Come assegnare le persone automaticamente#
Per: Manager Ti serve: turni già creati nel periodo che vuoi coprire e persone che ricoprono la posizione giusta in quella sede — vedi Persone.
Lascia che Shiftavo proponga chi lavora quale turno su un’intera settimana o un intero mese. Il risultato è un insieme di normali assegnazioni in bozza: nulla è pubblicato, nulla è definitivo, e puoi cambiare tutto nel calendario in seguito.
Avviare un’esecuzione#
Apri Pianificazione → Calendario.
Nella barra degli strumenti, premi “Assegnazione automatica” — si apre la finestra di dialogo “Assegnazione automatica”.
Imposta “Dal” e “Al”. Entrambi i giorni sono inclusi. Un’esecuzione copre al massimo 8 settimane, e un periodo già concluso non può essere eseguito.
Facoltativamente scegli una “Sede”. Lasciala su “Tutte le sedi accessibili” per pianificare ovunque in una volta — serve un ruolo il cui ambito dei dati sia “Tutta l’azienda”. Con un ruolo limitato alle sue sedi assegnate, scegline una; altrimenti l’esecuzione non parte e compare il messaggio «Seleziona una sede che gestisci.»
Scegli quanto l’esecuzione può toccare i turni pubblicati — l’impostazione predefinita è quella sicura.
Spunta “Mantieni la squadra abituale” per orientarsi verso le persone che hanno svolto i turni corrispondenti nel periodo precedente. È disattivato per impostazione predefinita.
Se la tua azienda usa la previsione della domanda, decidi se la previsione fissa l’organico ideale di ogni turno e se può superare il massimo della posizione. Altrimenti quelle due caselle di controllo non vengono mostrate.
Premi “Genera”.
Ognuna delle sei opzioni è spiegata, con un esempio che passa attraverso tutte, in Cosa fa ogni opzione della finestra di dialogo.
Arrivi sulla pagina dell’esecuzione, che si aggiorna da sola mentre il risolutore lavora. Una settimana tipica richiede pochi secondi.
Nota
Ti serve il permesso di assegnare persone ai turni. Se non vedi il pulsante “Assegnazione automatica”, chiedi a un amministratore di controllare il tuo ruolo.
Rivedi ciò che ha proposto#
Quando l’esecuzione termina ottieni un riepilogo — quante assegnazioni sono state aggiunte e rimosse e quanti errori e avvisi porta con sé il risultato — più una tabella di ogni singolo cambiamento. Vedi Come leggere il report dell’esecuzione.
Leggi il report prima di pubblicare. L’esecuzione rispetta le regole rigide, ma non può sapere che la nuova arrivata di martedì non dovrebbe restare sola sul turno di chiusura.
Correggi e pubblica#
Premi un turno qualsiasi nel report per aprirlo, oppure torna al calendario.
Modifica le assegnazioni come al solito — il risultato dell’esecuzione sono normali assegnazioni in bozza.
Pubblica quando sei soddisfatto, come al solito. Vedi Orizzonte di pubblicazione.
Suggerimento
Rilanciala quante volte vuoi. Una seconda esecuzione ripianifica lo stesso periodo da zero: se nel frattempo hai aggiunto turni o la disponibilità di qualcuno è cambiata, basta generare di nuovo.
Verifica che abbia funzionato#
Il calendario di quel periodo mostra persone su turni che prima erano vuoti, e la pagina dell’esecuzione elenca ognuna di quelle assegnazioni sotto “Cosa è cambiato”.