Come funzionano la conferma e l’approvazione#
Per: Manager | Amministratore Ti serve: Nulla.
Le ore lavorate attraversano due passaggi prima di arrivare ai salari: qualcuno conferma che le ore sono corrette, poi vengono approvate. Questo articolo spiega chi fa ciascun passaggio e in che cosa si distinguono le tre modalità valide per tutta l’azienda.
Le tre modalità#
La modalità si imposta nel menu a discesa “Modalità di approvazione delle ore” delle impostazioni dell’azienda — vedi Come scegliere la modalità di approvazione delle ore. Vale per tutta l’azienda.
Solo approvazione del manager. Un manager approva le ore. Le conferme ci sono comunque — la maggior parte arriva dalla timbratura d’uscita — ma l’approvazione non ne attende mai una. Convalida una sola persona. È il flusso più semplice.
“Conferma della persona + approvazione del manager” (doppia approvazione). La persona conferma prima le proprie ore — ti sta dicendo «sì, sono queste le ore che ho lavorato». Solo allora un manager può approvare. È il controllo a quattro occhi: firmano sia chi ha lavorato sia chi paga.
“Automatico”. Una scansione oraria registra le ore pianificate dei turni che nessuno ha timbrato, le conferma a nome del sistema e approva le righe concluse. Nessuno conferma a mano — il tentativo viene rifiutato con «L’approvazione delle ore è automatica — la conferma manuale non è disponibile.» — tranne sui turni terminati prima dell’attivazione della modalità. Un manager approva le righe che la scansione trattiene per una verifica, come le ore inserite a mano dalle persone stesse.
Nota
Le nuove aziende partono nella modalità adatta al loro Paese. Svizzera, Germania, Austria e Francia usano per impostazione predefinita la doppia approvazione (la legge rende il datore di lavoro responsabile della registrazione delle ore di ciascuno e l’autodichiarazione del dipendente è il modo consueto di soddisfarla). Italia, Regno Unito e Stati Uniti usano per impostazione predefinita la sola approvazione del manager. Puoi cambiare in qualsiasi momento.
Chi conferma#
La persona, timbrando l’uscita. In ogni modalità un’uscita timbrata dalla persona stessa — nell’app o al terminale — è la sua conferma, vedi Come un collaboratore usa il terminale. Lo è anche la sua risposta quando Shiftavo chiede a che ora ha finito un turno di cui ha dimenticato di timbrare l’uscita, vedi Cosa succede quando qualcuno dimentica di timbrare l’uscita.
La persona, sul foglio ore. Sul web o nell’app, un dipendente può confermare i propri turni conclusi — tranne in modalità “Automatico”, che non ha un’azione “Conferma” per i turni terminati dopo la sua attivazione.
Chi salva orari corretti. Salvare nuovi orari di timbratura o una pausa su un turno concluso conferma le ore a nome di chi salva, in ogni modalità. Non serve un secondo clic.
Un manager, al posto della persona. Un manager può confermare qualsiasi riga delle proprie sedi — usalo quando qualcuno ha lasciato l’azienda, è in malattia o semplicemente non riesce ad arrivare a un dispositivo. La riga registra che l’hai confermata tu (non la persona), così le conferme al posto di altri restano visibili. È la via d’uscita: una riga non resta mai bloccata in attesa di una conferma impossibile.
Shiftavo, in modalità “Automatico”. Le ore che la scansione registra dal piano dei turni portano una conferma del sistema invece di quella di una persona.
Cosa fa la conferma#
Confermare una riga, in qualsiasi modalità:
Registra le ore pianificate se non ci sono timbrature, con le pause previste a meno che “Le pause vanno timbrate” non sia attivo nella politica delle pause. La presenza esistente viene conservata, e le ore pianificate non vengono mai registrate sopra un’assenza approvata della persona. Vedi Registrare e verificare le pause.
Innesca le maturazioni di assenze e di compensazione in tempo — vedi Richieste di assenza e Compensazione in tempo.
Imposta lo stato su “Confermato”.
Può approvare subito la riga: “Approva automaticamente i fogli ore” è disattivato per impostazione predefinita, con una tolleranza iniziale di 5 minuti. L’approvazione automatica richiede uno scostamento entro la tolleranza e nessun problema aperto nelle pause registrate, e non riapprova mai una riga di cui qualcuno ha revocato l’approvazione. Dove la politica delle pause pone le domande sulle pause, un problema di pausa resta aperto finché una risposta o il motivo di un manager non lo spiega — vedi Come verificare le risposte sulle pause.
La conferma richiede un turno terminato — o un’uscita anticipata — e viene rifiutata su un turno che la persona ha rifiutato.
La barriera dell’approvazione (solo doppia approvazione)#
In modalità a doppia approvazione un manager non può approvare una riga finché non è confermata. Non esiste una scorciatoia «approva senza conferma» — l’unico modo di superare il blocco è una conferma vera, dalla persona o da un manager per suo conto. Fino ad allora la riga mostra “In attesa di conferma” al posto di “Approva”, e un “Approva” multiplo salta la riga e la lascia esattamente com’era. Una conferma che Shiftavo ha registrato da sé in modalità “Automatico” qui non conta: dopo un passaggio alla doppia approvazione, quelle righe richiedono comunque la conferma di una persona.
Nella modalità con sola approvazione del manager non c’è blocco. Sul web e nell’app, “Approva” su una riga ancora senza ore registra le ore pianificate, le conferma a tuo nome e approva la riga — con un clic.
Nota
Modificare gli orari di timbratura di una riga ne sostituisce la conferma: chi salva i nuovi orari li conferma, e la riga registra chi è stato. In modalità a doppia approvazione la correzione di un manager vale quindi come conferma al posto della persona. Un salvataggio che non cambia nulla lascia la conferma com’era. Se il salvataggio approva anche la riga dipende dalla modalità — vedi Come modificare gli orari di entrata e di uscita.
Verifica che abbia funzionato#
In modalità a doppia approvazione una riga che nessuno ha confermato mostra “In attesa di conferma” al posto di “Approva”. Premi “Conferma al posto della persona” nel suo menu a tre punti (⋮) — oppure lascia che la persona confermi — e compare “Approva”. Il badge “Confermato” della riga mostra al passaggio del mouse chi l’ha confermata.