So bittest du Personen, ihre Schichten anzunehmen#
Für: Admin Du brauchst: Die Rolle Inhaber oder Admin.
Du kannst Personen bitten, jede Schicht, die du veröffentlichst, anzunehmen oder abzulehnen — eine leichtgewichtige Bestätigung, dass sie die Schicht gesehen haben und da sein werden. Die Funktion ist standardmässig deaktiviert; aktivier sie für das ganze Unternehmen.
Die Unternehmenseinstellungen öffnen#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Anwesenheit‘.
Die Schichtannahme einschalten#
‚Schichtannahme verlangen‘ — ist die Option aktiviert, wird jede Person, die einer veröffentlichten Schicht zugeteilt ist, gebeten, sie anzunehmen oder abzulehnen. Ihre Antwort (‚Ausstehend‘, ‚Angenommen‘ oder ‚Abgelehnt‘) erscheint neben ihrem Namen auf der Schicht.
‚Begründung bei Ablehnung verlangen‘ — ist die Option aktiviert, muss die Person eine kurze Begründung angeben, bevor sie ablehnen kann. Lass sie deaktiviert, damit die Begründung freiwillig ist.
Klick auf ‚Speichern‘.
Das Einschalten der Einstellung fragt sofort: Alle auf einer veröffentlichten Schicht, die noch nicht begonnen hat, die noch nicht geantwortet haben, erhalten eine Annahmeanfrage. Das Ausschalten setzt jede Antwort auf diesen kommenden Schichten auf ‚Ausstehend‘ zurück und löscht jeden Ablehnungsgrund — Personen, die schon eingestempelt haben oder deren Stunden freigegeben sind, behalten ihre.
Bemerkung
Die Annahme ist eine Bestätigung vor der Schicht, und beantworten lässt sich nur eine veröffentlichte Schicht. Eine Person kann ihre Antwort bis zum Beginn der Schicht ändern — sobald die Schicht begonnen hat, die Person eingestempelt hat oder ihre Stunden freigegeben sind, ist sie gesperrt. Beim Veröffentlichen einer Schicht werden die zugeteilten Personen zum ersten Mal gefragt. Änderst du später Zeit, Standort oder Position einer Schicht, springt ihre Antwort auf ‚Ausstehend‘ zurück, ein allfälliger Ablehnungsgrund wird gelöscht, und sie werden erneut gefragt — ausser Personen, deren Schicht schon begonnen hat oder die eingestempelt haben. Auch das Zurückziehen einer Schicht setzt alle Antworten zurück.
Was die Personen sehen#
Bei einer veröffentlichten, kommenden Schicht bekommt die zugeteilte Person eine Box ‚Deine Antwort‘ mit den Schaltflächen ‚Annehmen‘ und ‚Ablehnen‘. Bei einer wiederkehrenden Schicht kann sie die Antwort auf dieses Vorkommen, auf dieses und die folgenden oder auf alle anwenden. Siehe So nimmst du eine Schicht an oder lehnst sie ab.
Lehnt jemand ab, werden die Manager, die für den Standort dieser Schicht zuständig sind, mit einem Link zur Schicht benachrichtigt, damit du Ersatz organisieren kannst. Der Grund, falls einer angegeben wurde, steht bei der Zuteilung der Person — die Benachrichtigung selbst enthält ihn nicht. Der Rest des Teams sieht ihn nicht.
Gibst du eine Zuteilung auf einer veröffentlichten Schicht jemand anderem, startet die neue Person ohne Antwort und wird gebeten, anzunehmen, und die Person, die du entfernt hast, wird informiert.
Ist ‚Schichtannahme verlangen‘ ausgeschaltet, wird niemand gefragt — eine Person, die du einer bereits veröffentlichten Schicht zuteilst, erhält aber trotzdem die Benachrichtigung „Du wurdest einer Schicht zugeteilt“, ohne etwas beantworten zu müssen. Dieselbe Mitteilung geht an jemanden, der einer bereits laufenden Schicht zugeteilt wird, unabhängig von der Einstellung. Das Veröffentlichen von Schichten verschickt nichts, solange die Einstellung ausgeschaltet ist.
Tipp
Zu- und Absagen bei Terminen (Zusage / Vielleicht) brauchen diese Einstellung nicht — sie gibt es bei einem Termin immer. ‚Schichtannahme verlangen‘ steuert nur gewöhnliche Schichten.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne eine veröffentlichte, kommende Schicht. Jede zugeteilte Person zeigt jetzt ein Badge zur Annahme, und wer die eigene Zuteilung öffnet, sieht die Box ‚Deine Antwort‘. Schalt die Einstellung aus, und beides verschwindet.