Come scegliere la modalità di approvazione delle ore#
Per: Amministratore Ti serve: Il ruolo Proprietario o Amministratore.
Sceglierai come vengono approvate le ore lavorate nella tua azienda: un manager le approva da solo, la persona conferma prima le proprie ore e poi un manager le approva, oppure Shiftavo le registra e le approva da sé. L’impostazione vale per tutti.
Apri le impostazioni dell’azienda#
Apri il menu dell’account (in alto a destra) e premi “Impostazioni”.
Nella colonna di destra, trova la sezione “Presenze”.
Scegli una modalità#
Apri il menu “Modalità di approvazione delle ore” e scegline una:
“Solo approvazione del manager” — un manager approva le ore. Convalida una sola persona, e l’approvazione non attende mai una conferma.
“Conferma della persona + approvazione del manager” — la persona conferma prima le proprie ore, poi un manager le approva. Un manager non può approvare una riga finché non è confermata. È il controllo in due fasi (quattro occhi).
“Automatico” — Shiftavo registra, conferma e approva le ore da sé. Vedi sotto.
Salva#
Premi “Salva”.
Nota
Le nuove aziende partono con la modalità adatta al loro Paese: Svizzera, Germania, Austria e Francia usano per impostazione predefinita “Conferma della persona + approvazione del manager”; Italia, Regno Unito e Stati Uniti usano solo l’approvazione del manager. Il cambio di modalità ha effetto immediato e non modifica le righe già approvate.
Suggerimento
In ogni modalità le persone confermano il più delle volte timbrando l’uscita, dal telefono o al terminale — quella timbratura è la loro conferma. Nella modalità in due fasi un manager può sempre confermare al posto di qualcuno, per una persona assente o che ha lasciato l’azienda. Vedi Come funzionano la conferma e l’approvazione.
La modalità automatica#
In “Automatico”, Shiftavo gestisce l’intero flusso positivo. Ogni ora:
Registra le ore pianificate per i turni terminati che nessuno ha timbrato, le conferma a nome del sistema ed esegue le solite maturazioni. Salta i turni rifiutati e i turni che si sovrappongono a un’assenza approvata della persona.
Approva quelle righe, e approva le altre righe che hanno sia un’entrata sia un’uscita timbrate — purché il loro controllo delle pause sia in regola. Dove la politica delle pause pone le domande sulle pause, un problema non trattiene più una riga una volta che una risposta o il motivo di un manager lo spiega — vedi Come verificare le risposte sulle pause.
Lascia stare tre tipi di righe: le righe di cui qualcuno ha revocato l’approvazione, le righe le cui ore registrate sono state cancellate e le ore inserite a mano dalle persone stesse. Queste attendono che qualcuno intervenga — le ore inserite a mano attendono l””Approva” di un manager.
Le uscite timbrate dalle persone stesse e le correzioni salvate confermano comunque le loro ore, come nelle altre modalità.
Usala dove il piano dei turni è la registrazione — team a stipendio fisso, o piccole aziende in cui la convalida di ogni riga da parte di un manager non aggiunge nulla.
Avvertimento
Mentre la modalità automatica è attiva, la conferma manuale viene rifiutata per i turni terminati dopo il passaggio — sul web, nell’app mobile e tramite l’API pubblica. È proprio questo il senso della modalità: le ore che nessuno ha timbrato vengono dal piano dei turni, quindi non resta nulla da confermare per nessuno.
I manager possono sempre approvare di persona le righe una volta registrati entrambi gli orari — per esempio una riga che la scansione ha trattenuto per un problema di pausa — e una correzione salvata da un manager approva subito la riga.
“Revoca l’approvazione” resta disponibile come via d’uscita. Né la scansione né una correzione salvata approvano una riga di cui hai revocato l’approvazione: correggila e premi tu “Approva”. “Annulla la conferma” non viene proposta in questa modalità: la scansione successiva registrerebbe di nuovo le ore pianificate.
Altre due cose da sapere:
La tua cronologia è al sicuro. La modalità automatica guarda solo i turni terminati dopo che hai attivato la modalità. Attivarla non passa mai in rassegna e approva l’archivio passato. Quelle righe più vecchie si possono ancora confermare e approvare a mano.
Le uscite stimate restano comunque escluse. Una riga con il badge “Uscita automatica (da verificare)” è esclusa dall’approvazione automatica, esattamente come viene rifiutata per l’approvazione manuale. La persona deve comunque verificare o correggere quell’orario. Vedi Come attivare l’uscita automatica.
Verifica che abbia funzionato#
Apri Pianificazione → Gestione → Foglio ore.
Nella modalità in due passaggi le righe che nessuno ha confermato riportano “In attesa di conferma” al posto di “Approva”.
Nella modalità con sola approvazione del manager, le righe concluse offrono “Approva” senza attendere una conferma.
In Automatico, le righe dei turni terminati dopo il passaggio non offrono “Conferma”, nessuna riga offre “Annulla la conferma”, e nel giro di un’ora le righe dei turni terminati riportano “Approvato” da sole — tranne quelle trattenute per una verifica.