Wie die Daten zusammenhängen#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Shiftavo hat eine überschaubare Zahl von Datensätzen, die aufeinander aufbauen. Wenn du die Kette einmal siehst, ist der Rest des Produkts nur noch eine Sicht darauf. Dieser Artikel geht die Kette vom Unternehmen nach aussen bis zur Schicht im Kalender durch.
Die Kette#
Location ─┐
├─► MLP entry ─► Shift ─► Assignment ─► Time entry ─► Payroll
Person ────│
│
Position ──┘
Lies es von links nach rechts: Ein Standort und eine Position ergeben zusammen eine Aufgabe, die du einplanen kannst. Eine Person wird dafür geeignet, sobald ein MLP-Eintrag sie damit verknüpft. Eine Schicht an dieser Kombination wird besetzt, indem du eine Zuteilung zu dieser Person erstellst. Ist die Schicht gelaufen, trägt die Zuteilung die Stempeldaten — den Zeiteintrag —, und genau den liest die Lohnabrechnung.
Jedes Glied der Kette wird erzwungen. Du kannst eine Person keiner Schicht zuteilen, für die sie keinen MLP-Eintrag hat; du kannst keinen Zeiteintrag gegen eine unveröffentlichte Schicht bestätigen; und du kannst einen Zeiteintrag nicht mehr bearbeiten, sobald er freigegeben ist.
Die Datensätze, einer nach dem anderen#
Standort#
Ein physischer Ort — Restaurant, Filiale, Station. Er hat eine eigene Zeitzone, eigene gesetzliche Feiertage (automatisch aus Land und Bundesland angelegt), eigene Arbeits- und Pausenregeln. Fast alles andere ist einem Standort zugeordnet. Siehe Standorte.
Position#
Eine Rolle, die du einplanst — Kasse, Küche, Pflegefachperson. Positionen werden auf Unternehmensebene definiert und stehen standardmässig an jedem Standort zur Verfügung; du kannst eine Position optional auf einen Teil der Standorte beschränken. Positionen tragen Besetzungsgrenzen (Minimum, Soll, Maximum), aus denen sich die Abdeckungsmatrix speist, sowie optionale Qualifikationsanforderungen. Ob eine bestimmte Person eine Position an einem bestimmten Standort arbeiten kann, ist eine eigene Frage — dafür ist der MLP-Eintrag unten da. Siehe Positionen.
Qualifikation#
Eine Qualifikation — Lebensmittelhygiene, Stapler, Pflegediplom. Qualifikationen hängen an Personen (mit optionalem Ablaufdatum) und an Positionen (als Anforderung). Die Prüfung lehnt eine Zuteilung ab, wenn der Person eine verlangte Qualifikation fehlt oder ihre Zertifizierung abgelaufen ist. Siehe Qualifikationen.
Person#
Ein Teammitglied: Name, E-Mail, Anstellungsart, Eintrittsdatum, Stundensatz sowie die Standorte, zu denen es gehört. Eine Person ohne mindestens einen Standort lässt sich nirgends einplanen. Siehe Personen.
MLP-Eintrag — die Verknüpfung der Eignung#
MLP steht für Mitglied–Location–Position. Ein MLP-Eintrag sagt: Diese Person kann diese Position an diesem Standort arbeiten. Ohne diesen Eintrag erscheint die Person für keine Schicht an dieser Kombination in der Kandidatenliste.
MLP-Einträge kannst du an drei Stellen erstellen und bearbeiten — je nachdem, wie du gerade über das Problem nachdenkst:
Von einem Standort aus — „Wer kann an diesem Ort welche Positionen arbeiten?“
Von einer Person aus — „Welche Positionen kann diese Person arbeiten, und wo?“
Von einer Position aus — „Wer kann diese Rolle arbeiten, und wo?“
Aus allen drei Richtungen ist es derselbe zugrunde liegende Datensatz. Jeder Eintrag kann zusätzlich einen abweichenden Stundensatz tragen. Siehe Den MLP-Block an einer Person verwalten.
Schicht#
Ein Arbeitsblock: ein Datum, eine Start- und eine Endzeit, ein Standort, eine Position und optional ein Bereich innerhalb dieses Standorts. Eine Schicht kann ohne Zuteilung existieren — das ist eine Lücke, sichtbar in der Abdeckungsmatrix. Eine Schicht entsteht als Entwurf: sichtbar für die Planung, unsichtbar für die Mitarbeitenden. Siehe Schichten.
Zuteilung#
Eine Person × eine Schicht. Eine Zuteilung zu erstellen, ist das, was die Schicht besetzt; sie zu löschen, lässt die Schicht unbesetzt. Eine Zuteilung hat keinen eigenen Zustand für Entwurf oder Veröffentlichung — ihre Sichtbarkeit folgt der Schicht, das Veröffentlichen der Schicht zeigt sie also dem Team (und alle darauf). Was eine Zuteilung trägt, ist die Antwort der Person auf die Annahme (wenn die Schichtannahme eingeschaltet ist) und, sobald die Schicht vorbei ist, der Stand ihrer gearbeiteten Stunden. Siehe Zuteilungen.
Zeiteintrag#
Der Nachweis dessen, was auf einer Zuteilung tatsächlich gearbeitet wurde: Einstempeln, Ausstempeln, Pausen und Anwesenheitshinweise. Zeiteinträge sind die massgebliche Quelle für Stunden, Überstunden und Lohn — sie sind das, was Shiftavo an die Lohnabrechnung übergibt. Siehe Stundenrapport.
Was was verankert#
Zwei Datensätze verankern den Rest des Systems; sie früh richtig zu setzen, lohnt sich:
Land und Bundesland je Standort — bestimmen die automatisch angelegten gesetzlichen Feiertage.
Eintrittsdatum je Person — bestimmt die Abwesenheitsansammlung (anteilige Berechnung und Grenzen der Dienstjahre). Ein falsches Datum schreibt später Monate an Abwesenheitssalden um. Die Ansammlung der Zeitgutschrift läuft über das Kalenderjahr und nutzt das Eintrittsdatum nicht.
Fast alles andere lässt sich später ändern, ohne dass es Folgen hat.