Du brouillon de shift à la paie#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : rien.
Un shift traverse cinq étapes entre esquissé au crayon et payé, et le même enregistrement porte les données tout du long — il n’y a pas de passage de relais, pas de système de paie distinct avec lequel se synchroniser. Cet article parcourt chaque transition : ce qui la déclenche, ce qui change et ce qui se verrouille derrière toi.
Le flux en un coup d’œil#
Draft
│ publish
▼
Published
│ clock-in / clock-out → confirm
▼
Confirmed
│ manager approve (locks the row)
▼
Approved
│
▼
Payroll export
Chaque flèche est une action délibérée d’un rôle précis. Chaque transition réduit ce qui reste modifiable.
1. Brouillon — le bac à sable du planificateur#
Un nouveau shift est en Brouillon. Visible par les planificateurs et les managers ; invisible pour l’équipe. Libre d’être déplacé, redimensionné, réattribué ou supprimé.
C’est là que se passe l’essentiel de ton travail. Fais entrer des shifts depuis un modèle de planning, un motif récurrent, ou par Alt+glisser. Valide le planning par rapport à ton équipe dans la grille de couverture et le menu déroulant d’attribution. Itère jusqu’à être satisfait — personne dans l’équipe ne voit encore quoi que ce soit, car la visibilité d’une attribution suit celle de son shift.
2. Publié — diffusé à l’équipe#
Tu promeus les brouillons en masse depuis l’horizon de publication : choisis une date limite et Shiftavo bascule en Publié chaque shift en brouillon commençant à cette date ou avant. Les personnes affectées à chaque shift le voient dès sa publication — il n’y a pas d’attribution distincte à publier.
Ce qui change :
Les personnes voient les shifts sur leur calendrier.
Si l’acceptation de shift est activée, il est demandé à chaque personne assignée d’accepter ou de refuser.
Les shifts alimentent la disponibilité et la couverture en tant que travail engagé.
Tu peux toujours modifier, mais les modifications sont désormais visibles par les personnes assignées.
Tu as publié le mauvais lot ? Dépublier ramène un shift au brouillon — tant qu’aucune de ses heures n’a été approuvée et qu’il n’a pas commencé. Une fois qu’un shift a commencé, annule-le plutôt — tant que personne n’a enregistré d’heures dessus ; la personne voit l’annulation mais le shift reste au calendrier à titre de trace. Voir le diagramme d’états complet dans Cycle de vie d’un shift — du brouillon à l’approbation.
3. Confirmé — les données de timbrage sont là et validées#
Une fois qu’un shift publié commence, les personnes (ou un manager en leur nom) timbrent l’arrivée et le départ. Quand les heures sont confirmées — enregistrées et validées comme correctes — l’attribution est Confirmée.
C’est la confirmation qui rend le temps réel. Concrètement, elle :
Verrouille les heures travaillées qui pilotent les paliers d’heures supplémentaires et les majorations.
Déclenche l’acquisition d’absence pour les politiques de type acquisition.
Déclenche l’acquisition de bonification en temps pour les politiques de bonification en temps.
Le plus souvent, la personne confirme simplement en timbrant son départ, sur son téléphone ou au terminal — dans chaque mode d’approbation des heures. Un manager confirme les lignes que personne n’a timbrées, ou confirme pour le compte de quelqu’un ; en mode “Automatique”, Shiftavo enregistre et confirme ces lignes lui-même. Le mode décide si l’approbation doit attendre la confirmation. Une entrée confirmée reste modifiable — Annuler la confirmation retire la confirmation : les heures timbrées restent, tandis que les heures saisies à la main ou reprises du planning sont supprimées et leurs acquisitions contre-passées (en mode “Automatique”, tu corriges plutôt les heures).
4. Approuvé — le manager valide, la ligne se verrouille#
Un manager examine les entrées confirmées sur la Feuille de temps et les approuve. Approuvé est l’état de validation — et c’est le seul verrou du flux. Quand les personnes confirment elles-mêmes leurs heures, un manager ne peut pas approuver une ligne tant qu’elle n’est pas confirmée.
L’approbation verrouille le shift sous-jacent — tu ne peux plus changer les heures, le poste ou l’attribution après approbation sans d’abord retirer l’approbation. Il n’y a pas d’étape distincte de « clôture des comptes » : tu approuves chaque ligne, et une ligne approuvée est figée jusqu’à ce que quelqu’un retire son approbation. Retirer l’approbation efface l’horodatage d’audit et rouvre l’entrée.
Approuver chaque ligne d’un cycle de paie, c’est ton contrat avec la paie : les chiffres ne bougeront pas sous tes pieds.
5. Export de paie#
Le récapitulatif de paie est la vue finale. Il regroupe les entrées de temps par personne à l’intérieur d’un cycle de paie (la longueur du cycle vient de ta fréquence de paie dans les réglages de l’entreprise) et totalise les heures normales, les paliers d’heures supplémentaires, les majorations, les absences payées et non payées, la bonification en temps et le salaire brut. Par défaut, le rapport inclut les entrées aux statuts Planifié, Confirmé et Approuvé — filtre “Statut” sur “Approuvé” pour un export propre et validé.
Exporte le rapport en CSV, XLSX ou PDF et remets-le à ton prestataire de paie. Le paiement lui-même n’a pas de statut — une fois l’export fait, le prestataire de paie prend le relais.
Ce qui se verrouille derrière toi, dans l’ordre#
État |
Ce que tu peux encore changer |
|---|---|
Brouillon |
Tout |
Publié |
Tout ; les modifications notifient les personnes attribuées |
Confirmé |
Heures, pauses, attribution ; la confirmation peut être annulée (enregistrer de nouvelles heures la remplace par la tienne) |
Approuvé |
Rien, jusqu’à ce que l’approbation soit retirée |
Quand un enregistrement est refusé, retire l’approbation de l’entrée. Voir Pourquoi un shift ne peut pas être modifié ou supprimé.
Les autres personnes du flux#
Collaborateur en shifts — ne voit le shift qu’après publication. Confirme ses propres heures (le plus souvent en timbrant le départ à la borne) ou les fait confirmer par un manager en son nom.
Manager — publie, approuve, exporte.
Administrateur / Propriétaire — configure la fréquence de paie, l’année d’absence et les politiques de travail sur lesquelles reposent les totaux de l’export.
Vérifier que ça a marché#
Suis un shift de bout en bout : il passe de “Brouillon” à “Publié” dans la liste de planification, apparaît dans la feuille de temps dès qu’il est publié, passe de “Planifié” à “Confirmé” puis à “Approuvé” une fois terminé, et ses heures atterrissent dans Rapports → Récapitulatif de paie pour cette période.