
Qualifikation#
Eine Qualifikation — Lebensmittelhygiene, Stapler, Pflegediplom. Qualifikationen hängen an Personen (mit optionalem Ablaufdatum) und an Positionen (als Anforderung). Die Prüfung lehnt eine Zuteilung ab, wenn der Person eine verlangte Qualifikation fehlt oder ihr Zertifikat abgelaufen ist. Siehe Qualifikationen.
Schicht#
Ein Arbeitsblock: ein Datum, eine Start- und eine Endzeit, ein Standort, eine Position und optional ein Arbeitsbereich innerhalb dieses Standorts. Eine Schicht kann bestehen, ohne dass jemand darauf steht — das ist eine Lücke, sichtbar im Abdeckungsraster. Eine neue Schicht kommt als Entwurf zur Welt: sichtbar für Planende, unsichtbar für das Team. Siehe Schichten.
Zuteilung#
Eine Person × eine Schicht. Eine Zuteilung zu erstellen besetzt die Schicht; sie zu löschen lässt die Schicht unbesetzt. Eine Zuteilung hat keinen eigenen Entwurfs- oder Veröffentlichungsstatus — ihre Sichtbarkeit folgt der Schicht, erst das Veröffentlichen der Schicht zeigt sie (und alle darauf) dem Team. Was eine Zuteilung trägt, ist die Antwort der Person zur Annahme (wenn die Schichtannahme aktiv ist) und, nach Ende der Schicht, der Status der geleisteten Stunden. Siehe Zuteilungen.
Zeiteintrag#
Der Nachweis dessen, was auf einer Zuteilung tatsächlich gearbeitet wurde: Einstempeln, Ausstempeln, Pausen und Anwesenheitshinweise. Zeiteinträge sind die massgebliche Quelle für Stunden, Überstunden und Lohn — sie sind das, was Shiftavo an die Lohnabrechnung übergibt. Siehe Zeiterfassung.
Eine Zeile durch die ganze Kette#
Der Standort Zürich und die Position Bartender definieren die Aufgabe. Ein MLP-Eintrag (Sara, Zürich, Bartender) sagt, dass Sara sie ausüben darf — mit einem abweichenden Satz von CHF 28.00. Du erstellst eine Schicht für Freitag, 12. September, 17:00 – 23:00, Zürich, Bartender, und teilst Sara zu. Sie stempelt 16:58 – 23:04 mit 30 Minuten Pause, der Zeiteintrag erfasst also 5.6 Arbeitsstunden, und die Lohnabrechnung rechnet 5.6 h × CHF 28.00. Reiss ein Glied aus der Kette — lösch Saras MLP-Eintrag für diesen Standort und diese Position — und sie taucht im Auswahlfeld für die Zuteilung zu einer solchen Schicht nie mehr auf.
Zwei Felder, die du früh richtig setzen solltest#
Das meiste lässt sich später ohne Folgen ändern. Zwei Dinge nicht:
Land und Bundesland je Standort — sie bestimmen die automatisch angelegten gesetzlichen Feiertage.
Eintrittsdatum je Person — bestimmt den Abwesenheitszuwachs (anteilige Berechnung und Grenzen der Dienstjahre). Ein falsches Datum schreibt später Monate an Abwesenheitssalden um. Der Zuwachs der Zeitgutschrift läuft über das Kalenderjahr und nutzt das Eintrittsdatum nicht.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Du kannst eine Schicht von Anfang bis Ende anlegen, ohne aufgehalten zu werden: Unternehmen → Standorte hat einen Standort, Unternehmen → Positionen eine Position und Unternehmen → Personen eine Person, deren Bereich ‚Zuteilungen‘ sie für diese Position an diesem Standort führt. Ist das Zuteilungs-Dropdown einer neuen Schicht leer, fehlt eines der drei.