Drei Wege, einen Schichtplan zu bauen#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Nichts.
Niemand baut einen Plan Schicht für Schicht. Shiftavo gibt dir drei Wege, auf Wochenebene zu arbeiten — Dienstplanvorlagen, wiederkehrende Schichten und Kopieren im Kalender (Alt+Ziehen) —, und jeder passt zu einer anderen Form von Arbeit. Am Ende dieses Artikels weisst du, wozu du greifst.
Der Ausgangspunkt: die einmalige Schicht#
Der Grundzug hinter allen dreien: im Kalender in ein leeres Feld klicken, Position und Zeit wählen, speichern. Siehe So legst du eine Schicht an und So legst du eine Schicht aus dem Kalender an.
Für eine zusätzlich angehängte Schicht ist das in Ordnung. Über eine Handvoll pro Woche hinaus skaliert es nicht — und genau dafür gibt es die drei Muster.
1. Schichtvorlagen — eine wiederverwendbare Woche (oder ein Monat)#
Eine Dienstplanvorlage ist ein vollständiger Plan — ein Tag, eine Woche oder ein Monat an Schichten mit den richtigen Positionen, Bereichen und Zeiten —, gespeichert zur Wiederverwendung. Du wendest sie aus dem Kalender auf den Zeitraum an, den deine aktuelle Ansicht abdeckt, und Shiftavo stanzt die Schichten aus. Eine Tagesvorlage lässt sich auf eine Tages-, Wochen- oder Monatsansicht anwenden, eine Wochenvorlage auf Woche oder Monat, eine Monatsvorlage nur auf einen Monat.
Vorlagen passen, wenn:
Deine Woche sieht meistens gleich aus. Zwei an der Kasse 09–17 Mo–Fr, eine Person zum Abschluss 16–24 Di–Sa bleibt, wie es ist.
Du fährst mehrere Varianten — Sommer/Winter, viel/wenig los — und willst zwischen ihnen wechseln.
Du willst den Plan des letzten Quartals fürs neue Quartal klonen und von dort aus anpassen.
Vorlagen tragen sowohl die Form der Arbeit (Positionen, Arbeitsbereiche, Zeiten) als auch alle Zuteilungen, die du auf die Schichten der Vorlage gelegt hast. Beim Anwenden werden die Schichten mit diesen Zuteilungen ausgestanzt — die Besetzung kommt gleich mit. Auf dem echten Kalender kannst du danach immer noch anpassen oder neu zuteilen.
Siehe Dienstplanvorlagen und So wendest du eine Dienstplanvorlage an. Gefällt dir nicht, was ausgestanzt wurde, macht So machst du deine letzte Änderung im Kalender rückgängig die Anwendung rückgängig.
2. Wiederkehrende Schichten — eine Regel, viele Vorkommen#
Eine wiederkehrende Schicht ist eine einzelne Schicht mit einem Muster daran: jeden Montag um 09:00, jeden zweiten Freitag, am zweiten Dienstag im Monat. Shiftavo schreibt das Muster in einzelne untergeordnete Schichten aus, die du unabhängig bearbeiten kannst.
Wiederkehrende Schichten passen, wenn:
Eine Schicht wiederholt sich. Du willst sie nicht 52-mal fürs Jahr kopieren.
Das Muster ist unregelmässig, folgt aber einer Regel.
Die Zuteilungen der übergeordneten Schicht werden an jede erzeugte untergeordnete Schicht weitergegeben; eine einmal besetzte wiederkehrende Schicht ist also für die ganze Serie besetzt — du teilst nicht jeden Montag neu zu. Einzelne Vorkommen lassen sich im Kalender trotzdem neu zuteilen oder leer lassen.
Wenn du eine wiederkehrende Schicht bearbeitest oder löschst, wirst du nach dem Umfang gefragt: ‚Nur diese Schicht‘, ‚Diese und folgende Schichten‘ oder ‚Alle Schichten der Serie‘. Beim Bearbeiten hat das Dialogfenster zum Umfang zusätzlich das Kontrollkästchen ‚Einzelne Zuteilungen beibehalten‘, das entscheidet, ob bestehende Zuteilungen die Serienänderung überleben. Das ist der Kompromiss — Freiheit je Termin, Sammelkontrolle, wenn du sie brauchst.
Siehe Wiederkehrende Schichten.
3. Kopieren im Kalender — nach Vorbild bauen#
Der Schichtkalender hat Kurzbefehle zur direkten Bearbeitung, mit denen du am Beispiel aufbaust. Der schnellste ist Alt+Ziehen (auf macOS Wahltaste+Ziehen): Halt die Zusatztaste gedrückt, zieh eine beliebige Schicht, lass sie an der neuen Zeit oder am neuen Tag los, und Shiftavo legt eine Kopie an — gleiche Position, gleicher Arbeitsbereich, gleiche Dauer, gleiche Zuteilungen — an der Stelle, wo du losgelassen hast. Das Original bleibt, wo es war.
Alt+Ziehen passt, wenn:
Du klonst eine einzelne Schicht samt Zuteilungen und willst dich nicht auf eine Vorlage festlegen.
Du füllst unregelmässige Lücken. Dienstag 14:00 sieht aus wie Montag 14:00, nur später in der Woche.
Du baust eine einmalige Woche, und eine Vorlage wäre Arbeit für die Tonne.
Siehe So duplizierst du eine Schicht für den Ablauf beim Duplizieren und Schichtkalender für alle Kalender-Kurzbefehle (Mehrfachauswahl, Teilen, Grösse ändern, in neuem Tab öffnen).
Was wann passt#
Situation |
Passt am besten |
|---|---|
Die Form der Woche ist stabil und du wirst sie monatelang wiederverwenden. |
Schichtvorlage |
Die Form ändert sich saisonal und du willst zwischen Varianten wechseln. |
Schichtvorlage (mehrere) |
Eine Schicht wiederholt sich nach einem Muster. |
Wiederkehrende Schicht |
Dieselbe Person, dieselbe Zeit, jeden Montag. |
Wiederkehrende Schicht (einmal auf der übergeordneten Schicht besetzen, gilt für jedes Vorkommen) |
Eine Schicht samt ihren Zuteilungen klonen. |
Alt+Ziehen |
Eine einmalige Woche aufbauen. |
Alt+Ziehen aus einer ähnlichen Woche |
Zusätzliches über eine Vorlage hinaus ergänzen. |
Einmalige Schicht |
Auf einem echten Plan mischst du alle drei. Ein häufiges Muster: eine Vorlage für die Grundwoche, wiederkehrende Schichten für die festen Positionen, Alt+Ziehen für die unregelmässigen Zusätze.
Dann besetz sie#
Alle drei bauen die Form der Woche — welche Schichten es gibt, auf welchen Positionen und zu welchen Zeiten. Wer welche übernimmt, ist ein eigener Schritt, und auch den musst du nicht von Hand machen: Automatische Zuteilung schlägt für einen Zeitraum eine komplette Besetzung vor — rund um Verfügbarkeiten, Arbeitsrichtlinien, Qualifikationen und eine faire Verteilung der Stunden.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Welchen Weg du auch genommen hast: Die Schichten der Woche stehen als ‚Entwurf‘ im Kalender — dein Team sieht nichts davon, bis du veröffentlichst. Sie zu besetzen ist der separate Schritt oben.