Was jede Option im Dialog bewirkt#
Für: Manager Du brauchst: Nichts.
Das Dialogfenster ‚Automatische Zuteilung‘ hat sechs Optionen. Drei legen fest, wie weit ein Durchlauf in veröffentlichte Schichten hineingreifen darf, zwei bestimmen, wie die Bedarfsprognose die Sollbesetzung jeder Schicht festlegt, und eine bevorzugt das Team der letzten Periode. Dieser Artikel erklärt jede einzelne und lässt dann einen Freitag durch alle laufen, damit du genau siehst, was sich ändert.
Das Beispiel#
Dein Unternehmen arbeitet mit Bedarfsprognosen. Die Position Barkeeper ist auf Minimum 1, Soll 2, Maximum 3 eingestellt. Du generierst von Montag bis Sonntag, und es sind genug Barkeeper verfügbar.
Am Freitag gibt es zwei Barkeeper-Schichten:
Abend, 16:00 – 22:00 — veröffentlicht. Maria ist eingeteilt; der zweite Platz ist leer, seit Tom sich krankgemeldet hat.
Nacht, 18:00 – 02:00 — ein Entwurf, noch niemand eingeteilt.
Die Prognose verlangt zur Spitze um 21:00 Uhr 7 Barkeeper. Beide Schichten decken diese Stunde ab, also teilt der Durchlauf die 7 nach Länge zwischen ihnen auf, statt jeder 7 zu geben: Abend 3, Nacht 4.
Letzten Freitag hat Jonas die Schicht Nacht gearbeitet.
Mit den Voreinstellungen — ‚Nur unveröffentlichte Schichten‘, ‚Nach Bedarfsprognose besetzen‘ angekreuzt, die anderen beiden nicht — lässt der Durchlauf Abend unangetastet und setzt 3 Personen als Entwurf auf Nacht. Jeder Abschnitt unten ändert eine Option und sagt, was sich bewegt.
‚Nur unveröffentlichte Schichten‘#
Die Voreinstellung, und die sichere. Nur Schichten im Entwurf werden besetzt. Personen auf veröffentlichten Schichten zählen trotzdem — ihre Stunden füllen ihre Wochenhöchstarbeitszeit und ihre Ruhefenster —, aber nichts, was dein Team sieht, ändert sich, und niemand wird benachrichtigt. Löcher in einer bereits veröffentlichten Woche bleiben leer.
Im Beispiel: Abend wird nicht angefasst. Maria bleibt, der leere Platz bleibt leer. Nacht bekommt 3 Personen als Entwurf: Ihr Prognoseanteil ist 4, aber das Maximum der Position von 3 deckelt ihn.
‚Auch Lücken auf veröffentlichten Schichten füllen‘#
Schichten im Entwurf plus die leeren Plätze auf veröffentlichten. Niemand wird je entfernt. Wer neu hinzukommt, sieht die Schicht sofort und wird benachrichtigt: Verlangt dein Unternehmen die Schichtannahme und hat die Schicht noch nicht begonnen, wird die Person gebeten, sie anzunehmen, sonst erfährt sie, dass sie zugeteilt wurde. Das ist die Option für „jemand hat sich krankgemeldet, und in einer Woche, die das Team schon sieht, klafft ein Loch“. Eine Schicht, die du schon als offene Schicht in die Schichtbörse gestellt hast, bleibt unangetastet, solange dieses Angebot noch Antworten annimmt.
Im Beispiel: Abend wird auf 3 aufgefüllt. Maria bleibt, und zwei Personen kommen dazu. Beide werden benachrichtigt, sobald der Durchlauf fertig ist — mit einer Annahmeanfrage, falls dein Unternehmen die Schichtannahme verlangt. Nacht: wie zuvor.
‚Auch veröffentlichte Schichten neu zuteilen‘#
Veröffentlichte Schichten werden wie Entwürfe neu geplant, es kann also jemand eine Schicht verlieren, mit der er schon gerechnet hat. Wer abgezogen wird, wird sofort benachrichtigt; wer dazukommt, wird wie oben benachrichtigt. Wer bereits eingestempelt hat, wessen Stunden freigegeben sind oder wer die Schicht in die Schichtbörse gestellt hat, wird nie verschoben.
