Comment choisir le mode d’approbation des heures#
Pour : Administrateur Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur.
Tu vas choisir comment les heures travaillées sont validées dans ton entreprise : un manager les approuve seul, la personne confirme d’abord ses propres heures puis un manager approuve, ou Shiftavo les enregistre et les approuve tout seul. Le réglage s’applique à tout le monde.
Ouvrir les réglages de l’entreprise#
Ouvre le menu du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Présence”.
Choisir un mode#
Ouvre le menu déroulant “Mode d’approbation des heures” et choisis-en un :
“Approbation par le manager uniquement” — un manager approuve les heures. Une seule personne valide, et l’approbation n’attend jamais de confirmation.
“Confirmation de la personne + approbation du manager” — la personne confirme d’abord ses propres heures, puis un manager approuve. Un manager ne peut pas approuver une ligne tant qu’elle n’est pas confirmée. C’est le contrôle en deux étapes (quatre yeux).
“Automatique” — Shiftavo enregistre, confirme et approuve les heures lui-même. Voir ci-dessous.
Enregistrer#
Clique sur “Enregistrer”.
Note
Les nouvelles entreprises démarrent dans le mode qui correspond à leur pays : la Suisse, l’Allemagne, l’Autriche et la France utilisent par défaut “Confirmation de la personne + approbation du manager” ; l’Italie, le Royaume-Uni et les États-Unis utilisent par défaut l’approbation par le manager uniquement. Le changement de mode prend effet immédiatement et ne modifie pas les lignes déjà approuvées.
Astuce
Dans chaque mode, les personnes confirment le plus souvent en timbrant leur départ, sur leur téléphone ou au terminal — ce départ est leur confirmation. Dans le mode en deux étapes, un manager peut toujours confirmer à la place de quelqu’un, pour une personne absente ou partie. Voir Comment fonctionnent la confirmation et l’approbation.
Le mode Automatique#
En mode “Automatique”, Shiftavo prend en charge tout le flux positif. Chaque heure, il :
Enregistre les heures planifiées des shifts terminés que personne n’a timbrés, les confirme au nom du système, et exécute les acquisitions habituelles. Il ignore les shifts refusés et les shifts qui chevauchent une absence approuvée de la personne.
Approuve ces lignes, ainsi que les autres lignes qui ont une heure d’arrivée et une heure de départ — à condition que leur contrôle des pauses ne signale rien. Là où la politique de pauses pose les questions sur les pauses, un problème ne bloque plus une ligne dès qu’une réponse ou le motif d’un manager l’explique — voir Comment vérifier les réponses sur les pauses.
Il laisse de côté trois types de lignes : les lignes dont quelqu’un a retiré l’approbation, les lignes dont les heures enregistrées ont été effacées, et les heures que les personnes ont saisies elles-mêmes. Elles attendent l’intervention d’une personne — pour les heures saisies, un “Approuver” d’un manager.
Les départs timbrés par les personnes elles-mêmes et les corrections enregistrées confirment toujours leurs heures, comme dans les autres modes.
À utiliser là où le planning est le relevé — équipes salariées, ou petites entreprises où faire valider chaque ligne par un manager n’apporte rien.
Avertissement
Tant que le mode Automatique est actif, confirmer à la main est refusé pour les shifts terminés après le changement — sur le web, dans l’application mobile et via l’API publique. C’est tout l’intérêt du mode : les heures que personne n’a timbrées viennent du planning, il ne reste donc rien à confirmer pour personne.
Les managers peuvent toujours approuver eux-mêmes des lignes dès que les deux heures de timbrage sont enregistrées — par exemple une ligne que le balayage a retenue à cause d’un problème de pause — et une correction enregistrée par un manager approuve la ligne aussitôt.
“Retirer l’approbation” reste disponible comme porte de sortie. Ni le balayage ni une correction enregistrée n’approuvent une ligne dont tu as retiré l’approbation : corrige-la et clique toi-même sur “Approuver”. “Annuler la confirmation” n’est pas proposé dans ce mode : le prochain balayage enregistrerait à nouveau les heures planifiées.
Deux autres choses à savoir :
Ton historique est en sécurité. Le mode automatique ne regarde que les shifts terminés après que tu as activé le mode. L’activer ne balaie jamais ton historique pour l’approuver. Ces lignes plus anciennes peuvent toujours être confirmées et approuvées à la main.
Les départs estimés restent malgré tout écartés. Une ligne portant le badge “Départ timbré automatiquement (à vérifier)” est exclue de l’approbation automatique, exactement comme elle est refusée à l’approbation manuelle. Une personne doit tout de même vérifier ou corriger cette heure. Voir Comment activer le timbrage de départ automatique.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre Planification → Gestion → Feuille de temps.
Dans le mode à deux étapes, les lignes que personne n’a confirmées affichent “En attente de confirmation” à la place de “Approuver”.
En mode approbation par le manager uniquement, les lignes terminées proposent “Approuver” sans attendre de confirmation.
En mode Automatique, les lignes des shifts terminés après le changement ne proposent pas “Confirmer”, aucune ligne ne propose “Annuler la confirmation”, et en moins d’une heure les lignes des shifts terminés affichent “Approuvé” d’elles-mêmes — sauf celles retenues pour vérification.