Pausen erfassen und prüfen#
Für: Manager | Mitarbeitende Du brauchst: Einen Zeiteintrag und eine Arbeitsrichtlinie, die eine Pausenrichtlinie ausgewählt hat (dein Admin richtet das ein).
Die Planung berücksichtigt erwartete unbezahlte Pausen in den geplanten bezahlten Stunden und Kosten. Die Lohnabrechnung verwendet die mit der Anwesenheit erfassten Pauseneinträge. Eine geplante Anforderung allein belegt nicht, dass eine Pause genommen wurde. Welche Pausen fällig sind und wie sie erfasst und geprüft werden, bestimmt die Pausenrichtlinie — siehe Pausenrichtlinien.
Eine Pause erfassen#
Nutze am Terminal oder in der App ‚Pause starten‘ und ‚Pause beenden‘. Wenn die Regeln beide Arten anbieten, wähle ‚Essenspause‘ oder ‚Kurzpause‘, wenn ‚Welche Pause?‘ erscheint. Bei nur einer Art wird diese automatisch gewählt.
Sofern ‚Pausen müssen gestempelt werden‘ in der Pausenrichtlinie nicht eingeschaltet ist, erfasst die Bestätigung einer noch nie gestempelten Zeile die geplanten Stunden samt erwarteten Pausen. Das Eintragen beider Stempelzeiten in eine leere Zeile im Web oder in der App macht dasselbe für die eingegebenen Zeiten. Prüfe die angezeigten Pausen und bezahlten Stunden vor dem Bestätigen oder Speichern.
Das gilt auch für Bestätigungen im Namen anderer, Sammelaktionen und die automatische Erfassung aus dem Dienstplan. Vorhandene Stempelungen und Pauseneinträge bleiben erhalten. Wo die Richtlinie die Schichten eines Tages oder eines Arbeitsabschnitts zusammenzählt, erhält jede Zeile ihren Anteil an den Pausen; wo sie Lücken zwischen Schichten als Essenspausen zählt, lässt eine ausreichend lange Lücke nichts mehr hinzuzufügen. Ist ‚Pausen müssen gestempelt werden‘ eingeschaltet, erfasse die tatsächlich genommenen Pausen: Bestätigen und eingetippte Stunden fügen keine Pausen hinzu.
Wo die Pausenrichtlinie verpasste Pausen vergütet, werden Personen nach dem Ausstempeln zu ihren Pausen befragt — siehe So beantwortest du die Pausenfragen.
Eine erfasste Pause im Web korrigieren#
Öffne Planung → Verwaltung → Zeiterfassung und klick in der Zeile auf ‚Bearbeiten‘ — im Drei-Punkte-Menü (⋮) der Zeile, wenn sie zuerst eine andere Aktion zeigt.
Ist der Eintrag freigegeben, nimm zuerst die Freigabe zurück: Eine freigegebene Zeile bietet kein ‚Bearbeiten‘ an.
Öffne eine Pause, um Art, Beginn, Ende oder die Einstellungen ‚Ist bezahlt‘, ‚Arbeitsplatz darf nicht verlassen werden‘ und ‚In Bereitschaft‘ zu korrigieren, oder wähle ‚Pause erstellen‘ für eine fehlende Pause. Lösche einen Eintrag, wenn die Pause nicht genommen wurde.
Speichere und prüf dann die Stunden. Bei einer beendeten Schicht ersetzt das Speichern einer Pause die bisherige Bestätigung durch deine, in jedem Freigabemodus. Die Zeile wird dadurch nie von selbst freigegeben.
