Comment définir les règles de la bourse aux shifts#
Pour : Administrateur Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur.
Tu vas activer la bourse aux shifts et en définir les règles : quels types d’offre sont autorisés, qui est qualifié, combien de temps à l’avance une offre doit être publiée, et quand un manager doit valider. Les mêmes règles régissent les shifts ouverts publiés par les managers et les cessions et échanges publiés par les collaborateurs.
Ouvrir les réglages#
Ouvre le menu déroulant du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Bourse aux shifts”.
Activer la bourse aux shifts#
Coche “Activer la bourse aux shifts”. Le reste des réglages ne compte qu’une fois cette option activée.
Choisir quels types d’offre sont autorisés#
“Autoriser les shifts ouverts” — les managers peuvent publier un poste vacant que toute personne qualifiée peut revendiquer.
“Autoriser les cessions” — les collaborateurs peuvent céder un shift à quelqu’un d’autre sans rien recevoir en retour.
“Autoriser les échanges 1:1” — les collaborateurs peuvent échanger des shifts entre eux.
“Autoriser les échanges entre sites” — quand c’est désactivé, les deux shifts doivent être sur le même site. La qualification pour le poste et le site s’applique toujours, dans un cas comme dans l’autre.
Décider qui est qualifié#
Définis l’”Éligibilité” :
“Rôle seulement” — toute personne ayant le bon poste sur le bon site peut prendre le shift.
“Rôle + qualifications/certifications” — la personne doit aussi détenir les mêmes qualifications que celles exigées par le shift d’origine.
“Respecter les absences de tous les employés” écarte du vivier de candidats toute personne en absence confirmée, y compris celles autrement considérées comme toujours disponibles.
Définir le mode d’attribution par défaut#
Le “Mode d’attribution par défaut” préremplit le champ “Mode d’attribution” quand un manager publie un shift ouvert :
“Le manager choisit” — les réponses s’accumulent et un manager décide. Le réglage par défaut.
“Premier arrivé” — le premier répondant éligible se voit attribuer le shift immédiatement.
Celui qui publie le shift peut le remplacer sur le formulaire. Voir Comment publier un shift ouvert.
Définir les règles de délai#
“Heures minimum avant le shift” — combien de temps à l’avance une offre doit être publiée. Les collaborateurs ne peuvent pas proposer un shift commençant plus tôt que cela.
“Refus automatique — minutes avant le début du shift” — les offres que personne n’a prises sont automatiquement rejetées ce nombre de minutes avant le début du shift, pour que rien ne reste en suspens.
Définir les règles d’approbation#
“Exiger l’approbation du manager” — quand c’est activé, un manager valide avant qu’une cession ou un échange ne prenne effet.
“Limite d’approbation (heures avant le shift)” — facultatif. Quand elle est définie, seules les offres commençant dans ce nombre d’heures nécessitent une approbation ; celles plus éloignées sont attribuées automatiquement. Laisse vide pour toujours exiger une approbation. Cela ne s’applique que lorsque l’approbation est activée.
Définir la règle des heures supplémentaires#
Le “Comportement en cas d’heures supplémentaires” décide de ce qui se passe quand une attribution ferait dépasser au collaborateur receveur ses limites de règle de travail :
“Avertir seulement — le manager décide” — le signaler, mais l’autoriser.
“Bloquer la candidature” — empêcher le collaborateur de répondre.
“Bloquer l’approbation” — le laisser répondre, mais bloquer l’attribution.
Enregistrer#
Clique sur “Enregistrer”.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre le shift à venir d’un collaborateur — le bouton “Proposer à l’échange” apparaît désormais (quand le shift est assez éloigné), les managers obtiennent “Publier un shift ouvert” sur le formulaire de shift, et “Bourse aux shifts” et “Gérer la bourse aux shifts” apparaissent sous le menu Planification.