Comment demander aux personnes d’accepter leurs shifts#
Pour : Administrateur Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur.
Tu peux demander aux personnes d’accepter ou de refuser chaque shift que tu publies — une confirmation légère indiquant qu’elles ont vu le shift et qu’elles seront là. L’option est désactivée par défaut ; active-la pour toute l’entreprise.
Ouvrir les réglages de l’entreprise#
Ouvre le menu du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Présence”.
Activer l’acceptation des shifts#
“Exiger l’acceptation des shifts” — quand l’option est activée, il est demandé à chaque personne attribuée à un shift publié de l’accepter ou de le refuser. Sa réponse (“En attente”, “Accepté” ou “Refusé”) s’affiche à côté de son nom sur le shift.
“Exiger un motif de refus” — quand l’option est activée, la personne doit indiquer un bref motif avant de pouvoir refuser. Laisse-la désactivée pour rendre le motif facultatif.
Clique sur “Enregistrer”.
Activer le réglage interroge tout de suite : toutes les personnes figurant sur un shift publié qui n’a pas encore commencé, et qui n’ont pas répondu, reçoivent une demande d’acceptation. Le désactiver remet chaque réponse de ces shifts à venir à “En attente” et efface tout motif de refus — les personnes qui ont déjà timbré leur arrivée ou dont les heures sont approuvées gardent la leur.
Note
L’acceptation est une confirmation avant le shift, et seul un shift publié peut recevoir une réponse. Une personne peut modifier sa réponse jusqu’au début du shift — une fois qu’il a commencé, qu’elle a timbré son arrivée ou que ses heures sont approuvées, la réponse est verrouillée. Publier un shift interroge les personnes attribuées pour la première fois. Si tu modifies ensuite l’horaire, le site ou le poste d’un shift, leur réponse repasse à “En attente”, tout motif de refus est effacé, et la question leur est posée à nouveau — sauf aux personnes dont le shift a déjà commencé ou qui ont timbré leur arrivée. Dépublier un shift réinitialise aussi la réponse de tout le monde.
Ce que voient les personnes#
Sur un shift publié à venir, la personne attribuée obtient un encadré “Ta réponse” avec des boutons “Accepter” et “Refuser”. Pour un shift répétitif, elle peut appliquer la réponse à cette occurrence, à celle-ci et aux suivantes, ou à toutes. Voir Comment accepter ou refuser un shift.
Quand quelqu’un refuse, les managers qui gèrent le site de ce shift sont notifiés, avec un lien vers le shift, pour que tu puisses organiser un remplacement. Le motif, s’il a été donné, s’affiche sur l’attribution de la personne — la notification elle-même ne le contient pas. Le reste de l’équipe ne le voit pas.
Quand tu donnes une attribution d’un shift publié à quelqu’un d’autre, la nouvelle personne commence sans réponse et doit accepter, et la personne que tu as retirée en est informée.
Avec “Exiger l’acceptation des shifts” désactivé, personne n’est sollicité — mais une personne que tu ajoutes à un shift déjà publié reçoit quand même une notification « Un shift t’a été attribué », sans rien à répondre. Le même avis est envoyé à une personne ajoutée à un shift déjà en cours, quel que soit le réglage. Publier des shifts n’envoie rien tant que le réglage est désactivé.
Astuce
Les RSVP d’événements généraux (J’y serai / Peut-être) n’ont pas besoin de ce réglage — ils sont toujours disponibles sur un événement général. “Exiger l’acceptation des shifts” ne contrôle que les shifts normaux.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre un shift publié à venir. Chaque personne attribuée affiche désormais un badge d’acceptation, et quiconque ouvre sa propre attribution voit l’encadré “Ta réponse”. Désactive le réglage et tout cela disparaît.