Ce que fait chaque option de la boîte de dialogue#
Pour : Manager Il te faut : rien.
La boîte de dialogue “Attribution automatique” a six options. Trois décident jusqu’où une exécution peut toucher aux shifts publiés, deux décident comment la prévision de la demande fixe l’effectif cible de chaque shift, et une favorise l’équipe de la période précédente. Cet article explique chacune d’elles, puis fait passer un vendredi par toutes, pour que tu voies exactement ce qui change.
L’exemple#
Ton entreprise utilise la prévision de demande. Le poste Barman est réglé sur minimum 1, cible 2, maximum 3. Tu génères du lundi au dimanche, et assez de barmans sont disponibles.
Le vendredi compte deux shifts Barman :
Soir, 16:00 – 22:00 — publié. Maria y est ; la deuxième place est vide depuis que Tom s’est annoncé malade.
Nuit, 18:00 – 02:00 — un brouillon, personne dessus pour l’instant.
La prévision demande 7 barmans au pic de 21:00. Les deux shifts couvrent cette heure, donc l’exécution répartit les 7 entre eux selon leur durée au lieu d’en donner 7 à chacun : Soir 3, Nuit 4.
Vendredi dernier, Jonas a travaillé le shift Nuit.
Avec les réglages par défaut — “Shifts non publiés uniquement”, “Pourvoir selon la prévision de demande” coché, les deux autres décochés — l’exécution ne touche pas à Soir et met 3 personnes sur Nuit en brouillon. Chaque section ci-dessous change une option et dit ce qui bouge.
“Shifts non publiés uniquement”#
L’option par défaut, et la plus sûre. Seuls les shifts en brouillon sont pourvus. Les personnes sur des shifts publiés comptent quand même — leurs heures remplissent leur plafond hebdomadaire et leurs fenêtres de repos —, mais rien de ce que ton équipe voit ne change, et personne n’est notifié. Les trous d’une semaine déjà publiée restent vides.
Dans l’exemple : Soir n’est pas touché. Maria reste, la place vide reste vide. Nuit reçoit 3 personnes en brouillon : sa part de prévision est 4, mais le maximum du poste, 3, la plafonne.
“Pourvoir aussi les places vacantes des shifts publiés”#
Les shifts en brouillon plus les places vides des shifts publiés. Personne n’est jamais retiré. Toute personne nouvellement ajoutée voit le shift immédiatement et est notifiée : on lui demande de l’accepter si ton entreprise exige l’acceptation des shifts et que le shift n’a pas commencé, sinon on l’informe qu’elle a été ajoutée. C’est l’option pour « quelqu’un est tombé malade et il y a un trou dans une semaine que l’équipe voit déjà. » Un shift que tu as déjà publié sur la bourse aux shifts comme shift ouvert n’est pas touché tant que cette offre accepte encore des réponses.
Dans l’exemple : Soir est complété jusqu’à 3. Maria reste et deux personnes sont ajoutées. Toutes deux sont notifiées dès que l’exécution se termine — avec une demande d’acceptation si ton entreprise exige l’acceptation des shifts. Nuit : comme avant.
“Réattribuer aussi les shifts publiés”#
Les shifts publiés sont replanifiés comme des brouillons, donc quelqu’un peut perdre un shift sur lequel il comptait déjà. Toute personne retirée est notifiée immédiatement ; toute personne ajoutée est notifiée comme ci-dessus. Une personne qui a déjà timbré son arrivée, dont les heures sont approuvées ou qui a mis le shift sur la bourse aux shifts n’est jamais déplacée.
Dans l’exemple : Soir est replanifié. Maria garde sa place, sauf si la déplacer donne un plan nettement meilleur ; toute personne retirée l’apprend immédiatement, et toute personne ajoutée est notifiée comme ci-dessus. Nuit : comme avant.
Avertissement
Avec les deux dernières options, ton équipe voit les changements, et les éventuelles notifications partent, dès que l’exécution se termine. Il n’y a pas d’étape de relecture entre les deux. Si tu n’es pas sûr, génère d’abord avec l’option par défaut et regarde le résultat.
“Pourvoir selon la prévision de demande”#
Coché par défaut, et affiché seulement quand la prévision de demande est activée pour ton entreprise. La cible de chaque shift vient de la prévision pour les heures qu’il couvre, au lieu de l’effectif cible défini sur le poste. Les shifts qui se chevauchent se partagent la prévision, pour que deux shifts simultanés ne réclament pas tous les deux les mêmes personnes. Un shift dont aucune prévision ne couvre les heures ou le poste retombe sur les effectifs du poste.
Dans l’exemple, décoché : la prévision est ignorée et les deux shifts visent les 2 du poste. Nuit reçoit 2 au lieu de 3, et le trou de Soir est une seule place — qui reste vide tant qu’aucune option sur les shifts publiés n’est activée.
“Dépasser les limites du poste”#
Décoché par défaut. Normalement, un shift n’est jamais pourvu au-delà de l’effectif maximum du poste, même quand la prévision en demande plus. Coche cette option pour laisser gagner la prévision — seulement sur les shifts où elle dépasse le maximum. Sans “Pourvoir selon la prévision de demande”, elle ne change rien : il n’y a pas de cible de prévision à dépasser.
Dans l’exemple, coché : la part de prévision de Nuit, 4, dépasse le maximum de 3, donc Nuit reçoit 4. Soir ne change pas — sa part de 3 reste dans la limite.
“Garder l’équipe habituelle”#
Décoché par défaut. Les personnes qui ont travaillé le même shift la période précédente — même lieu, même poste, même jour de la semaine, même heure de début et même durée, sur la tranche de même longueur juste avant ta plage — sont favorisées pour le reprendre. Une préférence seulement : la couverture, les politiques de travail et les disponibilités déclarées passent toujours d’abord, et quelqu’un qui a marqué ces heures comme préférées reste devant l’équipe habituelle.
Dans l’exemple, coché : Jonas a travaillé Nuit vendredi dernier, il est donc favorisé pour Nuit cette semaine — sauf si quelqu’un d’autre a demandé ces heures, ou si une règle le bloque.
Vérifier que ça a marché#
La ligne en haut de la page d’exécution indique la portée que tu as choisie — par exemple « Pourvoit les shifts non publiés du … au …. Les shifts publiés ne sont pas modifiés. » Sous “Ce qui a changé”, Nuit liste 3 personnes avec les réglages par défaut et 4 avec “Dépasser les limites du poste” ; les lignes de Soir n’apparaissent que si une option sur les shifts publiés était activée, chacune marquée En direct. Avec “Garder l’équipe habituelle”, la ligne de récapitulatif ajoute combien de personnes ont gardé leurs shifts habituels.