Modifier une personne#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : l’autorisation de modifier des personnes — Propriétaire et Administrateur l’ont — et une personne dans ta portée des données dont le rôle n’est pas supérieur au tien.
Tu vas changer le nom, les numéros de téléphone, l’adresse, les sites, l’emploi, la dérogation de politique de travail ou les notes d’une personne.
Ouvrir la personne#
Dans la barre latérale, va dans Entreprise → Personnes.
Clique sur la ligne de la personne.
Tape sur Plus dans la barre du bas.
Tape sur “Gestion”, puis sur “Personnes”.
Tape sur la ligne de la personne.
Tape sur “Modifier” dans la barre du haut.
Apporter tes modifications#
Mets à jour n’importe lequel des champs.
Clique sur “Enregistrer”.
Mets à jour le “Prénom”, le “Nom de famille”, les champs d’adresse (“Rue”, “NPA”, “Ville”), le “Téléphone professionnel”, le “Téléphone privé”, le “Rôle”, les “Sites” ou le “Taux horaire”.
Tape sur “Enregistrer” dans la barre du haut.
Le formulaire mobile ne couvre que ces champs. Le type de contrat, la date d’embauche, la politique de travail dérogatoire, les renonciations aux pauses, les notes et les compétences restent sur le web.
Sur le web, l’enregistrement est refusé pour une personne hors de ta portée des données ou dont le rôle est supérieur au tien ; la liste Personnes mobile ne l’affiche pas du tout. Le sélecteur de rôle ne propose que les rôles que tu peux attribuer — voir Ajouter une personne.
Une personne porte deux numéros de téléphone — “Téléphone professionnel” et “Téléphone privé” — pour qu’un manager qui la contacte au sujet d’un shift n’ait pas à utiliser son numéro personnel.
Note
L’adresse e-mail est en lecture seule une fois la personne créée. Pour changer l’e-mail de quelqu’un, demande-lui de le mettre à jour dans ses propres réglages de compte.
Mettre à jour les renonciations aux pauses sur le web#
Dans “Renonciations aux pauses”, sélectionne une règle autorisant la renonciation et enregistre pour la faire commencer maintenant. Désélectionne-la et enregistre pour la terminer ; la sélectionner à nouveau ouvre une nouvelle période. Une sélection inchangée ne crée pas de nouvel historique.
La liste ne propose que les règles auxquelles une personne peut accepter de renoncer — qui autorisent la renonciation, exigent l’accord de la personne et figurent dans une politique de pauses utilisée par au moins une politique de travail. Sans une telle règle, ni “Renonciations aux pauses” ni “Référence de la renonciation” n’apparaît, et les renonciations de la personne restent telles quelles. Une renonciation portant sur une règle dont plus aucune politique de travail n’utilise la politique reste ouverte jusqu’à ce qu’une politique de travail l’utilise à nouveau.
Dans “Référence de la renonciation”, note où l’accord signé est conservé, par exemple un numéro de dossier RH. Elle est enregistrée sur les renonciations que cet enregistrement fait démarrer ; un enregistrement ultérieur ne la modifie pas.
Déplie “Historique des renonciations” pour voir les dates, qui a enregistré ou terminé chaque renonciation, et sa référence. Le travail passé entièrement couvert par une ancienne renonciation conserve cette couverture. Une renonciation doit couvrir tout le shift ou toute la période de travail journalière pour s’appliquer. Cette fonction consigne la sélection et son historique ; elle ne recueille pas de signature.
Enregistrer une date de sortie#
Il n’y a pas de bouton appelé « Offboarding » — tu enregistres le départ de quelqu’un en lui donnant une date de sortie sur le formulaire de personne. C’est différent de Désactiver une personne : la désactivation ne fait qu’arrêter la connexion et la planification, alors qu’une date de sortie règle ce que l’entreprise lui doit encore.
Dans la barre latérale, va dans Entreprise → Personnes et clique sur la ligne de la personne.
Renseigne la “Date de sortie” avec son dernier jour travaillé.
Clique sur “Enregistrer”.
Le décompte final s’exécute une fois le dernier jour travaillé passé — immédiatement si tu enregistres une date déjà passée, sinon lors du traitement nocturne qui suit ce jour. D’ici là, rien n’est gelé ni versé, et tu peux encore modifier ou effacer la date. Quand il s’exécute, ces choses se produisent ensemble :
Les absences sont gelées. Les acquisitions par intervalle s’arrêtent, le dernier intervalle étant proratisé jusqu’à la date de sortie. Aucune nouvelle année d’absence n’est octroyée, et plus aucune absence ne peut être imputée.
Le compte d’heures est clôturé. Si la personne a un solde d’heures en plus ou en moins, une ligne de décompte final le remet à zéro à la date de sortie.
Le crédit de bonification en temps est versé. Si l’entreprise applique la bonification en temps pour travail de nuit et que la personne a un solde, il est réglé sous forme de paiement au départ. Rien n’est écrit lorsque le solde est nul ou que la fonctionnalité n’est pas utilisée pour sa politique de travail.
Une absence ne peut pas dépasser la date de sortie : l’approuver ou déplacer sa date de fin au-delà de ce jour est refusé.
Avertissement
Une fois le décompte final exécuté, la date est verrouillée. La modifier ou l’effacer est refusé avec « Cette sortie a déjà fait l’objet d’un décompte final. Corrige le décompte avant de changer sa date. » Vérifie le journal des absences avant de fixer la date — voir Transactions d’absence.
La date de sortie ne figure que sur le formulaire de personne web — l’application mobile ne la propose pas.
Les modifications de profil acceptées sont enregistrées avant la synchronisation des données de connexion. Si celle-ci échoue, Personnes affiche une configuration en attente et réessaie automatiquement avec les dernières données enregistrées. Désactiver une personne annule toute invitation encore en attente de configuration.
Une fin de contrat antidatée ne peut pas consommer un crédit de travail de nuit déjà utilisé plus tard ni mettre à découvert un paiement ultérieur enregistré. Dans ce cas, le formulaire refuse l’enregistrement et conserve la date de fin et le règlement. Vérifie les transactions ultérieures avant de réessayer.
Vérifier que ça a marché#
Une notification confirme l’enregistrement et la ligne de la liste des personnes reflète tes modifications.