So gibst du einen Zeiteintrag frei#
Für: Manager Du brauchst: Eine beendete Schicht in der Zeiterfassung — zuerst bestätigt, falls dein Unternehmen die doppelte Freigabe nutzt — und eine leitende Rolle, etwa Manager, mit Zugriff auf den Standort der Schicht.
Du bringst eine einzelne Zeile auf ‚Freigegeben‘ — den letzten Zustand vor dem Lohn. Die Freigabe stempelt das Änderungsprotokoll mit deinem Namen und der Zeit, sodass Berichte und Exporte sich darauf verlassen können.
Die Zeile freigeben#
Geh in der Seitenleiste zu Planung → Verwaltung → Zeiterfassung.
Such die Zeile, die du freigeben willst.
Klick in der Zeile auf ‚Freigeben‘.
Tippe unten in der Leiste auf Mehr, dann auf ‚Manager‘ und dann auf ‚Zeiterfassung‘.
Such die Zeile, die du freigeben willst — jede Zeile nennt unter den Schichtzeiten die mitarbeitende Person.
Tippe die Zeile an und dann im Blatt, das sich öffnet, auf ‚Freigeben‘.
Das Badge in der Zeile wechselt an Ort und Stelle auf ‚Freigegeben‘; die Liste behält deine Scrollposition. Bei einer Zeile, bei der niemand gestempelt hat, erfasst ‚Freigeben‘ zuerst die geplanten Stunden, genau wie im Web.
Was die Freigabe bewirkt#
Der Status springt auf ‚Freigegeben‘.
Die Protokollfelder (freigebende Person und Zeitstempel) werden gesetzt.
Im Modus nur mit Managerfreigabe erhält eine Zeile ohne Stempelzeiten zuerst die geplanten Stunden, in deinem Namen bestätigt — im Web und in der App.
Die Freigabe braucht ein Einstempeln und ein Ausstempeln, das schon vorbei ist — das Ausfüllen mit einem Klick oben liefert sie —, und bei einer Schicht, die die Person abgelehnt hat, wird sie verweigert. Eine Zeile, deren Ausstempeln automatisch abgeschlossen wurde, bietet kein ‚Freigeben‘ an, bis jemand die Zeit prüft oder korrigiert — siehe So schaltest du das automatische Ausstempeln ein.
Bemerkung
Im Modus mit doppelter Freigabe wird ‚Freigeben‘ erst angeboten, wenn die Zeile bestätigt ist — stattdessen siehst du ‚Wartet auf Bestätigung‘. Die Person muss ihre Stunden zuerst bestätigen, oder du bestätigst stellvertretend. Ein ‚Freigeben‘ für mehrere Zeilen überspringt eine solche Zeile und lässt sie genau so, wie sie war. Siehe Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren.
Tipp
Im Modus nur mit Managerfreigabe brauchst du keinen eigenen Bestätigungsschritt: ‚Freigeben‘ auf einer Zeile ohne Stempelzeiten — im Web oder in der App — erfasst die geplanten Stunden, bestätigt sie in deinem Namen und gibt die Zeile mit einem Klick frei. Das ‚Freigeben‘ für mehrere Zeilen im Web macht dasselbe für jede ausgewählte Zeile. Siehe So nutzt du Sammelaktionen in der Zeiterfassung.
Im Modus ‚Automatisch‘ gibt der stündliche Durchlauf die meisten Zeilen selbst frei. ‚Freigeben‘ ist für die abgeschlossenen Zeilen da, die er zurückhält — Zeilen mit einem Pausenproblem, das weder eine Antwort noch ein Grund erklärt, Stunden, die Personen selbst eingetippt haben, und Zeilen, deren Freigabe jemand zurückgenommen hat.
Die Freigabe und ihre Rücknahme prüfen den aktuellen Zeiteintrag. Das Wiederholen einer Aktion von einer älteren Seite kann die erfasste Entscheidung oder ihre Begründung nicht ersetzen. Wurde die Zeile inzwischen freigegeben — in einem anderen Tab oder von einer Kollegin oder einem Kollegen —, ändert ‚Freigeben‘ nichts: Das Web meldet „Die Zeiterfassung war bereits freigegeben.“, und die App aktualisiert einfach die Liste.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Das Status-Badge der Zeile steht auf ‚Freigegeben‘, und die einzige verbleibende Aktion in der Zeile ist ‚Freigabe zurücknehmen‘. Die Zeile erscheint in den Berichten zu Lohn und Freigaben.
Die Freigabe sperrt die Zeile#
Die Freigabe friert die Zeile ein: Sie bietet weder ‚Bestätigen‘ noch ‚Bestätigung zurücknehmen‘ noch ‚Bearbeiten‘ an, bis du die Freigabe zurücknimmst, und das Speichern neuer Zeiten wird verweigert. Die Freigabe ist die einzige Sperre, die Shiftavo setzt. Siehe Wie eine gesperrte Zeile in der Zeiterfassung aussieht.