Im Beispiel: Abend wird neu geplant. Maria behält ihren Platz, ausser ihr Wechsel bringt einen deutlich besseren Plan; wer entfernt wird, erfährt es sofort, und wer dazukommt, wird wie oben benachrichtigt. Nacht: wie zuvor.
Warnung
Bei den beiden letzten Optionen sieht dein Team die Änderungen, und allfällige Benachrichtigungen gehen raus, sobald der Durchlauf fertig ist. Dazwischen gibt es keinen Prüfschritt. Wenn du unsicher bist, generier zuerst mit der Voreinstellung und schau dir das Ergebnis an.
‚Nach Bedarfsprognose besetzen‘#
Standardmässig angekreuzt und nur sichtbar, wenn die Bedarfsprognose für dein Unternehmen eingeschaltet ist. Das Soll jeder Schicht kommt aus der Prognose für die Stunden, die sie abdeckt, statt aus der Sollbesetzung der Position. Schichten, die sich überschneiden, teilen die Prognose unter sich auf, damit zwei gleichzeitige Schichten nicht beide dieselben Leute beanspruchen. Eine Schicht, deren Stunden oder Position keine Prognose abdeckt, fällt auf die Besetzung der Position zurück.
Im Beispiel, nicht angekreuzt: Die Prognose wird ignoriert, und beide Schichten zielen auf die 2 der Position. Nacht bekommt 2 statt 3, und das Loch bei Abend ist ein einzelner Platz — der leer bleibt, solange keine Option für veröffentlichte Schichten aktiv ist.
‚Obergrenzen der Position überschreiten‘#
Standardmässig aus. Normalerweise wird keine Schicht über die Maximalbesetzung der Position hinaus besetzt, auch wenn die Prognose mehr verlangt. Kreuz das an, damit die Prognose gewinnt — nur bei den Schichten, wo sie das Maximum übersteigt. Ohne ‚Nach Bedarfsprognose besetzen‘ ändert es nichts: Es gibt kein Prognose-Soll, das überschritten werden könnte.
Im Beispiel, angekreuzt: Der Prognoseanteil von Nacht liegt mit 4 über dem Maximum von 3, also bekommt Nacht 4. Abend bleibt unverändert — ihr Anteil von 3 liegt innerhalb der Grenze.
‚Das gewohnte Team behalten‘#
Standardmässig aus. Wer in der letzten Periode dieselbe Schicht gearbeitet hat — gleicher Standort, gleiche Position, gleicher Wochentag, gleiche Startzeit und Länge, im gleich langen Zeitraum direkt vor deinem Bereich — wird dafür wieder bevorzugt. Nur eine Präferenz: Besetzung, Arbeitsrichtlinien und angegebene Verfügbarkeit gehen weiterhin vor, und wer diese Stunden als bevorzugt markiert hat, steht immer noch über dem gewohnten Team.
Im Beispiel, angekreuzt: Jonas hat letzten Freitag Nacht gearbeitet, also wird er diese Woche für Nacht bevorzugt — ausser jemand anderes hat um diese Stunden gebeten oder eine Regel blockiert ihn.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Die Zeile oben auf der Laufseite nennt die gewählte Reichweite — zum Beispiel „Besetzt unveröffentlichte Schichten von … bis …. Veröffentlichte Schichten werden nicht geändert.“ Unter ‚Was sich geändert hat‘ listet Nacht mit den Voreinstellungen 3 Personen und mit ‚Obergrenzen der Position überschreiten‘ 4; Zeilen für Abend erscheinen nur, wenn eine Option für veröffentlichte Schichten aktiv war, jede mit Live markiert. Mit ‚Das gewohnte Team behalten‘ ergänzt die Zusammenfassungszeile, wie viele Personen ihre gewohnten Schichten behalten haben.