So änderst du das Enddatum einer Abwesenheit#
Für: Manager | Mitarbeitende | Admin Du brauchst: Einen Abwesenheitsantrag mit Status ‚Ausstehend‘ oder ‚Bestätigt‘.
Du verschiebst das Enddatum einer Abwesenheit — nach hinten zum Verlängern, nach vorn zum Verkürzen — statt einen zweiten Antrag zu stellen. Wer am zweiten Tag noch krank ist, ändert die Abwesenheit, die er schon hat: ein Datensatz, eine Freigabe, ein Krankheitsfall. Shiftavo berechnet die Stunden neu, verschiebt den Kalenderblock und korrigiert das Abwesenheitsjournal in einem Schritt.
Verkürzen wirkt immer sofort. Verlängern hängt von der Abwesenheitsrichtlinie ab — siehe Was beim Verlängern passiert weiter unten.
Die Abwesenheit öffnen#
Die Aktion sitzt an der Abwesenheit, überall wo diese angezeigt wird. Nimm einfach den Bildschirm, auf dem du gerade bist.
Where you are |
What to click |
|---|---|
‚My availability‘ or the availability list |
The block, then ‚Change end date‘ at the top of the page |
The availability edit form (locked, because leave is live) |
‚Change end date‘ at the top of the form |
The sidebar, Company → Time & leave → Leave requests |
The row, then ‚Change end date‘ |
Who you are |
What to tap |
|---|---|
The person who’s away |
More → ‚Availability‘, the block, then ‚Change end date‘ |
The manager |
More → Manager → ‚Leave requests‘, the request, then ‚Change end date‘ |
Die abwesende Person kann nur eine Abwesenheit ändern, die sie selbst erfasst hat. Bei einer, die ihr Manager erfasst hat, bietet die App kein ‚Enddatum ändern‘ an, und die Web-App antwortet ‚Bitte deinen Manager, diese Abwesenheit zu ändern.‘
Das neue Ende wählen#
Der Dialog ‚Enddatum ändern‘ öffnet sich, mit dem aktuellen Zeitraum der Abwesenheit in der ersten Zeile.
Wähl im Feld ‚Neues Enddatum‘ den letzten Tag, den die Abwesenheit abdecken soll.
Klick auf ‚Speichern‘.
Die Datumsauswahl öffnet sich auf dem aktuellen letzten Tag der Abwesenheit. Früher als der Starttag der Abwesenheit geht nicht.
Wähl den letzten Tag, den die Abwesenheit abdecken soll — bei einer stundenweisen Abwesenheit wählst du auch eine Uhrzeit.
Bestätige.
Bemerkung
Das Datum, das du wählst, ist der letzte freie Tag, nicht der Tag der Rückkehr. Bei einer stundenweisen Abwesenheit verschiebt sich nur das Datum — die Uhrzeit des Endes bleibt, wie sie war.
Was beim Verlängern passiert#
Die Abwesenheitsrichtlinie entscheidet, über ihre Einstellung Verlängerung braucht Freigabe — pro Antrag stellst du nichts ein:
- Verlängerung ohne Freigabe (bei Richtlinien je Fall ab Werk so eingestellt — Krankheit und Ähnliches)
Wirkt sofort. Die Abwesenheit behält den Status ‚Bestätigt‘ und bleibt gebucht, sodass die zusätzlichen Tage die Planung sofort blockieren — worum es genau geht, wenn jemand krank zu Hause ist. Hat die mitarbeitende Person die Änderung selbst gemacht, geht der Antrag mit der Markierung ‚Verlängert‘ zur Kenntnisnahme zurück in die Liste des Managers (siehe So nimmst du eine verlängerte Abwesenheit zur Kenntnis).
- Verlängerung mit Freigabe (Ferien und die meisten Saldo-Richtlinien)
Die zusätzlichen Tage werden zu einem neuen Abwesenheitsantrag im Status ‚Ausstehend‘, verknüpft mit dem ursprünglichen und nur über die ergänzten Tage. Die ursprüngliche Abwesenheit und ihre Saldobuchung bewegen sich erst, wenn der neue Antrag freigegeben ist. Eine Abwesenheitsart ohne konfigurierte Richtlinie geht immer diesen Weg.
Verkürzen und jede Änderung an einem Antrag, der noch ‚Ausstehend‘ ist, wirken immer sofort — eine Abwesenheit zu kürzen braucht nie eine Freigabe.
Tipp
Die neue Zeitspanne wird erneut gegen ‚Max. Stunden pro Antrag‘ der Richtlinie geprüft, gezählt ab dem Beginn der ursprünglichen Abwesenheit, wenn dieser Antrag einen früheren verlängert — eine Verlängerung, die die Abwesenheit über diese Grenze hebt, wird abgelehnt. Ebenso ein neues Ende nach dem Austrittsdatum der Person: ‚Eine Abwesenheit kann nicht über das Austrittsdatum hinausgehen.‘
Was in beiden Fällen passiert#
Die Stunden werden für den neuen Zeitraum neu berechnet, und das Abwesenheitsjournal wird korrigiert — die alte Buchung wird storniert und durch eine einzige neue ersetzt, sodass der Saldo nie doppelt zählt.
Der Kalenderblock wandert mit dem Antrag mit, sodass Abdeckung, Konflikte und Dienstplan alle die neuen Daten sehen.
Bei einer freigegebenen Abwesenheit wird die jeweils andere Seite benachrichtigt: Ändert die mitarbeitende Person selbst, erfahren es die Manager, die ihre Abwesenheiten prüfen; ändert ein Manager, erfährt es die mitarbeitende Person.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Die Abwesenheit lädt neu, mit neuem Zeitraum und aktualisierten Stunden. Ging die Verlängerung stattdessen zur Freigabe, siehst du einen neuen Antrag mit ‚Ausstehend‘, der nur die ergänzten Tage abdeckt, während das Original weiter seine alten Daten zeigt.
Tipp
Kommt ‚Diese Abwesenheit endet bereits zu diesem Zeitpunkt.‘? Das gewählte Datum ist das bestehende — der Dialog füllt das aktuelle Ende vor, änder es also vor dem Speichern.