So teilst du Personen automatisch zu

So teilst du Personen automatisch zu#

Für: Manager Du brauchst: Schichten, die im gewünschten Zeitraum bereits angelegt sind, und Personen, die an diesem Standort die passende Position innehaben — siehe Personen.

Lass Shiftavo vorschlagen, wer welche Schicht übernimmt — über eine ganze Woche oder einen ganzen Monat. Das Ergebnis sind ganz normale Zuteilungen im Entwurf: nichts ist veröffentlicht, nichts ist endgültig, und du kannst danach alles im Kalender ändern.

Einen Durchlauf starten#

  1. Öffne Planung → Kalender.

  2. Klick in der Werkzeugleiste auf ‚Automatische Zuteilung‘ — das Dialogfenster ‚Automatische Zuteilung‘ öffnet sich.

  3. Setz ‚Von‘ und ‚Bis‘. Beide Tage sind eingeschlossen. Ein einzelner Durchlauf umfasst höchstens 8 Wochen, und ein Zeitraum, der schon vorbei ist, lässt sich nicht ausführen.

  4. Wähl bei Bedarf einen ‚Standort‘. Lass ‚Alle zugänglichen Standorte‘ stehen, um überall gleichzeitig zu planen — dafür brauchst du eine Rolle mit dem Zugriffsbereich ‚Ganzes Unternehmen‘. Ist deine Rolle auf die ihr zugeordneten Standorte beschränkt, wähl einen davon; sonst startet der Durchlauf nicht, und du siehst „Wähle einen Standort, den du verwaltest.“

  5. Wähl, wie weit der Durchlauf in veröffentlichte Schichten hineingreifen darf — die Voreinstellung ist die sichere.

  6. Aktivier ‚Das gewohnte Team behalten‘, um die Personen zu bevorzugen, die die passenden Schichten in der letzten Periode gearbeitet haben. Standardmässig ist es aus.

  7. Wenn dein Unternehmen mit Bedarfsprognosen arbeitet, entscheide, ob die Prognose die Sollbesetzung jeder Schicht festlegt und ob sie über das Maximum der Position hinausgehen darf. Sonst werden diese zwei Kontrollkästchen nicht angezeigt.

  8. Klick auf ‚Generieren‘.

Jede der sechs Optionen ist in Was jede Option im Dialog bewirkt erklärt, mit einem Beispiel, das durch alle läuft.

Du landest auf der Laufseite, die sich selbst aktualisiert, während der Solver arbeitet. Eine typische Woche dauert ein paar Sekunden.

Bemerkung

Du brauchst die Berechtigung, Personen Schichten zuzuteilen. Wenn du den Button ‚Automatische Zuteilung‘ nicht siehst, bitte einen Admin, deine Rolle zu prüfen.

Prüfen, was er vorgeschlagen hat#

Wenn der Durchlauf fertig ist, bekommst du eine Zusammenfassung — wie viele Zuteilungen hinzugekommen und entfernt worden sind und wie viele Fehler und Warnungen das Ergebnis mit sich bringt — plus eine Tabelle mit jeder einzelnen Änderung. Siehe So liest du den Laufbericht.

Lies den Bericht, bevor du veröffentlichst. Der Durchlauf hält sich an harte Regeln, aber er kann nicht wissen, dass die neue Person vom Dienstag nicht allein die Schlussschicht machen sollte.

Anpassen und veröffentlichen#

  1. Klick im Bericht auf eine beliebige Schicht, um sie zu öffnen, oder geh zurück zum Kalender.

  2. Ändere Zuteilungen wie gewohnt — was der Durchlauf ausgibt, sind ganz normale Zuteilungen im Entwurf.

  3. Veröffentliche wie gewohnt, wenn du zufrieden bist. Siehe Veröffentlichungshorizont.

Tipp

Lass ihn so oft laufen, wie du willst. Ein zweiter Durchlauf plant denselben Zeitraum von Grund auf neu — wenn du seither Schichten angelegt hast oder sich eine Verfügbarkeit geändert hat, generier einfach nochmal.

Prüfen, ob es geklappt hat#

Der Kalender für diesen Zeitraum zeigt Personen auf Schichten, die vorher leer waren, und die Laufseite listet jede dieser Zuteilungen unter ‚Was sich geändert hat‘.