Comment activer le timbrage de départ automatique#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur pour modifier les paramètres ; des droits de manager sur la feuille de temps pour retirer le badge.
Tu vas activer le mécanisme de sécurité qui clôture un départ oublié auquel personne n’a jamais répondu, et tu apprendras à lire le badge “Départ timbré automatiquement (à vérifier)” qu’il laisse derrière lui. Ce mécanisme est la dernière marche de l’escalier, pas la première — voir Que se passe-t-il quand quelqu’un oublie de timbrer son départ pour le rappel et l’invite du terminal qui interviennent avant.
L’activer#
Ouvre le menu déroulant du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Présence”.
Active la bascule “Timbrage de départ automatique”. Deux champs supplémentaires apparaissent.
Clique sur “Enregistrer”.
Les quatre réglages#
Réglage |
Par défaut |
Ce qu’elle fait |
|---|---|---|
“Timbrage ouvert périmé après (heures)” |
4 |
Combien de temps après la fin planifiée une entrée ouverte cesse de bloquer le prochain timbrage d’arrivée de la personne et se met plutôt à demander « quand as-tu terminé ? ». S’applique que le timbrage de départ automatique soit activé ou non. |
“Timbrage de départ automatique” |
Désactivé |
L’interrupteur principal du filet de sécurité. |
“Timbrage de départ automatique après (heures)” |
24 |
Combien de temps après la fin planifiée une entrée encore ouverte et non approuvée est close automatiquement. Volontairement long, pour que l’employé ait d’abord l’occasion de répondre. Au moins 12, et jamais moins que “Timbrage ouvert périmé après (heures)”. |
“Marge du timbrage de départ automatique (minutes)” |
0 |
Ajoutée à la fin planifiée au moment de la clôture — pour les entreprises où dépasser est normal, comme l’hôtellerie-restauration. |
Les deux derniers n’apparaissent qu’une fois le commutateur activé. Un délai inférieur à 12 heures, ou inférieur à la fenêtre de péremption des timbrages, est refusé à l’enregistrement avec « Le délai du timbrage de départ automatique doit être d’au moins 12 heures et ne pas être inférieur au délai de péremption des timbrages ouverts. »
Ce qu’écrit le filet de sécurité#
Chaque heure, Shiftavo cherche les entrées ouvertes dont le shift s’est terminé il y a plus longtemps que ton délai et qui ne sont pas encore approuvées. Pour chacune, il :
Règle le timbrage de départ sur la fin planifiée plus ta marge — jamais sur « maintenant », car cela inventerait des heures que personne ne revendique. Il est plafonné par la durée de shift maximale de ta politique de travail et par l’heure actuelle, et ne peut jamais tomber avant le timbrage d’arrivée.
Clôt une pause encore en cours à ce moment-là. Une pause qui n’a commencé qu’après ce moment est supprimée.
Laisse le statut de la ligne intact. Rien n’est confirmé, rien ne s’acquiert, rien n’est approuvé — cela se produit quand une personne atteste des heures.
Place un badge orange “Départ timbré automatiquement (à vérifier)” sur la ligne.
Aucune notification n’est envoyée. Le badge et le blocage de l’approbation sont ce qui porte le message.
Avertissement
L’approbation est bloquée tant que le badge est là. La ligne ne propose pas “Approuver”, et un “Approuver” groupé l’ignore avec « Approbation impossible — le timbrage de départ a été enregistré automatiquement. Vérifie ou corrige d’abord l’heure. » Cela vaut même pour les entreprises en mode d’approbation des heures Automatique. Une heure devinée par le système ne doit jamais atteindre la paie sans qu’un humain l’ait regardée.
Effacer le badge#
Trois choses l’effacent, et toutes les trois sont une personne qui se porte garante des heures :
Un vrai timbrage de départ arrive en retard — par exemple une borne qui était hors ligne finit par se synchroniser. Il écrase la ligne, efface le badge, et la ligne poursuit son cours normalement.
Quelqu’un corrige l’heure — modifie le timbrage de départ sur la feuille de temps pour refléter ce qui s’est réellement passé. La valeur corrigée est la déclaration propre de l’humain, le badge s’efface donc. Enregistrer l’heure devinée sans la changer compte aussi. Voir Comment modifier les heures d’arrivée et de départ.
Quelqu’un confirme les heures — si l’heure devinée est correcte, il suffit de confirmer la ligne. Confirmer vaut attestation : le badge s’efface et les heures s’acquièrent à ce moment-là. Confirme ces lignes une par une : un “Confirmer” groupé les ignore avec « Vérifie ou corrige les timbrages de départ automatiques un par un. » En mode Automatique, où il n’y a pas de “Confirmer”, enregistre plutôt l’heure.
Une fois le badge disparu, il ne revient pas — même pas quand une confirmation est annulée plus tard.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre Planification → Gestion → Feuille de temps le lendemain d’un départ oublié. La ligne affiche une heure de départ clôturée avec un badge orange “Départ timbré automatiquement (à vérifier)”, et elle ne propose pas “Approuver” tant que tu ne l’as pas corrigée ou confirmée. Une fois que c’est fait, le badge disparaît et la ligne s’approuve comme n’importe quelle autre. Le rapport Présence compte ces lignes séparément sous “Départ timbré automatiquement (à vérifier)”.
Les entrées terminées ou approuvées pendant l’exécution du pointage de sortie automatique sont ignorées, ainsi que leurs pauses.