Comment activer le timbrage de départ automatique#
Pour : Administrateur | Manager Il te faut : le rôle Propriétaire ou Administrateur pour modifier les réglages ; des droits de manager sur le rapport d’heures pour effacer le badge.
Tu vas activer le filet de sécurité qui clôt un départ non timbré auquel personne n’a jamais répondu, et tu apprendras à lire le badge “Départ timbré automatiquement (à vérifier)” qu’il laisse derrière lui. Le filet de sécurité est la dernière étape de l’échelle, pas la première — voir Que se passe-t-il quand quelqu’un oublie de timbrer son départ pour le rappel et l’invite du kiosque qui le précèdent.
L’activer#
Ouvre le menu déroulant du compte (en haut à droite) et clique sur “Paramètres”.
Dans la colonne de droite, repère la section “Présence”.
Active la bascule “Timbrage de départ automatique”. Deux champs supplémentaires apparaissent.
Clique sur “Enregistrer”.
Les quatre réglages#
Réglage |
Par défaut |
Ce qu’elle fait |
|---|---|---|
“Timbrage ouvert périmé après (heures)” |
4 |
Combien de temps après la fin planifiée une entrée ouverte cesse de bloquer le prochain timbrage d’arrivée de la personne et se met plutôt à demander « quand as-tu terminé ? ». S’applique que le timbrage de départ automatique soit activé ou non. |
“Timbrage de départ automatique” |
Désactivé |
L’interrupteur principal du filet de sécurité. |
“Timbrage de départ automatique après (heures)” |
24 |
Combien de temps après la fin planifiée une entrée encore ouverte et non approuvée est close automatiquement. Volontairement long, pour que l’employé ait d’abord l’occasion de répondre. |
“Marge du timbrage de départ automatique (minutes)” |
0 |
Ajoutée à la fin planifiée au moment de la clôture — pour les entreprises où dépasser est normal, comme l’hôtellerie-restauration. |
Les deux derniers n’apparaissent qu’une fois la bascule activée.
Ce qu’écrit le filet de sécurité#
Chaque heure, Shiftavo cherche les entrées ouvertes dont le shift s’est terminé il y a plus longtemps que ton délai et qui ne sont pas encore approuvées. Pour chacune, il :
Règle le timbrage de départ sur la fin planifiée plus ta marge — jamais sur « maintenant », car cela inventerait des heures que personne ne revendique. Il est plafonné par la durée de shift maximale de ta règle de travail et par l’heure actuelle, et ne peut jamais tomber avant le timbrage d’arrivée.
Clôt en même temps toute pause encore en cours.
Laisse le statut de la ligne intact. Rien n’est confirmé, rien ne s’acquiert, rien n’est approuvé — cela se produit quand une personne atteste des heures.
Pose un badge orange “Départ timbré automatiquement (à vérifier)” sur la ligne.
Aucune notification n’est envoyée. Le badge et le blocage de l’approbation sont ce qui porte le message.
Avertissement
L’approbation est bloquée tant que le badge est là. Cliquer sur “Approuver” est refusé avec « Approbation impossible — le timbrage de départ a été enregistré automatiquement. Vérifie ou corrige d’abord l’heure. » Cela vaut même pour les entreprises en mode d’approbation des heures Automatique. Une heure devinée par le système ne doit jamais atteindre la paie sans qu’un humain l’ait regardée.
Effacer le badge#
Trois choses l’effacent, et toutes les trois sont une personne qui se porte garante des heures :
Un vrai timbrage de départ arrive en retard — par exemple une borne qui était hors ligne finit par se synchroniser. Il écrase la ligne, efface le badge, et la ligne poursuit son cours normalement.
Quelqu’un corrige l’heure — modifie le timbrage de départ sur le rapport d’heures pour refléter ce qui s’est réellement passé. La valeur corrigée est la déclaration propre de l’humain, le badge s’efface donc. Voir Comment modifier les heures d’arrivée et de départ.
Quelqu’un confirme les heures — si l’heure devinée est correcte, il suffit de confirmer la ligne. Confirmer vaut attestation : le badge s’efface et les heures s’acquièrent à ce moment-là.
Annuler une confirmation efface les deux heures de timbrage et le badge, ramenant la ligne à son point de départ.
Vérifier que ça a marché#
Ouvre Planification → Gestion → Rapport d’heures le lendemain d’un départ non timbré. La ligne affiche une heure de départ close avec un badge orange “Départ timbré automatiquement (à vérifier)”, et “Approuver” refuse tant que tu ne l’as pas corrigée ou confirmée. Une fois que c’est fait, le badge disparaît et la ligne s’approuve comme n’importe quelle autre. Le rapport Présence compte ces lignes séparément sous “Départ timbré automatiquement (à vérifier)”.