Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren#
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Geleistete Stunden durchlaufen zwei Schritte, bevor sie in die Lohnabrechnung kommen: Jemand bestätigt, dass die Stunden stimmen, danach werden sie freigegeben. Dieser Artikel erklärt, wer welchen Schritt macht und worin sich die drei unternehmensweiten Modi unterscheiden.
Die drei Modi#
Der Modus wird im Dropdown-Menü ‚Modus der Zeitfreigabe‘ der Unternehmenseinstellungen gesetzt — siehe So wählst du den Modus der Zeitfreigabe. Er gilt für das ganze Unternehmen.
Nur Freigabe durch Manager. Ein Manager gibt die Stunden frei. Bestätigungen gibt es trotzdem, die meisten entstehen beim Ausstempeln, aber die Freigabe wartet nie darauf. Eine Person zeichnet ab. Das ist der einfachere Ablauf.
‚Bestätigung durch Person + Freigabe durch Manager‘ (doppelte Freigabe). Die Person bestätigt zuerst ihre eigenen Stunden — sie sagt dir damit: „Ja, das sind die Stunden, die ich gearbeitet habe.“ Erst danach kann ein Manager freigeben. Das ist die Vier-Augen-Kontrolle: Wer gearbeitet hat und wer zahlt, zeichnen beide ab.
‚Automatisch‘. Ein stündlicher Durchlauf erfasst die geplanten Stunden von Schichten, bei denen niemand gestempelt hat, bestätigt sie im Namen des Systems und gibt beendete Zeilen frei. Niemand bestätigt von Hand — ein Versuch wird mit „Die Zeitfreigabe erfolgt automatisch — eine manuelle Bestätigung ist nicht verfügbar.“ abgelehnt —, ausser bei Schichten, die vor dem Einschalten des Modus geendet haben. Die Zeilen, die der Durchlauf zur Prüfung zurückhält, etwa Stunden, die Personen selbst eingetippt haben, gibt ein Manager frei.
Bemerkung
Neue Unternehmen starten in dem Modus, der zu ihrem Land passt. Schweiz, Deutschland, Österreich und Frankreich starten mit doppelter Freigabe (das Gesetz macht den Arbeitgeber für die Erfassung der Stunden jeder Person verantwortlich, und die Selbstdeklaration der Mitarbeitenden ist der übliche Weg, das zu erfüllen). Italien, Grossbritannien und die USA starten mit nur Freigabe durch Manager. Wechseln kannst du jederzeit.
Wer bestätigt#
Die Person selbst, beim Ausstempeln. In jedem Modus ist ein selbst ausgelöstes Ausstempeln — in der App oder am Terminal — ihre Bestätigung, siehe So nutzt eine mitarbeitende Person das Terminal. Das gilt auch für ihre Antwort, wenn Shiftavo fragt, wann sie eine Schicht beendet hat, bei der sie das Ausstempeln vergessen hat, siehe Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst.
Die Person selbst, in der Zeiterfassung. Im Web oder in der App kann eine mitarbeitende Person ihre eigenen beendeten Schichten bestätigen — ausser im Modus ‚Automatisch‘, der für Schichten, die nach seinem Einschalten geendet haben, keine Aktion ‚Bestätigen‘ hat.
Wer korrigierte Zeiten speichert. Wer neue Stempelzeiten oder eine Pause auf einer beendeten Schicht speichert, bestätigt die Stunden in eigenem Namen, in jedem Modus. Ein zweiter Klick ist nicht nötig.
Ein Manager, stellvertretend für die Person. Ein Manager kann jede Zeile seiner Standorte bestätigen — nutz das, wenn jemand ausgetreten ist, krank ist oder schlicht an kein Gerät kommt. Die Zeile hält fest, dass du sie bestätigt hast (nicht die Person), stellvertretende Bestätigungen bleiben also sichtbar. Das ist die Notausfahrt: Eine Zeile bleibt nie in Erwartung einer Bestätigung stecken, die gar nicht möglich ist.
