So nutzt du Sammelaktionen in der Zeiterfassung#
Für: Manager Du brauchst: eine Zeiterfassung mit Zeilen, die du gemeinsam bearbeiten willst.
Du wählst viele Zeilen auf einmal aus und bestätigst sie, nimmst die Bestätigung zurück, gibst sie frei oder nimmst die Freigabe zurück — mit einem Klick. Die Auswahl bleibt über Seiten und Neuladen hinweg erhalten, du kannst also über mehrere Besuche einen Stapel aufbauen, bevor du handelst.
Die Zeilen auswählen#
Geh in der Seitenleiste zu Planung → Verwaltung → Zeiterfassung.
Filter die Liste auf die Zeilen, auf die du wirken willst — siehe So siehst und filterst du die Zeiterfassung.
Kreuz das Kontrollkästchen am Anfang jeder Zeile an. Um mehr auf einmal auszuwählen, öffne das Menü ‚Auswahlbereich‘ (▾) in der Kopfzeile und wähl ‚Diese Seite auswählen‘ oder ‚Alle Seiten auswählen‘.
‚Alle Seiten auswählen‘ wählt jede Zeile aus, die zum aktuellen Filter passt, auf jeder Seite — die Anzahl lautet ‚Alle‘, und die Sammelaktion verarbeitet dann alle diese Zeilen, nicht nur die auf dem Bildschirm. Jede Zeile wird weiterhin einzeln geprüft, Zeilen, die sich nicht ändern lassen, werden also mit ihrem Grund übersprungen. Prüf den Filter, bevor du handelst.
Tipp
Auswahlen werden in deinem Browser gespeichert (localStorage), sie überstehen also Neuladen, Seitenwechsel und Tab-Wechsel. Um neu anzufangen, klick auf das Symbol × neben der Anzahl der Auswahl — es heisst ‚Auswahl aufheben‘ — oder wähl ‚Auswahl aufheben‘ im Menü ‚Auswahlbereich‘.
Eine Sammelaktion ausführen#
Ist mindestens eine Zeile ausgewählt, zeigt die Aktionsleiste über der Tabelle die Schaltflächen für Sammelaktionen:
Klick auf ‚Bestätigen‘, um jede ausgewählte Zeile zu bestätigen — dieselbe Wirkung wie So bestätigst du einen Zeiteintrag, angewendet Zeile für Zeile. Im Modus mit doppelter Freigabe heisst der Button für Manager ‚Stellvertretend bestätigen‘; im Modus ‚Automatisch‘ fehlt er. Zeilen, deren Ausstempeln automatisch abgeschlossen wurde, werden übersprungen mit „Prüfe oder korrigiere automatische Ausstempelungen einzeln.“
Klick auf ‚Freigeben‘, um jede ausgewählte Zeile freizugeben — dieselbe Wirkung wie So gibst du einen Zeiteintrag frei.
Öffne für die Gegenaktionen das Dropdown-Menü ‚Rückgängig‘:
‚Bestätigung zurücknehmen‘ nimmt nach einer Rückfrage die Bestätigungen der ausgewählten Zeilen zurück (So nimmst du eine Bestätigung zurück): „Bestätigungen zurücknehmen? Erfasste Stempelungen bleiben; manuell eingetragene und aus dem Plan übernommene Stunden und Pausen werden entfernt.“ Die Aktion betrifft nur Zeilen, die bestätigt und noch nicht freigegeben sind. Im Modus mit doppelter Freigabe heisst sie für Manager ‚Bestätigung stellvertretend zurücknehmen‘; im Modus ‚Automatisch‘ wird sie nicht angeboten.
‚Freigabe zurücknehmen‘ hebt die Freigabe der ausgewählten Zeilen auf (So nimmst du die Freigabe eines Zeiteintrags zurück). Um den Grund festzuhalten, gib ihn zuerst im Feld ‚Grund für das Zurücknehmen der Freigabe (optional)‘ in der Aktionsleiste ein — der Grund kommt auf jede Zeile, deren Freigabe du zurücknimmst.
‚Bestätigen‘ und ‚Bestätigung zurücknehmen‘ brauchen die Berechtigung, Stunden zu bestätigen; ‚Freigeben‘, ‚Freigabe zurücknehmen‘ und das Feld für den Grund brauchen die Berechtigung zum Freigeben.
Jede Zeile wird für sich verarbeitet, eine Zeile, die sich nicht ändern lässt, hält also nie die anderen auf. Eine Meldung zählt die geänderten Zeilen — zum Beispiel „12 Zeiterfassungen freigegeben.“ —, und je Grund zählt eine Warnung die übersprungenen Zeilen, zum Beispiel „3 übersprungen: Wartet auf die Bestätigung der Person.“ Eine Zeile, die schon erledigt ist, wird mit einem eigenen Grund übersprungen — „Die Zeiterfassung war bereits freigegeben.“ bei ‚Freigeben‘, „Die Zeiterfassung war bereits bestätigt.“ bei ‚Bestätigen‘, wenn eine Person sie bestätigt hat. Jede andere Zeile, bei der die Aktion nichts zu tun hatte, wird mit dem Grund „Keine zulässige Änderung.“ übersprungen.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Jede bearbeitete Zeile zeigt ihr neues Status-Badge. Die Auswahl wird geleert, sobald die Aktion gelaufen ist — auch bei den übersprungenen Zeilen, prüf also die Warnungen auf ihre Gründe.
Gesperrte Zeilen#
Bereits freigegebene Zeilen sind gesperrt. ‚Freigeben‘ überspringt sie mit „Die Zeiterfassung war bereits freigegeben.“, ‚Bestätigen‘ mit „Die Zeiterfassung war bereits bestätigt.“ (oder mit „Keine zulässige Änderung.“ bei einer freigegebenen Zeile, die keine Person bestätigt hat), ‚Bestätigung zurücknehmen‘ mit „Keine zulässige Änderung.“, und ‚Freigabe zurücknehmen‘ ist die einzige Sammelaktion, die bei ihnen wirkt. Siehe Wie eine gesperrte Zeile in der Zeiterfassung aussieht.