Come cambiare la data di fine di un’assenza#
Per: Manager | Dipendente | Amministratore Ti serve: Una richiesta di assenza con stato “In attesa” o “Confermato”.
Sposterai la data di fine di un’assenza — più in là per prolungarla, più indietro per accorciarla — invece di inoltrare una seconda richiesta. Chi è ancora malato il secondo giorno modifica l’assenza che ha già: un record, un’approvazione, un caso di malattia. Shiftavo ricalcola le ore, sposta il blocco nel calendario e corregge il giornale delle assenze in un unico passaggio.
L’accorciamento si applica sempre subito. Il prolungamento dipende dalla politica di assenza — vedi Cosa succede quando prolunghi qui sotto.
Apri l’assenza#
L’azione si trova sull’assenza, dovunque l’assenza sia mostrata. Scegli la schermata su cui ti trovi già.
Where you are |
What to click |
|---|---|
“My availability” or the availability list |
The block, then “Change end date” at the top of the page |
The availability edit form (locked, because leave is live) |
“Change end date” at the top of the form |
The sidebar, Company → Time & leave → Leave requests |
The row, then “Change end date” |
Who you are |
What to tap |
|---|---|
The person who’s away |
More → “Availability”, the block, then “Change end date” |
The manager |
More → Manager → “Leave requests”, the request, then “Change end date” |
La persona assente può modificare solo un’assenza inserita da lei stessa. Per un’assenza inserita dal suo manager, l’app non offre “Modifica data di fine” e l’app web risponde “Chiedi al tuo manager di modificare questa assenza.”
Scegli la nuova fine#
Si apre la finestra “Modifica la data di fine”, con l’intervallo attuale dell’assenza sulla prima riga.
Nel campo “Nuova data di fine”, scegli l’ultimo giorno che l’assenza deve coprire.
Premi “Salva”.
Il selettore di data si apre sull’ultimo giorno attuale dell’assenza. Non può andare prima del giorno in cui l’assenza inizia.
Scegli l’ultimo giorno che l’assenza deve coprire — per un’assenza di parte di giornata scegli anche un’ora.
Conferma.
Nota
La data che scegli è l”ultimo giorno di assenza, non il giorno in cui la persona rientra. Per un’assenza di parte di giornata si muove solo la data — l’ora di fine della giornata resta com’era.
Cosa succede quando prolunghi#
Decide la politica di assenza, tramite la sua impostazione la proroga richiede approvazione — non configuri nulla per singola richiesta:
- Proroga senza approvazione (precaricata come disattivata per le politiche per caso — malattia e simili)
Si applica subito. L’assenza mantiene lo stato “Confermato” e resta addebitata, quindi i giorni in più bloccano immediatamente la pianificazione — che è il punto quando qualcuno è a casa malato. Se è il collaboratore stesso a fare la modifica, la richiesta torna nella coda del manager con il segno “Prolungata” in attesa di una presa d’atto (vedi Come prendere atto di un’assenza prolungata).
- Proroga che richiede approvazione (vacanze e la maggior parte delle politiche a saldo)
I giorni in più diventano una nuova richiesta di assenza in “In attesa”, collegata all’originale e relativa solo ai giorni aggiunti. L’assenza originale e il suo addebito sul saldo non si muovono finché la nuova richiesta non viene approvata. Un tipo di assenza senza politica configurata segue sempre questa strada.
L’accorciamento, e qualsiasi modifica a una richiesta ancora “In attesa”, si applica sempre subito — ridurre un’assenza non richiede mai un’approvazione.
Suggerimento
Il nuovo periodo viene verificato di nuovo rispetto a “Ore massime per richiesta” della politica, contando dall’inizio dell’assenza originale quando questa richiesta ne proroga una precedente — una proroga che porta l’assenza oltre quel limite viene rifiutata. Lo stesso vale per una nuova fine successiva alla data di fine rapporto della persona: “L’assenza non può andare oltre la data di fine rapporto.”
Cosa succede in entrambi i casi#
Le ore vengono ricalcolate per il nuovo intervallo e il giornale delle assenze viene corretto — il vecchio addebito viene stornato e uno nuovo lo sostituisce, così il saldo non conteggia mai due volte.
Il blocco nel calendario si muove con la richiesta, così copertura, conflitti e piano dei turni vedono tutti le nuove date.
Su un’assenza approvata, l’altra parte viene avvisata: la modifica fatta da un collaboratore avvisa i manager che esaminano le sue assenze, quella fatta da un manager avvisa il collaboratore.
Verifica che abbia funzionato#
L’assenza si ricarica con il nuovo intervallo e le ore aggiornate. Se invece il prolungamento è stato inoltrato per approvazione, vedrai una nuova richiesta “In attesa” che copre solo i giorni aggiunti, e l’originale che mostra ancora le sue vecchie date.
Suggerimento
Ti compare “Questa assenza termina già in quella data.”? La data che hai scelto è quella che ha già — la finestra precompila la fine attuale, quindi cambiala prima di salvare.