Come funzionano la conferma e l’approvazione#
Per: Manager | Amministratore Ti serve: Nulla.
Le ore lavorate passano per due passaggi prima di arrivare al salario: qualcuno conferma che le ore sono corrette, poi un manager le approva. Questo articolo spiega chi fa ciascun passaggio e in cosa differiscono le due modalità valide per tutta l’azienda.
Le due modalità#
La modalità si imposta una volta in Impostazioni dell’azienda → Approvazione delle ore — vedi Come scegliere la modalità di approvazione delle ore. Vale per tutta l’azienda.
Solo approvazione del manager. Un manager conferma le ore (o vengono registrate automaticamente) e le approva. Convalida una sola persona. È il flusso più semplice.
Conferma della persona + approvazione del manager (doppia approvazione). Il dipendente conferma prima le proprie ore — ti sta dicendo «sì, sono queste le ore che ho lavorato». Solo allora un manager può approvare. È il controllo a quattro occhi: convalidano sia la persona che ha lavorato sia quella che paga.
Nota
Le nuove aziende partono nella modalità adatta al loro Paese. Svizzera, Germania, Austria e Francia usano per impostazione predefinita la doppia approvazione (la legge rende il datore di lavoro responsabile della registrazione delle ore di ciascuno e l’autodichiarazione del dipendente è il modo consueto di soddisfarla). Italia, Regno Unito e Stati Uniti usano per impostazione predefinita la sola approvazione del manager. Puoi cambiare in qualsiasi momento.
Chi conferma#
Il dipendente, per le proprie ore. Il modo più comune è il chiosco: quando un collaboratore timbra l’uscita al tablet, quella timbratura di uscita è la sua conferma — vedi Come un collaboratore usa il chiosco. Sul web, un collaboratore può confermare i propri turni terminati dal suo rapporto delle ore.
Un manager, al posto del dipendente. Un manager può confermare qualsiasi riga nelle sue sedi — usalo quando qualcuno ha lasciato l’azienda, è malato o semplicemente non riesce ad arrivare a un dispositivo. La riga registra che l’hai confermata tu (non il dipendente), così le conferme al posto di altri restano visibili. È la via di fuga: una riga non resta mai bloccata in attesa di una conferma che non può avvenire.
Cosa fa la conferma#
Confermare una riga, in entrambe le modalità:
Registra le ore lavorate. Se non è stato timbrato nulla, Shiftavo le compila dagli orari pianificati («lavorato come pianificato»).
Innesca le maturazioni di assenze e di compensazione in tempo — vedi Richieste di assenza e Compensazione in tempo.
Imposta lo stato su “Confermato”.
Se le ore rientrano nella tua tolleranza di approvazione automatica, la riga viene approvata automaticamente — vedi Maturazione automatica del credito per lavoro notturno.
La barriera dell’approvazione (solo doppia approvazione)#
Nella modalità a doppia approvazione un manager non può approvare una riga finché non è confermata. Non esiste una scorciatoia «approva senza conferma» — l’unico modo di superare la barriera è una conferma reale, del dipendente o di un manager al posto suo. Fino ad allora la riga mostra “In attesa di conferma” e l’azione “Approva” è disattivata. Nella modalità con la sola approvazione del manager non c’è barriera — confermi e approvi come hai sempre fatto.
Avvertimento
Modificare gli orari di timbratura di una riga cancella la sua conferma — la riga deve essere confermata di nuovo prima di poter essere approvata. Così la convalida resta onesta: nessuno può cambiare le ore dopo che sono state confermate senza che qualcuno le riconfermi.