Come scegliere la modalità di approvazione delle ore#
Per: Amministratore Ti serve: Il ruolo Proprietario o Amministratore.
Sceglierai come vengono convalidate le ore lavorate nella tua azienda: un manager le approva da solo, il dipendente conferma prima le proprie ore e poi un manager approva, oppure Shiftavo le registra e le approva da sé. L’impostazione vale per tutti.
Apri le impostazioni dell’azienda#
Apri il menu dell’account (in alto a destra) e premi “Impostazioni”.
Nella colonna di destra, trova la sezione “Presenze”.
Scegli una modalità#
Apri il menu “Modalità di approvazione delle ore” e scegline una:
“Solo approvazione del manager” — un manager conferma le ore e le approva. Convalida una sola persona.
“Conferma della persona + approvazione del manager” — il dipendente conferma prima le proprie ore, poi un manager approva. Un manager non può approvare una riga finché non è confermata. È il controllo in due passaggi (a quattro occhi).
“Automatico” — nessuno convalida a mano. Vedi qui sotto.
Salva#
Premi “Salva”.
Nota
Le nuove aziende partono nella modalità adatta al loro paese: Svizzera, Germania, Austria e Francia hanno come valore predefinito conferma della persona + approvazione del manager; Italia, Regno Unito e Stati Uniti hanno solo approvazione del manager. Cambiare la modalità ha effetto immediato e non altera le righe già approvate.
Suggerimento
Nella modalità in due passaggi i dipendenti confermano il più delle volte timbrando l’uscita al chiosco — quell’uscita è la loro conferma. Un manager può sempre confermare al posto di un collaboratore assente o che ha lasciato l’azienda. Vedi Come funzionano la conferma e l’approvazione.
La modalità automatica#
In “Automatico”, Shiftavo gestisce l’intero flusso positivo. Ogni ora:
Registra le ore pianificate per i turni terminati che nessuno ha timbrato, le conferma ed esegue le solite maturazioni.
Approva quelle righe, e approva anche le righe in cui sono state timbrate sia l’entrata sia l’uscita.
Usala dove il piano dei turni è la registrazione — team a stipendio fisso, o piccole aziende in cui la convalida di ogni riga da parte di un manager non aggiunge nulla.
Avvertimento
Mentre la modalità automatica è attiva, la conferma e l’approvazione manuali vengono rifiutate — sul web, nell’app mobile e tramite l’API pubblica. È proprio questo il senso della modalità: decide una sola autorità, così non c’è mai dubbio su chi ha convalidato.
Le azioni di annullamento restano disponibili e sono la tua via d’uscita: “Revoca l’approvazione” e “Annulla la conferma” funzionano esattamente come prima, così puoi sempre riprendere una riga, correggerla e lasciare che il passaggio successivo la riprenda.
Altre due cose da sapere:
La tua cronologia è al sicuro. La modalità automatica guarda solo i turni terminati dopo che hai attivato la modalità. Attivarla non passa mai in rassegna e approva l’archivio passato.
Le uscite stimate restano comunque in sospeso. Una riga che porta il segno “Uscita automatica (da verificare)” viene esclusa dall’approvazione automatica, esattamente come viene rifiutata per l’approvazione manuale. Una persona deve comunque verificare o correggere quell’orario. Vedi Come attivare l’uscita automatica.
Verifica che abbia funzionato#
Apri Pianificazione → Gestione → Rapporto delle ore.
Nella modalità in due passaggi le righe non confermate riportano “In attesa di conferma” e l’azione “Approva” è disattivata finché non vengono confermate.
In modalità con solo manager il rapporto delle ore ha esattamente l’aspetto di prima.
In Automatico le azioni “Conferma” e “Approva” vengono rifiutate, e nel giro di un’ora le righe dei turni terminati riportano “Approvato” da sole.