Cosa fa ogni opzione della finestra di dialogo#
Per: Manager Ti serve: Nulla.
La finestra di dialogo “Assegnazione automatica” ha sei opzioni. Tre decidono quanto un’esecuzione può toccare i turni pubblicati, due decidono come la previsione della domanda fissa l’organico ideale di ogni turno, e una favorisce la squadra del periodo precedente. Questo articolo spiega ciascuna, poi fa passare un venerdì attraverso tutte, così vedi esattamente cosa cambia.
L’esempio#
La tua azienda usa la previsione della domanda. La posizione Barista è impostata su minimo 1, ideale 2, massimo 3. Generi da lunedì a domenica, e ci sono abbastanza baristi disponibili.
Il venerdì ha due turni Barista:
Sera, 16:00 – 22:00 — pubblicato. Maria è assegnata; il secondo posto è vuoto da quando Tom si è dato malato.
Notte, 18:00 – 02:00 — una bozza, ancora nessuno assegnato.
La previsione chiede 7 baristi al picco delle 21:00. Entrambi i turni coprono quell’ora, quindi l’esecuzione divide i 7 tra loro in base alla durata invece di darne 7 a ciascuno: Sera 3, Notte 4.
Venerdì scorso Jonas ha lavorato il turno Notte.
Con le impostazioni predefinite — “Solo turni non pubblicati”, “Coprire secondo la previsione della domanda” spuntata, le altre due no — l’esecuzione lascia stare Sera e mette 3 persone su Notte come bozza. Ogni sezione qui sotto cambia un’opzione e dice cosa si muove.
“Solo turni non pubblicati”#
L’impostazione predefinita, e quella sicura. Vengono coperti solo i turni in bozza. Le persone sui turni pubblicati contano comunque — le loro ore riempiono il tetto settimanale e le finestre di riposo —, ma nulla di ciò che il tuo team vede cambia, e nessuno viene avvisato. I buchi in una settimana già pubblicata restano vuoti.
Nell’esempio: Sera non viene toccato. Maria resta, il posto vuoto resta vuoto. Notte riceve 3 persone come bozza: la sua quota di previsione è 4, ma il massimo della posizione, 3, la limita.
“Copri anche i posti vacanti nei turni pubblicati”#
I turni in bozza più i posti vuoti su quelli pubblicati. Nessuno viene mai rimosso. Chi viene aggiunto vede subito il turno e riceve una notifica: gli viene chiesto di accettarlo se la tua azienda richiede l’accettazione dei turni e il turno non è ancora iniziato, altrimenti viene informato di essere stato aggiunto. È l’opzione per «qualcuno si è dato malato e c’è un buco in una settimana che il team vede già». Un turno che hai già messo nel mercato come turno aperto non viene toccato finché quell’offerta accetta ancora risposte.
Nell’esempio: Sera viene completato fino a 3. Maria resta e vengono aggiunte due persone. Entrambe ricevono una notifica non appena l’esecuzione termina — con una richiesta di accettazione se la tua azienda richiede l’accettazione dei turni. Notte: come prima.
“Riassegna anche i turni pubblicati”#
I turni pubblicati vengono ripianificati come le bozze, quindi qualcuno può perdere un turno su cui contava già. Chi viene tolto viene avvisato subito; chi viene aggiunto riceve una notifica come sopra. Chi ha già timbrato, chi ha le ore approvate o chi ha messo il turno sul mercato dei turni non viene mai spostato.
Nell’esempio: Sera viene ripianificato. Maria tiene il suo posto, a meno che spostarla non dia un piano nettamente migliore; chi viene rimosso lo sa subito, e chi viene aggiunto riceve una notifica come sopra. Notte: come prima.
Avvertimento
Con le ultime due opzioni, il tuo team vede le modifiche, e le eventuali notifiche partono, non appena l’esecuzione termina. Non c’è alcun passaggio di revisione nel mezzo. Se non sei sicuro, genera prima con l’opzione predefinita e guarda il risultato.
“Coprire secondo la previsione della domanda”#
Spuntata per impostazione predefinita, e mostrata solo quando la previsione della domanda è attiva per la tua azienda. L’obiettivo di ogni turno arriva dalla previsione per le ore che copre, invece che dall’organico ideale impostato sulla posizione. I turni che si sovrappongono si dividono la previsione, così due turni contemporanei non reclamano entrambi le stesse persone. Un turno le cui ore o la cui posizione nessuna previsione copre torna agli organici della posizione.
Nell’esempio, non spuntata: la previsione viene ignorata ed entrambi i turni puntano ai 2 della posizione. Notte riceve 2 invece di 3, e il buco di Sera è un posto singolo — che resta vuoto finché non è attiva un’opzione sui turni pubblicati.
“Superare i limiti della posizione”#
Disattivata per impostazione predefinita. Normalmente nessun turno viene coperto oltre l’organico massimo della posizione, anche quando la previsione ne chiede di più. Spuntala per far vincere la previsione — solo sui turni in cui supera il massimo. Senza “Coprire secondo la previsione della domanda” non cambia nulla: non c’è nessun obiettivo di previsione da superare.
Nell’esempio, spuntata: la quota di previsione di Notte, 4, supera il massimo di 3, quindi Notte riceve 4. Sera non cambia — la sua quota di 3 rientra nel limite.
“Mantieni la squadra abituale”#
Disattivata per impostazione predefinita. Le persone che hanno lavorato lo stesso turno nel periodo precedente — stessa sede, stessa posizione, stesso giorno della settimana, stessa ora di inizio e stessa durata, nel tratto di uguale lunghezza subito prima del tuo intervallo — vengono favorite per rifarlo. Solo una preferenza: copertura, politiche di lavoro e disponibilità dichiarate vengono comunque prima, e chi ha segnato quelle ore come preferite resta davanti alla squadra abituale.
Nell’esempio, spuntata: Jonas ha lavorato Notte venerdì scorso, quindi questa settimana è favorito per Notte — a meno che qualcun altro non abbia chiesto quelle ore, o una regola lo blocchi.
Verifica che abbia funzionato#
La riga in cima alla pagina dell’esecuzione indica la portata che hai scelto — per esempio «Copre i turni non pubblicati dal … al …. I turni pubblicati non vengono modificati.» Sotto “Cosa è cambiato”, Notte elenca 3 persone con le impostazioni predefinite e 4 con “Superare i limiti della posizione”; le righe di Sera compaiono solo se era attiva un’opzione sui turni pubblicati, ciascuna contrassegnata In diretta. Con “Mantieni la squadra abituale”, la riga di riepilogo aggiunge quante persone hanno mantenuto i loro turni abituali.