Comment choisir le mode d’approbation des heures#
Pour : Administrateur Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur.
Tu vas choisir comment les heures travaillées sont validées dans ton entreprise : un manager les approuve seul, l’employé confirme d’abord ses propres heures puis un manager approuve, ou Shiftavo les enregistre et les approuve tout seul. Le réglage s’applique à tout le monde.
Ouvrir les réglages de l’entreprise#
Ouvre le menu déroulant du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Présence”.
Choisir un mode#
Ouvre le menu déroulant “Mode d’approbation des heures” et choisis-en un :
“Approbation par le manager uniquement” — un manager confirme les heures et les approuve. Une seule personne valide.
“Confirmation par l’employé + approbation du manager” — l’employé confirme d’abord ses propres heures, puis un manager approuve. Un manager ne peut pas approuver une ligne tant qu’elle n’est pas confirmée. C’est le contrôle à deux étapes (quatre yeux).
“Automatique” — personne ne valide à la main. Voir ci-dessous.
Enregistrer#
Clique sur “Enregistrer”.
Note
Les nouvelles entreprises démarrent dans le mode qui convient à leur pays : la Suisse, l’Allemagne, l’Autriche et la France sont par défaut en confirmation par l’employé + approbation du manager ; l’Italie, le Royaume-Uni et les États-Unis sont par défaut en approbation par le manager uniquement. Changer de mode prend effet immédiatement et ne modifie pas les lignes déjà approuvées.
Astuce
Dans le mode à deux étapes, les employés confirment le plus souvent en timbrant leur départ à la borne — ce timbrage de départ est leur confirmation. Un manager peut toujours confirmer au nom de quelqu’un pour un collaborateur absent ou parti. Voir Comment fonctionnent la confirmation et l’approbation.
Le mode Automatique#
En mode “Automatique”, Shiftavo prend en charge tout le flux positif. Chaque heure, il :
Enregistre les heures planifiées des shifts terminés que personne n’a pointés, les confirme, et exécute les acquisitions habituelles.
Approuve ces lignes, et approuve les lignes où une arrivée et un départ ont tous deux été timbrés.
À utiliser là où le planning est le relevé — équipes salariées, ou petites entreprises où faire valider chaque ligne par un manager n’apporte rien.
Avertissement
Tant que le mode Automatique est actif, confirmer et approuver à la main sont refusés — sur le web, dans l’application mobile et via l’API publique. C’est tout l’intérêt du mode : une seule autorité décide, si bien qu’on ne se demande jamais qui a validé.
Les actions d’annulation restent disponibles et constituent ta porte de sortie : “Retirer l’approbation” et “Annuler la confirmation” fonctionnent exactement comme avant, tu peux donc toujours reprendre une ligne, la corriger, et laisser le balayage suivant la reprendre.
Deux autres choses à savoir :
Ton historique est en sécurité. Le mode automatique ne regarde que les shifts terminés après que tu as activé le mode. L’activer ne balaie jamais ton historique pour l’approuver.
Les départs devinés restent en retrait. Une ligne portant le badge “Timbrage automatique du départ — à vérifier” est exclue de l’approbation automatique, exactement comme elle est refusée à l’approbation manuelle. Une personne doit toujours vérifier ou corriger cette heure. Voir Comment activer le timbrage de départ automatique.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre Planification → Gestion → Rapport d’heures.
Dans le mode à deux étapes, les lignes non confirmées affichent “En attente de confirmation” et l’action “Approuver” est désactivée jusqu’à leur confirmation.
En mode approbation par le manager uniquement, le rapport d’heures se présente exactement comme avant.
En mode Automatique, les actions “Confirmer” et “Approuver” sont refusées, et en moins d’une heure les lignes des shifts terminés affichent “Approuvé” d’elles-mêmes.