So wählst du den Modus der Zeitfreigabe#
Für: Admin Du brauchst: Die Rolle Inhaber oder Admin.
Du wählst, wie die gearbeiteten Stunden in deinem Unternehmen abgezeichnet werden: eine Managerin oder ein Manager gibt sie allein frei, die mitarbeitende Person bestätigt ihre Stunden zuerst selbst und danach gibt eine Managerin oder ein Manager frei, oder Shiftavo erfasst und gibt sie von selbst frei. Die Einstellung gilt für alle.
Die Unternehmenseinstellungen öffnen#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Anwesenheit‘.
Einen Modus wählen#
Öffne das Dropdown ‚Modus der Zeitfreigabe‘ und wähl einen aus:
‚Nur Freigabe durch Manager‘ — eine Managerin oder ein Manager bestätigt die Stunden und gibt sie frei. Eine Person zeichnet ab.
‚Bestätigung durch Mitarbeitende + Freigabe durch Manager‘ — die mitarbeitende Person bestätigt ihre Stunden zuerst selbst, danach gibt eine Managerin oder ein Manager frei. Eine Freigabe ist erst möglich, wenn die Zeile bestätigt ist. Das ist die zweistufige Kontrolle nach dem Vieraugenprinzip.
‚Automatisch‘ — niemand zeichnet von Hand ab. Siehe unten.
Speichern#
Klick auf ‚Speichern‘.
Bemerkung
Neue Unternehmen starten in dem Modus, der zu ihrem Land passt: Schweiz, Deutschland, Österreich und Frankreich starten mit Bestätigung durch Mitarbeitende + Freigabe durch Manager; Italien, Grossbritannien und die USA mit nur Freigabe durch Manager. Ein Wechsel des Modus wirkt sofort und ändert nichts an bereits freigegebenen Zeilen.
Tipp
Im zweistufigen Modus bestätigen Mitarbeitende am häufigsten dadurch, dass sie am Kiosk ausstempeln — dieses Ausstempeln ist ihre Bestätigung. Eine Managerin oder ein Manager kann für eine abwesende oder ausgetretene Person immer stellvertretend bestätigen. Siehe Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren.
Der automatische Modus#
Im Modus ‚Automatisch‘ übernimmt Shiftavo den ganzen positiven Ablauf. Jede Stunde:
Erfasst die geplanten Stunden für beendete Schichten, bei denen niemand gestempelt hat, bestätigt sie und führt die üblichen Ansammlungen aus.
Gibt diese Zeilen frei und gibt Zeilen frei, bei denen sowohl ein- als auch ausgestempelt wurde.
Nimm ihn, wo der Plan die Aufzeichnung ist — bei Teams im Monatslohn oder in kleinen Unternehmen, wo das Abzeichnen jeder Zeile durch eine Managerin oder einen Manager nichts bringt.
Warnung
Solange der automatische Modus an ist, werden Bestätigen und Freigeben von Hand verweigert — im Web, in der mobilen App und über die öffentliche API. Genau das ist der Sinn des Modus: Eine Instanz entscheidet, sodass nie eine Frage offenbleibt, wer abgezeichnet hat.
Die Aktionen zum Zurücknehmen bleiben verfügbar und sind dein Notausgang: ‚Freigabe zurücknehmen‘ und ‚Bestätigung zurücknehmen‘ funktionieren genau wie zuvor, sodass du eine Zeile jederzeit zurückholen, in Ordnung bringen und vom nächsten Durchlauf aufnehmen lassen kannst.
Zwei Dinge solltest du noch wissen:
Deine Historie ist sicher. Der automatische Modus schaut nur auf Schichten, die nach dem Einschalten geendet haben. Das Einschalten fegt nie durch deine Vergangenheit und gibt sie frei.
Geschätzte Ausstempelungen bleiben weiterhin liegen. Eine Zeile mit der Markierung ‚Automatisch ausgestempelt — prüfen‘ wird von der automatischen Freigabe ausgenommen, genau wie sie für die manuelle Freigabe verweigert wird. Diese Zeit muss weiterhin eine Person prüfen oder korrigieren. Siehe So schaltest du das automatische Ausstempeln ein.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne Planung → Management → Stundenrapport.
Im zweistufigen Modus zeigen unbestätigte Zeilen ‚Wartet auf Bestätigung‘, und die Aktion ‚Freigeben‘ ist deaktiviert, bis sie bestätigt sind.
Im Modus mit reiner Managerfreigabe sieht der Stundenrapport genau aus wie zuvor.
Im Modus Automatisch werden die Aktionen ‚Bestätigen‘ und ‚Freigeben‘ verweigert, und innerhalb einer Stunde stehen die Zeilen beendeter Schichten von selbst auf ‚Freigegeben‘.