Wenn du nur eine Einstellung änderst, bleiben die Zeiten der Pause bis auf die Sekunde erhalten — eine Zeit, die du so lässt, wie sie angezeigt wird, wird nicht auf die Minute gerundet. Ein Speichern ohne Änderung lässt die Pause und eine bestehende Bestätigung, wie sie waren. Das Bearbeiten vorhandener Stempelzeiten oder erneute Bestätigen erzeugt eine gelöschte Pause nicht erneut. ‚Bestätigung zurücknehmen‘ behält gestempelte Stunden und ihre Pausen, entfernt aber Stunden und Pausen, die eingetippt oder aus dem Dienstplan übernommen wurden; nutze eine Korrektur, um diesen Anwesenheitseintrag zu behalten. Unter ‚Strenge Pausenerfassung‘ folgen die Bezahlung einer Pause und die Länge einer Essenspause den Regeln, und ein Speichern, das ihnen widerspricht, wird abgelehnt.
Hinweise prüfen#
Wenn die Pausenrichtlinie erfasste Pausen prüft, zeigt die Zeiterfassung ein Badge ‚Pausenproblem‘ — in der Freigabeliste für Manager in der App ein Warnsymbol — bei fehlenden, zu kurzen, zu frühen oder zu späten Pausen, bei Arbeitsabschnitten, die länger sind, als eine Regel für die Arbeitszeit am Stück erlaubt, und bei Pausen, die die Richtlinie nicht zählt. Lies die Meldungen und prüfe dann die erfassten Pausen. Ein Manager kann nach der Prüfung weiterhin freigeben; die automatische Freigabe überspringt markierte Zeilen, ausser eine Antwort auf die Pausenfragen oder der Grund eines Managers erklärt sie — siehe So prüfst du Pausenantworten.
Wo die Richtlinie die Schichten eines Tages oder eines Arbeitsabschnitts zusammenzählt, bedeutet ‚Schichtübergreifend am [date]‘, dass die Prüfung den gesamten Arbeitstag der Person umfasst, auch wenn ein Filter oder eine Seite nur einen Teil zeigt. Eine Lücke zwischen Zuteilungen ist nie Arbeit; als Essenspause zählt sie nur, wo ‚Lücken zwischen Schichten zählen als Essenspausen‘ in der Pausenrichtlinie eingeschaltet ist. Überlappende Arbeit zählt einmal. Die Arbeitstagsgrenze verwendet die Zeitzone des Standorts.
Eine Warnung zu einem Arbeitsabschnitt nennt ihn mit seinen Uhrzeiten, zum Beispiel „6 Std. Arbeit von 06:00 bis 12:00 ohne Pause von 15 Min.“. Erfasse in diesem Abschnitt eine Pause dieser Länge, um sie zu beheben. „Pause in Bereitschaft zählt nicht“ bedeutet, dass die einzige ausreichend lange und rechtzeitige Pause in Bereitschaft genommen wurde, unter einer Pausenrichtlinie, die solche Pausen nicht zählt; „Pause ohne Verlassen des Arbeitsplatzes zählt nicht“ bedeutet dasselbe für eine Pause, die im Betrieb genommen wurde.
Ein Badge ‚Pausenprüfung ausstehend‘ auf einer ausgestempelten Zeile bedeutet, dass ihre Prüfung noch wartet — auf den Rest dieses Arbeitstags, eine Schicht, die noch nicht begonnen hat oder noch läuft, oder auf Antworten auf die Pausenfragen an einem Tag mit einem Pausenproblem. Fahr mit der Maus über das Badge, um zu sehen, worauf sie wartet. Auch die automatische Freigabe wartet, aber die Zeile zählt nicht als Problem.
Unvollständige oder automatisch geschlossene Anwesenheit sowie unvereinbare Arbeitsrichtlinien innerhalb des Tages führen zu ‚Tägliche Pausenprüfung erfordert eine Überprüfung‘. Korrigiere die Anwesenheit oder bitte einen Admin, die Regeln zu prüfen. Diese Tage werden nicht automatisch freigegeben. Frühere Freigaben durch Manager werden nicht automatisch aufgehoben.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne den Eintrag erneut und prüfe Pausenliste, bezahlte Stunden und Meldungen. Finde verbleibende markierte Zeilen mit dem Webfilter ‚Pausenproblem‘ oder wähle im Rapport mit ‚Pausenprobleme‘ bestimmte Problemarten.