Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren#
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Gearbeitete Stunden durchlaufen zwei Schritte, bevor sie in die Lohnabrechnung kommen: Jemand bestätigt, dass die Stunden stimmen, danach gibt eine Managerin oder ein Manager sie frei. Dieser Artikel erklärt, wer welchen Schritt macht und worin sich die zwei unternehmensweiten Modi unterscheiden.
Die zwei Modi#
Der Modus wird einmal unter Unternehmenseinstellungen → Zeitfreigabe gesetzt — siehe So wählst du den Modus der Zeitfreigabe. Er gilt für das ganze Unternehmen.
Nur Freigabe durch Manager. Eine Managerin oder ein Manager bestätigt die Stunden (oder sie werden automatisch erfasst) und gibt sie frei. Eine Person zeichnet ab. Das ist der einfachere Ablauf.
Bestätigung durch Mitarbeitende + Freigabe durch Manager (doppelte Freigabe). Die mitarbeitende Person bestätigt ihre Stunden zuerst selbst — sie sagt dir damit: „Ja, das sind die Stunden, die ich gearbeitet habe.“ Erst danach kann eine Managerin oder ein Manager freigeben. Das ist die Kontrolle nach dem Vieraugenprinzip: Wer gearbeitet hat und wer zahlt, zeichnen beide ab.
Bemerkung
Neue Unternehmen starten in dem Modus, der zu ihrem Land passt. Schweiz, Deutschland, Österreich und Frankreich starten mit doppelter Freigabe (das Gesetz macht den Arbeitgeber für die Erfassung der Stunden jeder Person verantwortlich, und die Selbstdeklaration der Mitarbeitenden ist der übliche Weg, das zu erfüllen). Italien, Grossbritannien und die USA starten mit nur Freigabe durch Manager. Wechseln kannst du jederzeit.
Wer bestätigt#
Die mitarbeitende Person, für ihre eigenen Stunden. Am häufigsten über den Kiosk: Stempelt jemand am Tablet aus, ist dieses Ausstempeln die Bestätigung — siehe So nutzt eine mitarbeitende Person den Kiosk. Im Web kann eine mitarbeitende Person ihre eigenen beendeten Schichten in ihrem Stundenrapport bestätigen.
Eine Managerin oder ein Manager, stellvertretend für die mitarbeitende Person. Sie können jede Zeile an ihren Standorten bestätigen — nimm das, wenn jemand ausgetreten ist, krank ist oder schlicht an kein Gerät kommt. Die Zeile hält fest, dass du bestätigt hast (nicht die mitarbeitende Person), sodass stellvertretende Bestätigungen sichtbar bleiben. Das ist der Notausgang: Keine Zeile hängt je an einer Bestätigung fest, die nicht stattfinden kann.
Was die Bestätigung bewirkt#
Eine Zeile zu bestätigen bewirkt in beiden Modi:
Erfasst die gearbeiteten Stunden. Wurde nichts gestempelt, füllt Shiftavo sie aus den geplanten Zeiten („wie geplant gearbeitet“).
Löst die Ansammlungen für Abwesenheit und Zeitgutschrift aus — siehe Abwesenheitsanträge und Zeitgutschrift.
Setzt den Status auf ‚Bestätigt‘.
Liegen die Stunden innerhalb deiner Toleranz für die automatische Freigabe, wird die Zeile automatisch freigegeben — siehe Automatische Ansammlung der Nachtarbeitsgutschrift.
Die Sperre vor der Freigabe (nur bei doppelter Freigabe)#
Im Modus mit doppelter Freigabe kann eine Managerin oder ein Manager eine Zeile erst freigeben, wenn sie bestätigt ist. Eine Abkürzung „ohne Bestätigung freigeben“ gibt es nicht — an dieser Sperre kommt nur eine echte Bestätigung vorbei, durch die mitarbeitende Person oder stellvertretend durch die Vorgesetzten. Bis dahin zeigt die Zeile ‚Wartet auf Bestätigung‘, und die Aktion ‚Freigeben‘ ist deaktiviert. Im Modus mit reiner Managerfreigabe gibt es keine Sperre — du bestätigst und gibst frei wie immer.
Warnung
Bearbeitest du die Stempelzeiten einer Zeile, verfällt ihre Bestätigung — die Zeile muss erneut bestätigt werden, bevor sie freigegeben werden kann. Das hält das Abzeichnen ehrlich: Niemand kann die Stunden nach der Bestätigung ändern, ohne dass jemand neu bestätigt.