Shiftavo, im Modus ‚Automatisch‘. Stunden, die der Durchlauf aus dem Plan erfasst, tragen eine Systembestätigung statt der einer Person.
Was die Bestätigung bewirkt#
Eine Zeile zu bestätigen bewirkt in jedem Modus:
Erfasst geplante Stunden, wenn nichts gestempelt wurde, mit den erwarteten Pausen, sofern ‚Pausen müssen gestempelt werden‘ in der Pausenrichtlinie nicht eingeschaltet ist. Vorhandene Anwesenheit bleibt erhalten, und geplante Stunden werden nie über eine freigegebene Abwesenheit der Person erfasst. Siehe Pausen erfassen und prüfen.
Löst die Zuwächse für Abwesenheit und Zeitgutschrift aus — siehe Abwesenheitsanträge und Zeitgutschrift.
Setzt den Status auf ‚Bestätigt‘.
Kann die Zeile sofort freigeben: ‚Zeiterfassungen automatisch freigeben‘ ist standardmässig aus, mit einer voreingestellten Toleranz von 5 Minuten. Die automatische Freigabe verlangt eine Abweichung innerhalb dieser Toleranz und keine offenen Probleme bei erfassten Pausen, und sie gibt nie eine Zeile erneut frei, deren Freigabe jemand zurückgenommen hat. Wo die Pausenrichtlinie die Pausenfragen stellt, bleibt ein Pausenproblem offen, bis eine Antwort oder der Grund eines Managers es erklärt — siehe So prüfst du Pausenantworten.
Das Bestätigen braucht eine Schicht, die geendet hat — oder ein frühes Ausstempeln —, und bei einer Schicht, die die Person abgelehnt hat, wird es verweigert.
Die Sperre vor der Freigabe (nur bei doppelter Freigabe)#
Im Modus mit doppelter Freigabe kann ein Manager eine Zeile erst freigeben, wenn sie bestätigt ist. Eine Abkürzung „ohne Bestätigung freigeben“ gibt es nicht — an der Sperre vorbei führt nur eine echte Bestätigung, durch die Person selbst oder stellvertretend durch einen Manager. Bis dahin zeigt die Zeile ‚Wartet auf Bestätigung‘ an der Stelle von ‚Freigeben‘, und ein ‚Freigeben‘ für mehrere Zeilen überspringt die Zeile und lässt sie genau so, wie sie war. Eine Bestätigung, die Shiftavo im Modus ‚Automatisch‘ selbst erfasst hat, zählt hier nicht: Nach einem Wechsel zur doppelten Freigabe brauchen diese Zeilen trotzdem die Bestätigung einer Person.
Im Modus nur mit Managerfreigabe gibt es keine Sperre. Im Web und in der App erfasst ‚Freigeben‘ auf einer Zeile ohne Stunden die geplanten Stunden, bestätigt sie in deinem Namen und gibt die Zeile frei — ein Klick.
Bemerkung
Das Bearbeiten der Stempelzeiten ersetzt die Bestätigung einer Zeile: Wer die neuen Zeiten speichert, bestätigt sie, und die Zeile hält fest, wer das war. Im Modus mit doppelter Freigabe zählt die Korrektur eines Managers deshalb als stellvertretende Bestätigung. Ein Speichern ohne Änderung lässt die Bestätigung, wie sie war. Ob das Speichern die Zeile auch freigibt, hängt vom Modus ab — siehe So bearbeitest du die Zeiten für Ein- und Ausstempeln.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Im Modus mit doppelter Freigabe zeigt eine Zeile, die niemand bestätigt hat, ‚Wartet auf Bestätigung‘ an der Stelle von ‚Freigeben‘. Klick in ihrem Drei-Punkte-Menü (⋮) auf ‚Stellvertretend bestätigen‘ — oder lass die Person bestätigen —, und ‚Freigeben‘ erscheint. Das Badge ‚Bestätigt‘ der Zeile nennt beim Darüberfahren, wer bestätigt hat.