So wählst du den Modus der Zeitfreigabe#
Für: Admin Du brauchst: Die Rolle Inhaber oder Admin.
Du wählst, wie geleistete Stunden in deinem Unternehmen abgezeichnet werden: Ein Manager gibt sie allein frei, die Person bestätigt zuerst ihre eigenen Stunden und ein Manager gibt danach frei, oder Shiftavo erfasst und gibt sie selbst frei. Die Einstellung gilt für alle.
Die Unternehmenseinstellungen öffnen#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Anwesenheit‘.
Einen Modus wählen#
Öffne das Dropdown ‚Modus der Zeitfreigabe‘ und wähl einen aus:
‚Nur Freigabe durch Manager‘ — ein Manager gibt die Stunden frei. Eine Person zeichnet ab, und die Freigabe wartet nie auf eine Bestätigung.
‚Bestätigung durch Person + Freigabe durch Manager‘ — die Person bestätigt zuerst ihre eigenen Stunden, danach gibt ein Manager sie frei. Ein Manager kann eine Zeile erst freigeben, wenn sie bestätigt ist. Das ist die zweistufige Kontrolle (Vier-Augen-Prinzip).
‚Automatisch‘ — Shiftavo erfasst, bestätigt und gibt die Stunden selbst frei. Siehe unten.
Speichern#
Klick auf ‚Speichern‘.
Bemerkung
Neue Unternehmen starten im Modus, der zu ihrem Land passt: Die Schweiz, Deutschland, Österreich und Frankreich starten mit ‚Bestätigung durch Person + Freigabe durch Manager‘; Italien, das Vereinigte Königreich und die USA mit nur Freigabe durch Manager. Ein Wechsel des Modus wirkt sofort und verändert bereits freigegebene Zeilen nicht.
Tipp
In jedem Modus bestätigen die Personen meist, indem sie ausstempeln, am Handy oder am Terminal — dieses Ausstempeln ist ihre Bestätigung. Im zweistufigen Modus kann ein Manager immer stellvertretend bestätigen, wenn jemand abwesend oder ausgetreten ist. Siehe Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren.
Der automatische Modus#
Im Modus ‚Automatisch‘ übernimmt Shiftavo den ganzen positiven Ablauf. Jede Stunde:
Erfasst die geplanten Stunden für beendete Schichten, bei denen niemand gestempelt hat, bestätigt sie im Namen des Systems und führt die üblichen Zuwächse aus. Abgelehnte Schichten und Schichten, die sich mit einer freigegebenen Abwesenheit der Person überschneiden, überspringt er.
Gibt diese Zeilen frei und ebenso andere Zeilen, die ein Einstempeln und ein Ausstempeln haben — sofern ihre Pausenprüfung in Ordnung ist. Wo die Pausenrichtlinie die Pausenfragen stellt, hält ein Problem eine Zeile nicht mehr zurück, sobald eine Antwort oder der Grund eines Managers es erklärt — siehe So prüfst du Pausenantworten.
Drei Arten von Zeilen lässt er in Ruhe: Zeilen, deren Freigabe jemand zurückgenommen hat, Zeilen, deren erfasste Stunden gelöscht wurden, und Stunden, die Personen selbst eingetippt haben. Diese warten darauf, dass ein Mensch handelt — eingetippte Stunden auf das ‚Freigeben‘ eines Managers.
Das eigene Ausstempeln und gespeicherte Korrekturen bestätigen die Stunden der Personen weiterhin, wie in den anderen Modi.
Nimm ihn, wo der Plan die Aufzeichnung ist — bei Teams im Monatslohn oder in kleinen Unternehmen, wo das Abzeichnen jeder Zeile durch eine Managerin oder einen Manager nichts bringt.
Warnung
Solange der automatische Modus an ist, wird Bestätigen von Hand verweigert für Schichten, die nach der Umstellung geendet haben — im Web, in der App und über die öffentliche API. Genau das ist der Sinn des Modus: Stunden, die niemand gestempelt hat, kommen aus dem Dienstplan, also bleibt für niemanden etwas zu bestätigen.
Manager können Zeilen weiterhin selbst freigeben, sobald beide Stempelzeiten erfasst sind — etwa eine Zeile, die der Durchlauf wegen eines Pausenproblems zurückgehalten hat —, und speichert ein Manager eine Korrektur, gibt das die Zeile sofort frei.
‚Freigabe zurücknehmen‘ bleibt als Notausgang verfügbar. Weder der Durchlauf noch eine gespeicherte Korrektur gibt eine Zeile frei, deren Freigabe du zurückgenommen hast — korrigier sie also und klick selbst auf ‚Freigeben‘. ‚Bestätigung zurücknehmen‘ gibt es in diesem Modus nicht: Der nächste Durchlauf würde die geplanten Stunden wieder erfassen.
Zwei Dinge solltest du noch wissen:
Deine Historie ist sicher. Der automatische Modus schaut nur auf Schichten, die nach dem Einschalten geendet haben. Das Einschalten fegt nie durch deine Vergangenheit und gibt sie frei. Diese älteren Zeilen lassen sich weiterhin von Hand bestätigen und freigeben.
Geschätzte Ausstempelzeiten bleiben trotzdem zurückgehalten. Eine Zeile mit dem Badge ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘ wird von der automatischen Freigabe ausgenommen, genau wie sie bei der manuellen Freigabe abgelehnt wird. Eine Person muss diese Zeit trotzdem prüfen oder korrigieren. Siehe So schaltest du das automatische Ausstempeln ein.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne Planung → Verwaltung → Zeiterfassung.
Im zweistufigen Modus zeigen Zeilen, die niemand bestätigt hat, ‚Wartet auf Bestätigung‘ an der Stelle von ‚Freigeben‘.
Im Modus nur mit Managerfreigabe bieten beendete Zeilen ‚Freigeben‘ an, ohne auf eine Bestätigung zu warten.
Im Modus Automatisch bieten Zeilen für Schichten, die nach der Umstellung geendet haben, kein ‚Bestätigen‘ an, keine Zeile bietet ‚Bestätigung zurücknehmen‘ an, und innerhalb einer Stunde stehen die Zeilen beendeter Schichten von selbst auf ‚Freigegeben‘ — ausser jenen, die zur Prüfung zurückgehalten werden.