Du brouillon de shift à la paie#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : rien.
Un shift traverse cinq étapes entre esquissé au crayon et payé. Le même enregistrement porte les données tout du long — il n’y a pas de passage de relais, pas de « système de paie » distinct avec lequel se synchroniser. Cet article parcourt chaque transition : ce qui la déclenche, ce qui bascule et ce qui se verrouille derrière toi.
Le flux en un coup d’œil#
Draft
│ publish
▼
Published
│ clock-in / clock-out → confirm
▼
Confirmed
│ manager approve (locks the row)
▼
Approved
│
▼
Payroll export
Chaque flèche est une action délibérée d’un rôle précis. Chaque transition réduit ce qui reste modifiable.
1. Draft — the planner’s sandbox#
Un nouveau shift est en Brouillon. Visible par les planificateurs et les managers ; invisible pour les collaborateurs en shifts. Libre d’être déplacé, redimensionné, réattribué ou supprimé.
C’est là que se passe l’essentiel de ton travail. Fais entrer des shifts depuis un modèle de planning, un motif récurrent, ou par Alt+glisser. Valide par rapport à ton équipe dans la grille de couverture et le menu déroulant d’attribution. Itère jusqu’à être satisfait.
Toute personne que tu assignes à un shift en brouillon ne voit encore rien — la visibilité d’une attribution suit celle du shift.
2. Published — released to the team#
Tu promeus les brouillons en masse depuis l’horizon de publication : choisis une date limite et Shiftavo bascule en Publié chaque shift en brouillon commençant à cette date ou avant. Les personnes affectées à chaque shift le voient dès sa publication — il n’y a pas d’attribution distincte à publier.
Ce qui change :
Les collaborateurs voient les shifts sur leur calendrier.
Si l’acceptation de shift est activée, il est demandé à chaque personne assignée d’accepter ou de refuser.
Les shifts alimentent la disponibilité et la couverture en tant que travail engagé.
Les managers peuvent toujours modifier, mais les modifications sont désormais visibles par les personnes assignées.
Tu as publié le mauvais lot ? Dépublier ramène un shift au brouillon — tant que personne n’a timbré son arrivée et qu’il n’a pas commencé. Une fois qu’un shift a eu lieu ou que ses heures sont approuvées, annule-le plutôt ; le collaborateur voit l’annulation mais le shift reste au calendrier à titre de trace. Voir le diagramme d’états complet dans Cycle de vie d’un shift — du brouillon à l’approbation.
3. Confirmed — the clock data is in and signed off#
Une fois qu’un shift publié commence, les collaborateurs (ou un manager en leur nom) timbrent l’arrivée et le départ. Quand les heures sont confirmées — enregistrées et validées comme correctes — l’attribution est Confirmée.
C’est la confirmation qui rend le temps réel. Concrètement, elle :
Verrouille les heures travaillées qui pilotent les paliers d’heures supplémentaires et les majorations.
Déclenche l’acquisition d’absence pour les politiques de type acquisition.
Déclenche l’acquisition de bonification en temps pour les politiques de bonification en temps.
Qui confirme dépend du mode d’approbation du temps de ton entreprise. En mode approbation par le manager uniquement, c’est un manager qui confirme ; en mode confirmation par le collaborateur, c’est le collaborateur qui confirme d’abord ses propres heures (le plus souvent simplement en timbrant le départ à la borne). Dans les deux cas, une entrée confirmée reste modifiable — Annuler la confirmation efface les données de timbrage et annule les acquisitions.
4. Approved — the manager signs off, the row locks#
Un manager examine les entrées confirmées sur le rapport d’heures et les approuve. Approuvé est l’état de validation — et c’est le seul verrou du flux. En mode confirmation par le collaborateur, un manager ne peut pas approuver une ligne tant qu’elle n’est pas confirmée.
L’approbation verrouille le shift sous-jacent — tu ne peux plus changer les heures, le poste ou l’attribution après approbation sans d’abord retirer l’approbation. Il n’y a pas d’étape distincte de « clôture des comptes » : tu approuves chaque ligne, et une ligne approuvée est figée jusqu’à ce que quelqu’un retire son approbation. Retirer l’approbation efface l’horodatage d’audit et rouvre l’entrée.
Approuver chaque ligne d’un cycle de paie, c’est ton contrat avec la paie : les chiffres ne bougeront pas sous tes pieds.
5. Payroll export#
Le récapitulatif de paie est la vue finale. Il regroupe les entrées de temps par personne à l’intérieur d’un cycle de paie (la longueur du cycle vient de ta fréquence de paie dans les réglages de l’entreprise) et totalise les heures normales, les paliers d’heures supplémentaires, les majorations, les absences payées et non payées, la bonification en temps et le salaire brut. Par défaut, le rapport inclut les entrées Publiées, Confirmées et Approuvées — filtre sur Approuvées uniquement pour un export propre et validé.
Exporte le rapport en CSV, XLSX ou PDF et remets-le à ton prestataire de paie.
Le paiement lui-même n’a pas de statut — une fois l’export fait, le prestataire de paie prend le relais.
Ce qui se verrouille derrière toi, dans l’ordre#
État |
Ce que tu peux encore changer |
|---|---|
Brouillon |
Tout |
Publié |
Tout ; les modifications notifient les collaborateurs |
Confirmé |
Heures, pauses, attribution ; la confirmation peut être annulée (modifier les heures l’efface) |
Approuvé |
Rien, jusqu’à ce que l’approbation soit retirée |
Quand un enregistrement est refusé, retire l’approbation de l’entrée. Voir Pourquoi un shift ne peut pas être modifié ou supprimé.
Les autres personnes du flux#
Collaborateur en shifts — ne voit le shift qu’après publication. Peut confirmer ses propres heures (le plus souvent en timbrant le départ à la borne) ou les faire confirmer par un manager en son nom.
Manager — publie, approuve, exporte.
Administrateur / Propriétaire — configure la fréquence de paie, l’année d’absence et les règles de travail sur lesquelles reposent les totaux de l’export.