Comment fonctionnent la confirmation et l’approbation#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : rien.
Les heures travaillées passent par deux étapes avant d’arriver à la paie : quelqu’un confirme que les heures sont correctes, puis elles sont approuvées. Cet article explique qui fait chaque étape et en quoi les trois modes valables pour toute l’entreprise diffèrent.
Les trois modes#
Le mode se définit dans le menu déroulant “Mode d’approbation des heures” des réglages de l’entreprise — voir Comment choisir le mode d’approbation des heures. Il s’applique à toute l’entreprise.
Approbation par le manager uniquement. Un manager approuve les heures. Des confirmations ont toujours lieu — la plupart viennent du départ timbré — mais l’approbation n’en attend jamais. Une seule personne valide. C’est le flux le plus simple.
“Confirmation de la personne + approbation du manager” (double approbation). La personne confirme d’abord ses propres heures — elle te dit « oui, ce sont bien les heures que j’ai travaillées ». Ce n’est qu’ensuite qu’un manager peut approuver. C’est le contrôle à quatre yeux : la personne qui a travaillé et la personne qui paie valident toutes les deux.
“Automatique”. Un balayage horaire enregistre les heures planifiées des shifts que personne n’a timbrés, les confirme au nom du système et approuve les lignes terminées. Personne ne confirme à la main — une tentative est refusée avec « L’approbation des heures est automatique — la confirmation manuelle n’est pas disponible. » — sauf sur les shifts terminés avant l’activation du mode. Un manager approuve les lignes que le balayage retient pour vérification, comme les heures que les personnes ont saisies elles-mêmes.
Note
Les nouvelles entreprises démarrent dans le mode qui convient à leur pays. La Suisse, l’Allemagne, l’Autriche et la France sont par défaut en double approbation (la loi rend l’employeur responsable de l’enregistrement des heures de chacun, et l’autodéclaration par l’employé est la façon habituelle d’y satisfaire). L’Italie, le Royaume-Uni et les États-Unis sont par défaut en approbation par le manager uniquement. Tu peux changer à tout moment.
Qui confirme#
La personne, en timbrant son départ. Dans chaque mode, un départ timbré par la personne elle-même — dans l’application mobile ou au terminal — est sa confirmation, voir Comment un collaborateur utilise le terminal. Sa réponse l’est aussi quand Shiftavo lui demande à quelle heure elle a fini un shift dont elle a oublié de timbrer le départ, voir Que se passe-t-il quand quelqu’un oublie de timbrer son départ.
La personne, sur la feuille de temps. Sur le web ou dans l’application, un employé peut confirmer ses propres shifts terminés — sauf en mode “Automatique”, qui n’a pas d’action “Confirmer” pour les shifts terminés après son activation.
Quiconque enregistre des heures corrigées. Enregistrer de nouvelles heures de timbrage ou une pause sur un shift terminé confirme les heures au nom de la personne qui enregistre, dans chaque mode. Pas besoin d’un second clic.
Un manager, à la place de la personne. Un manager peut confirmer n’importe quelle ligne de ses sites — utilise cette possibilité quand quelqu’un est parti, est en arrêt maladie ou ne peut tout simplement pas accéder à un appareil. La ligne enregistre que c’est toi qui l’as confirmée (et non la personne), si bien que les confirmations faites à la place d’autrui restent visibles. C’est la porte de sortie : une ligne n’est jamais bloquée en attente d’une confirmation impossible.
Shiftavo, en mode “Automatique”. Les heures que le balayage enregistre depuis le planning portent une confirmation du système au lieu de celle d’une personne.
Ce que fait la confirmation#
Confirmer une ligne, dans n’importe quel mode :
Enregistre les heures planifiées quand rien n’a été timbré, avec les pauses prévues sauf si “Les pauses doivent être timbrées” est activé dans la politique de pauses. La présence existante est conservée, et les heures planifiées ne sont jamais enregistrées sur une absence approuvée de la personne. Voir Enregistrer et vérifier les pauses.
Déclenche les acquisitions d’absence et de bonification en temps — voir Demandes d’absence et Bonification en temps.
Passe le statut à “Confirmé”.
Peut approuver immédiatement la ligne : “Approuver automatiquement les feuilles de temps” est désactivé par défaut, avec une tolérance initiale de 5 minutes. L’approbation automatique exige un écart dans cette tolérance et aucun problème ouvert dans les pauses enregistrées, et elle n’approuve jamais à nouveau une ligne dont quelqu’un a retiré l’approbation. Là où la politique de pauses pose les questions sur les pauses, un problème de pause reste ouvert jusqu’à ce qu’une réponse ou le motif d’un manager l’explique — voir Comment vérifier les réponses sur les pauses.
La confirmation nécessite un shift terminé — ou un départ timbré en avance — et elle est refusée sur un shift que la personne a refusé.
La porte d’approbation (double approbation uniquement)#
En mode double approbation, un manager ne peut pas approuver une ligne tant qu’elle n’est pas confirmée. Il n’existe pas de raccourci « approuver sans confirmation » — le seul moyen de franchir la barrière est une vraie confirmation, par la personne ou par un manager pour son compte. Jusque-là, la ligne affiche “En attente de confirmation” à la place de “Approuver”, et un “Approuver” groupé ignore la ligne et la laisse exactement telle qu’elle était. Une confirmation que Shiftavo a enregistrée tout seul en mode “Automatique” ne compte pas ici : après un passage à la double approbation, ces lignes ont toujours besoin de la confirmation d’une personne.
En mode approbation par le manager uniquement, il n’y a pas de barrière. Sur le web comme dans l’application, “Approuver” sur une ligne encore sans heures enregistre les heures planifiées, les confirme en ton nom et approuve la ligne — en un clic.
Note
Modifier les heures de timbrage d’une ligne remplace sa confirmation : la personne qui enregistre les nouvelles heures les confirme, et la ligne consigne de qui il s’agit. En mode double approbation, la correction d’un manager compte donc comme une confirmation pour le compte de la personne. Un enregistrement qui ne change rien laisse la confirmation telle quelle. Que l’enregistrement approuve aussi la ligne dépend du mode — voir Comment modifier les heures d’arrivée et de départ.
Vérifier que ça a marché#
En mode double approbation, une ligne que personne n’a confirmée affiche “En attente de confirmation” à la place de “Approuver”. Clique sur “Confirmer pour le compte de la personne” dans son menu à trois points (⋮) — ou laisse la personne confirmer — et “Approuver” apparaît. Le badge “Confirmé” de la ligne indique au survol qui l’a confirmée.