Comment définir les règles de la bourse aux shifts#
Pour : Administrateur Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur.
Tu vas activer la bourse aux shifts et en définir les règles : quels types d’offre sont autorisés, qui est qualifié, combien de temps à l’avance une offre doit être publiée, et quand un manager doit valider. Les mêmes règles régissent les shifts ouverts publiés par les managers et les cessions et échanges publiés par les collaborateurs.
Ouvrir les réglages#
Ouvre le menu du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Bourse aux shifts”.
Activer la bourse aux shifts#
Coche “Activer la bourse aux shifts”. Le reste des réglages ne compte qu’une fois cette option activée.
Choisir quels types d’offre sont autorisés#
“Autoriser les shifts ouverts” — les managers peuvent publier un poste vacant que toute personne qualifiée peut revendiquer.
“Autoriser les cessions” — les collaborateurs peuvent céder un shift à quelqu’un d’autre sans rien recevoir en retour.
“Autoriser les échanges 1:1” — les collaborateurs peuvent échanger des shifts entre eux.
“Autoriser les échanges entre sites” — quand c’est désactivé, les deux shifts doivent être sur le même site. La qualification pour le poste et le site s’applique toujours, dans un cas comme dans l’autre.
Désactiver “Activer la bourse aux shifts”, “Autoriser les shifts ouverts”, “Autoriser les cessions” ou “Autoriser les échanges 1:1” retire à l’enregistrement toutes les offres actives concernées, et toutes les personnes qui y ont répondu en sont informées.
Décider qui est qualifié#
Définis l’”Éligibilité” :
“Poste uniquement” — toute personne ayant le bon poste sur le bon site peut prendre le shift.
“Poste + qualifications/certificats” — la personne doit aussi posséder les mêmes compétences que celles exigées par le shift d’origine.
Quel que soit ton choix, toute personne en absence approuvée ou marquée indisponible pendant le shift est exclue du vivier de candidats — y compris les personnes autrement considérées comme toujours disponibles. Aucun réglage ne contrôle cela ; cela s’applique toujours.
Définir le mode d’attribution par défaut#
Le “Mode d’attribution par défaut” préremplit le champ “Mode d’attribution” quand un manager publie un shift ouvert :
“Le manager choisit” — les réponses s’accumulent et un manager décide. Le réglage par défaut.
“Premier arrivé” — le premier répondant éligible se voit attribuer le shift immédiatement.
Celui qui publie le shift peut le remplacer sur le formulaire. Voir Comment publier un shift ouvert.
Définir les règles de délai#
“Heures minimum avant le shift” — combien de temps à l’avance une offre doit être publiée. Les collaborateurs ne peuvent pas proposer un shift commençant plus tôt que cela.
“Clôturer les offres ouvertes (minutes avant le début du shift)” — fixe l’échéance de chaque offre : ce nombre de minutes avant le début du shift, l’offre cesse d’accepter des réponses. Une offre sans réponse en attente se clôt alors d’elle-même — en “Terminé” si quelqu’un s’est déjà vu attribuer le shift, sinon en “Expiré” —, si bien que rien ne reste en suspens ; les réponses déjà reçues peuvent encore être retenues jusqu’à la fin du shift. L’échéance est fixée au moment de la publication de l’offre, si bien que modifier ce réglage ne la déplace pas pour les offres déjà actives.
Définir les règles d’approbation#
“Exiger l’approbation du manager” — quand c’est activé, un manager valide avant qu’une cession ou un échange ne prenne effet.
“Limite d’approbation (heures avant le shift)” — facultatif. Quand elle est définie, seules les offres commençant dans ce nombre d’heures nécessitent une approbation ; celles plus éloignées sont attribuées automatiquement. Laisse vide pour toujours exiger une approbation. Cela ne s’applique que lorsque l’approbation est activée.
Définir la règle des heures supplémentaires#
Le “Comportement en cas d’heures supplémentaires” décide de ce qui se passe quand une attribution ferait dépasser au collaborateur receveur ses limites de politique de travail :
“Avertir seulement — le manager décide” — le signaler, mais l’autoriser.
“Bloquer la réponse” — empêche la personne de répondre.
“Bloquer l’attribution” — laisse la personne répondre, mais bloque l’attribution.
Enregistrer#
Clique sur “Enregistrer”.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre un shift publié à venir d’un collaborateur — le bouton “Proposer à l’échange” apparaît désormais, les managers obtiennent “Publier un shift ouvert” sur le formulaire de shift, et “Bourse aux shifts” et “Gérer la bourse aux shifts” apparaissent sous le menu Planification.