Comment fonctionnent la confirmation et l’approbation#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : rien.
Les heures travaillées passent par deux étapes avant d’atteindre la paie : quelqu’un confirme que les heures sont correctes, puis un manager les approuve. Cet article explique qui fait chaque étape, et en quoi les deux modes valables pour toute l’entreprise diffèrent.
Les deux modes#
Le mode se définit une fois dans Réglages de l’entreprise → Approbation des heures — voir Comment choisir le mode d’approbation des heures. Il s’applique à toute l’entreprise.
Approbation par le manager uniquement. Un manager confirme les heures (ou elles sont enregistrées automatiquement) et les approuve. Une seule personne valide. C’est le flux le plus simple.
Confirmation par l’employé + approbation du manager (double approbation). L’employé confirme d’abord ses propres heures — il te dit « oui, ce sont les heures que j’ai travaillées ». Ce n’est qu’ensuite qu’un manager peut approuver. C’est le contrôle à quatre yeux : la personne qui a travaillé et la personne qui paie valident toutes deux.
Note
Les nouvelles entreprises démarrent dans le mode qui convient à leur pays. La Suisse, l’Allemagne, l’Autriche et la France sont par défaut en double approbation (la loi rend l’employeur responsable de l’enregistrement des heures de chacun, et l’autodéclaration par l’employé est la façon habituelle d’y satisfaire). L’Italie, le Royaume-Uni et les États-Unis sont par défaut en approbation par le manager uniquement. Tu peux changer à tout moment.
Qui confirme#
L’employé, pour ses propres heures. La voie la plus courante est le kiosque : quand un collaborateur timbre son départ à la tablette, ce timbrage vaut confirmation — voir Comment un collaborateur utilise le kiosque. Sur le web, un collaborateur peut confirmer ses propres shifts terminés depuis son rapport d’heures.
Un manager, au nom de l’employé. Un manager peut confirmer n’importe quelle ligne de ses sites — à utiliser quand quelqu’un est parti, est en arrêt maladie, ou n’a tout simplement pas accès à un appareil. La ligne consigne que c’est toi qui l’as confirmée (et non l’employé), les confirmations au nom d’autrui restent donc visibles. C’est la porte de sortie : une ligne n’est jamais bloquée en attente d’une confirmation impossible.
Ce que fait la confirmation#
Confirmer une ligne, dans l’un ou l’autre mode :
Enregistre les heures travaillées. Si rien n’a été timbré, Shiftavo les remplit à partir des heures planifiées (« travaillé comme prévu »).
Déclenche les acquisitions d’absence et de bonification en temps — voir Demandes d’absence et Bonification en temps.
Passe le statut à “Confirmé”.
Si les heures sont dans ta tolérance d’approbation automatique, la ligne est approuvée automatiquement — voir Acquisition automatique du crédit pour travail de nuit.
La porte d’approbation (double approbation uniquement)#
En mode double approbation, un manager ne peut pas approuver une ligne tant qu’elle n’est pas confirmée. Il n’existe pas de raccourci « approuver sans confirmation » — le seul moyen de franchir la porte est une vraie confirmation, par l’employé ou par un manager en son nom. Jusque-là, la ligne affiche “En attente de confirmation” et l’action “Approuver” est désactivée. En mode approbation par le manager uniquement, il n’y a pas de porte — tu confirmes et approuves comme tu l’as toujours fait.
Avertissement
Modifier les heures de timbrage d’une ligne efface sa confirmation — la ligne doit être confirmée à nouveau avant de pouvoir être approuvée. Cela garde la validation honnête : personne ne peut changer les heures après leur confirmation sans que quelqu’un reconfirme.