Come chiedere alle persone di accettare i turni#
Per: Amministratore Ti serve: Il ruolo Proprietario o Amministratore.
Puoi chiedere alle persone di accettare o rifiutare ogni turno che pubblichi — una conferma leggera che hanno visto il turno e che ci saranno. È disattivato per impostazione predefinita; attivalo per tutta l’azienda.
Apri le impostazioni dell’azienda#
Apri il menu dell’account (in alto a destra) e premi “Impostazioni”.
Nella colonna di destra, trova la sezione “Presenze”.
Attiva l’accettazione dei turni#
“Richiedi l’accettazione dei turni” — se attivo, a ogni persona assegnata a un turno pubblicato viene chiesto di accettarlo o rifiutarlo. La sua risposta (“In attesa”, “Accettati” o “Rifiutato”) compare accanto al suo nome sul turno.
“Richiedi il motivo del rifiuto” — se attivo, la persona deve indicare un breve motivo prima di poter rifiutare. Lascialo disattivato per rendere il motivo facoltativo.
Premi “Salva”.
Attivare l’impostazione interpella subito: chiunque sia su un turno pubblicato non ancora iniziato e non abbia risposto riceve una richiesta di accettazione. Disattivarla riporta ogni risposta su quei turni futuri a “In attesa” e cancella ogni motivo di rifiuto — le persone che hanno già timbrato l’entrata o hanno le ore approvate mantengono la loro.
Nota
L’accettazione è una conferma prima del turno, e si può rispondere solo a un turno pubblicato. Una persona può cambiare la propria risposta fino all’inizio del turno — una volta iniziato, dopo aver timbrato l’entrata o con le ore approvate, la risposta è bloccata. La pubblicazione di un turno interpella per la prima volta le persone assegnate. Se in seguito cambi l’orario, la sede o la posizione del turno, la loro risposta torna a “In attesa”, un eventuale motivo del rifiuto viene cancellato e vengono interpellate di nuovo — tranne chi ha un turno già iniziato o ha timbrato l’entrata. Anche annullare la pubblicazione di un turno reimposta la risposta di tutti.
Che cosa vedono le persone#
Su un turno futuro pubblicato, la persona assegnata riceve un riquadro “La tua risposta” con i pulsanti “Accetta” e “Rifiuta”. Per un turno ricorrente può applicare la risposta a questa occorrenza, a questa e alle successive, oppure a tutte. Vedi Come accettare o rifiutare un turno.
Quando qualcuno rifiuta, i manager che gestiscono la sede di quel turno vengono avvisati, con un link al turno, così puoi organizzare una sostituzione. Il motivo, se è stato indicato, compare sull’assegnazione della persona — la notifica stessa non lo riporta. Il resto del team non lo vede.
Quando dai a qualcun altro un’assegnazione su un turno pubblicato, la nuova persona parte senza risposta e riceve la richiesta di accettare, e la persona che hai tolto viene avvisata.
Con “Richiedi l’accettazione dei turni” disattivato, a nessuno viene chiesto nulla — ma una persona che aggiungi a un turno già pubblicato riceve comunque una notifica «Ti è stato assegnato un turno», senza nulla a cui rispondere. Lo stesso avviso arriva a chi viene aggiunto a un turno già in corso, qualunque sia l’impostazione. Finché l’impostazione è disattivata, la pubblicazione dei turni non invia nulla.
Suggerimento
Le conferme di partecipazione agli eventi generali (Partecipo / Forse) non richiedono questa impostazione — sono sempre disponibili su un evento generale. “Richiedi l’accettazione dei turni” governa solo i turni normali.
Verifica che abbia funzionato#
Apri un turno futuro pubblicato. Ogni persona assegnata mostra ora un segno di accettazione e chi apre la propria assegnazione vede il riquadro “La tua risposta”. Disattiva l’impostazione e questi scompaiono.