Dalla bozza del turno al salario#
Per: Manager | Amministratore Ti serve: Nulla.
Un turno attraversa cinque fasi tra l’essere abbozzato a matita e l’essere pagato, e lo stesso record porta i dati per tutto il percorso — non c’è alcun passaggio di consegne, nessun sistema salariale separato con cui sincronizzarsi. Questo articolo percorre ogni transizione: cosa la innesca, cosa cambia e cosa si blocca dietro di te.
Il flusso in breve#
Draft
│ publish
▼
Published
│ clock-in / clock-out → confirm
▼
Confirmed
│ manager approve (locks the row)
▼
Approved
│
▼
Payroll export
Ogni freccia è un’azione deliberata di un ruolo preciso. Ogni transizione restringe ciò che è ancora modificabile.
1. Bozza — lo spazio di prova del pianificatore#
Un turno nuovo è in Bozza. Visibile a pianificatori e manager; invisibile al team. Libero di essere spostato, ridimensionato, riassegnato o eliminato.
È qui che si svolge la maggior parte del tuo lavoro. Porta i turni da un modello di turni, da uno schema ricorrente o con Alt+trascinamento. Convalida il piano sul tuo team nella griglia di copertura e nel menu di assegnazione. Itera finché non sei soddisfatto — nessuno nel team vede ancora nulla, perché la visibilità di un’assegnazione segue quella del suo turno.
2. Pubblicato — rilasciato al team#
Promuovi le bozze in blocco dall”orizzonte di pubblicazione: scegli una data limite e Shiftavo porta a Pubblicato ogni turno in bozza che inizia in quella data o prima. Le persone di ogni turno lo vedono nel momento in cui viene pubblicato — non c’è un’assegnazione separata da pubblicare.
Cosa cambia:
Le persone vedono i turni nel loro calendario.
Se l’accettazione dei turni è attiva, a ogni persona assegnata viene chiesto di accettare o rifiutare.
I turni alimentano disponibilità e copertura come lavoro impegnato.
Puoi ancora modificare, ma le modifiche sono ora visibili alle persone assegnate.
Hai pubblicato il lotto sbagliato? Annulla la pubblicazione riporta un turno in bozza — a patto che nessuna delle sue ore sia stata approvata e che non sia già iniziato. Una volta che un turno è iniziato, annullalo invece — a patto che nessuno vi abbia registrato ore; la persona vede l’annullamento ma il turno resta nel calendario come traccia. Vedi il diagramma completo degli stati in Ciclo di vita del turno — dalla bozza all’approvazione.
3. Confermato — i dati delle timbrature sono arrivati e sono stati convalidati#
Una volta che un turno pubblicato è iniziato, le persone (o un manager per loro conto) timbrano l’entrata e l’uscita. Quando le ore sono confermate — registrate e firmate come corrette — l’assegnazione è Confermata.
È la conferma a rendere reale il tempo. In concreto:
Fissa le ore lavorate che determinano i livelli di straordinario e le maggiorazioni.
Innesca la maturazione delle assenze per le politiche a maturazione.
Innesca la maturazione della compensazione in tempo per le politiche di compensazione in tempo.
Il più delle volte la persona conferma semplicemente timbrando l’uscita, dal telefono o al terminale — in ogni modalità di approvazione delle ore. Un manager conferma le righe che nessuno ha timbrato, oppure conferma al posto di qualcuno; in modalità “Automatico” Shiftavo registra e conferma da sé queste righe. La modalità decide se l’approvazione deve attendere la conferma. Una registrazione confermata resta modificabile — Annulla la conferma ritira la conferma: gli orari timbrati restano, mentre le ore inserite a mano o riprese dal piano dei turni vengono rimosse e le loro maturazioni stornate (in modalità “Automatico” correggi invece gli orari).
4. Approvato — il manager convalida, la riga si blocca#
Un manager esamina le voci confermate nel Foglio ore e le approva. Approvato è lo stato di firma finale — ed è l’unico blocco del flusso. Quando le persone confermano le proprie ore, un manager non può approvare una riga finché non è confermata.
L’approvazione blocca il turno sottostante — dopo l’approvazione non puoi cambiare orari, posizione o assegnazione senza prima revocare l’approvazione. Non c’è un passaggio separato di «chiusura dei conti»: approvi ogni riga, e una riga approvata è congelata finché qualcuno non ne revoca l’approvazione. Revoca l’approvazione cancella il timbro di verifica e riapre la voce.
Approvare ogni riga di un ciclo di paga è il tuo patto con l’ufficio salari: i numeri non si muoveranno sotto i tuoi piedi.
5. Export per i salari#
Il riepilogo salariale è la vista finale. Raggruppa le registrazioni orarie per persona all’interno di un ciclo salariale (la durata del ciclo viene dalla tua frequenza salariale nelle impostazioni dell’azienda) e totalizza ore ordinarie, livelli di straordinario, maggiorazioni, assenze retribuite e non retribuite, compensazione in tempo e salario lordo. Per impostazione predefinita il report include le voci Pianificate, Confermate e Approvate — filtra “Stato” su “Approvato” per un export pulito e convalidato.
Esporta il report in CSV, XLSX o PDF e consegnalo al tuo fornitore per i salari. Il pagamento in sé non ha uno stato — dopo l’export subentra il fornitore per i salari.
Cosa si blocca dietro di te, in ordine#
Stato |
Cosa puoi ancora cambiare |
|---|---|
Bozza |
Tutto |
Pubblicato |
Tutto; le modifiche avvisano le persone assegnate |
Confermato |
Orari, pause, assegnazione; la conferma si può annullare (salvare nuovi orari la sostituisce con la tua) |
Approvato |
Nulla, fino alla revoca dell’approvazione |
Quando un salvataggio viene rifiutato, revoca l’approvazione della voce. Vedi Perché un turno non si può modificare o eliminare.
Le altre persone nel flusso#
Collaboratore — vede il turno solo dopo la pubblicazione. Conferma le proprie ore (il più delle volte timbrando l’uscita al terminale) oppure le fa confermare da un manager al suo posto.
Manager — pubblica, approva, esporta.
Amministratore / Proprietario — configura la frequenza dei salari, l’anno delle assenze e le politiche di lavoro su cui girano i totali dell’export.
Verifica che abbia funzionato#
Segui un turno per tutto il percorso: passa da “Bozza” a “Pubblicato” nell’elenco della pianificazione, compare nel foglio ore appena viene pubblicato, passa da “Pianificato” a “Confermato” e poi ad “Approvato” una volta concluso, e le sue ore finiscono in Report → Riepilogo salariale per quel periodo.