Ciclo di vita del turno — dalla bozza all’approvazione#
Per: Manager | Amministratore Ti serve: Nulla.
Un turno attraversa diversi stati nel suo percorso da «appena abbozzato nel calendario» a «approvato da un manager». Questo articolo percorre ogni stato, cosa innesca una transizione e cosa si blocca lungo la strada. Il salario gira sulle registrazioni orarie approvate — il pagamento in sé non è uno stato che il piano dei turni rileva.
Stati del turno#
Un turno si trova in uno di tre stati, mostrato come segno su ogni blocco di turno e su ogni riga dell’elenco.
Bozza — appena creato. Visibile a pianificatori e manager; non visibile ai collaboratori. Libero di essere modificato, spostato, ridimensionato ed eliminato.
Pubblicato — rilasciato al team. I collaboratori lo vedono nel loro piano e nelle notifiche. Resta modificabile dai manager, ma modifiche ed eliminazioni sono vincolate dagli stati a valle (vedi «Blocchi», qui sotto).
Annullato — il turno non si svolgerà. Resta nel calendario come registrazione, così i report possono tenerne conto.
Le bozze si pubblicano in blocco dall”orizzonte di pubblicazione. Annulla la pubblicazione riporta in bozza un turno pubblicato finché è solo condiviso — una volta che il turno è iniziato o un’assegnazione è stata approvata, l’annullamento della pubblicazione è bloccato e devi invece annullare il turno. Annullare la pubblicazione avvisa tutte le persone assegnate, riporta le loro risposte su “In attesa” e ritira le offerte attive nel mercato per il turno. L’annullamento del turno viene rifiutato quando qualcuno vi ha timbrato l’entrata. Su un turno ricorrente, “Pubblica”, “Annulla la pubblicazione” e “Annulla il turno” nella pagina di modifica agiscono sull’intera serie, saltando le occorrenze che la regola non consente.
Gli eventi generali si pubblicano allo stesso modo. Una riunione aziendale, una giornata di formazione o una festa è una bozza finché non la pubblichi, e solo allora compare nel piano del team. Preparala in bozza, sistema i dettagli, pubblicala quando è confermata — e il riquadro di conferma di partecipazione (“Partecipo” / “Rifiuta”, più “Forse” sugli eventi facoltativi) compare per le persone coinvolte. Vedi Eventi generali.
Cosa porta un’assegnazione#
Un’assegnazione (una persona × un turno) non ha uno stato bozza/pubblicato proprio — la sua visibilità segue semplicemente quella del turno. Quello che porta invece sono due risposte indipendenti:
Accettazione — se la tua azienda attiva l’accettazione dei turni, è la risposta del collaboratore a un turno pubblicato: “In attesa”, “Accettato” o “Rifiutato”. Un’assegnazione rifiutata esce dai conteggi della copertura. La risposta torna su “In attesa” quando un manager cambia l’orario, la sede o la posizione del turno prima che inizi, ne annulla la pubblicazione o dà l’assegnazione a qualcun altro. È facoltativa e disattivata per impostazione predefinita.
Ore lavorate — lo stato del foglio ore una volta finito il turno: “Pianificato” → “Confermato” → “Approvato” (trattato più avanti).
Pubblicare un turno non cambia uno stato separato dell’assegnazione — rende semplicemente visibili al team il turno e tutte le persone che ci sono sopra. Un’assegnazione bloccata (una le cui ore sono approvate) impedisce che l’intero turno venga ritirato dalla pubblicazione o modificato.
Gli stati delle registrazioni orarie vivono sull’assegnazione#
Una volta iniziato un turno pubblicato, la sua assegnazione diventa il posto in cui vivono gli orari di entrata e uscita. Il ciclo di vita:
Pianificato — nessuna ora lavorata ancora confermata.
Confermato — le ore sono state registrate e firmate come corrette (entrata/uscita timbrate, oppure compilate dal piano). La conferma innesca le maturazioni di assenze e di compensazione in tempo dove applicabile. A seconda della modalità della tua azienda, conferma prima la persona le proprie ore oppure lo fa un manager — vedi Come funzionano la conferma e l’approvazione.
Approvato — un manager ha convalidato. L’approvazione blocca anche il turno sottostante.
Due frecce all’indietro annullano ciascun passaggio. Annulla la conferma ritira la conferma: le ore e le pause timbrate vengono mantenute, mentre le ore inserite a mano o riprese dal piano dei turni vengono rimosse insieme alle loro pause e alle maturazioni di assenze / compensazione in tempo. Non è offerto in modalità “Automatico” — modifica invece le ore registrate — né mentre la persona ha ancora l’entrata timbrata. Revoca l’approvazione cancella l’approvazione (con un motivo facoltativo), riporta la registrazione su “Confermato” e la rende di nuovo modificabile. Vedi Foglio ore.
Ciclo di vita di una richiesta di assenza#
Le richieste di assenza hanno una propria macchina a stati, collegata al calendario tramite un blocco evento creato automaticamente.
In attesa — creata dal collaboratore (o da un manager per suo conto). In attesa di esame.
Confermato — approvata. Detrae le ore dal saldo delle assenze e genera l’evento di calendario.
Rifiutato — respinta in fase di esame. L’evento di calendario viene rimosso se era stato creato automaticamente.
Revocato — chiusa da chi esamina, prima o dopo l’approvazione. Storna ogni addebito sul saldo delle assenze e rimuove l’evento di calendario.
Ritirata — chiusa da chi l’ha chiesta, prima dell’inizio dell’assenza. Storna ogni addebito sul saldo delle assenze, rimuove l’evento di calendario e avvisa chi esamina.
Le richieste in attesa e rifiutate si possono eliminare; quelle confermate, revocate e ritirate restano per la verifica. Vedi Richieste di assenza.
L’approvazione blocca il turno#
L’approvazione è l’unico blocco. Quando un manager approva una registrazione oraria, il turno sottostante, la sua assegnazione e la registrazione stessa non si possono modificare, eliminare né vedere annullata la conferma — Shiftavo mostra un banner “bloccato” (con chi l’ha approvata e quando) e rifiuta la modifica. Vedi Perché un turno non si può modificare o eliminare.
Per rilasciare il blocco, revoca l’approvazione della registrazione oraria. Non c’è alcun periodo da chiudere o riaprire.
Serie di turni ricorrenti#
Un turno ricorrente è una regola padre più i turni figli generati. Modificare o eliminare un figlio apre un selettore di ambito:
“Solo questo turno” — riguarda solo questa occorrenza; la regola padre resta.
“Questo turno e i successivi” — divide la serie a questa data.
“Tutti i turni della serie” — rigenera l’intera serie dalla nuova regola padre (conserva le eccezioni per singola occorrenza).
Vedi Come modificare un turno ricorrente e Come eliminare un turno ricorrente.
Quando qualcosa sembra bloccato#
Se un salvataggio o un’eliminazione viene rifiutato, la causa è quasi sempre una di queste:
La registrazione oraria sottostante è stata approvata → revoca prima l’approvazione.
Il turno è annullato e stai provando a timbrarlo.
Verifica che abbia funzionato#
Il badge del turno nell’elenco della pianificazione corrisponde allo stato che ti aspetti — “Bozza”, “Pubblicato” o “Annullato” — e anche le azioni offerte dal dettaglio vi corrispondono: una bozza può essere pubblicata, un turno pubblicato può essere ritirato finché non inizia e finché le sue ore non sono approvate, e uno annullato non offre né l’una né l’altra.