Comment créer ton propre rôle#
Pour : Administrateur Il te faut : un plan qui inclut les rôles personnalisés — Plus ou Pro — et l’autorisation d’ajouter des rôles.
Tu vas copier l’un des rôles prédéfinis, lui donner ton propre nom et cocher exactement ce qu’il peut faire. Utilise-le quand un groupe a besoin de plus que “Employé” mais de moins que “Manager” — un chef d’équipe qui publie le planning sans jamais toucher aux absences, une personne de la paie qui ne fait que lire les rapports.
Ouvrir le formulaire#
Dans la barre latérale, va sur Entreprise → Rôles.
Clique sur “Créer” en haut à droite. (Sur une liste vide, le bouton affiche “Créer un rôle”.)
Donne-lui un nom#
Dans le champ “Nom”, saisis le nom que ton entreprise donne à ce rôle — par exemple
Chef d’équipe. Le nom doit être unique dans ton entreprise.(Facultatif) Dans le champ “Description”, écris une ligne sur les personnes visées par ce rôle. Seule ton équipe la voit.
Choisis ce sur quoi il démarre#
Sous “Basé sur”, choisis un “Rôle”. Le nouveau rôle démarre avec les autorisations de ce rôle et hérite de sa “Portée des données” — affichée juste en dessous, en lecture seule, car elle ne peut plus changer ensuite.
La liste ne propose que des rôles au niveau du tien ou en dessous, et jamais “Propriétaire” ni “Terminal”.
Astuce
Choisis le rôle de base selon les données dont il a besoin, pas selon les actions. Un rôle basé sur “Manager” voit les sites auxquels la personne est affectée ; un rôle basé sur “Employé” ne voit jamais que les données propres à cette personne. Changer d’avis plus tard veut dire créer un nouveau rôle — prends donc le temps ici.
Changer le “Rôle” recoche la matrice ci-dessous sur les valeurs de ce rôle : fais-le avant de commencer à cocher.
Coche ce qu’il peut faire#
Sous “Autorisations”, chaque section correspond à un type d’enregistrement et affiche un badge cochées/total. Ouvre une section pour voir ses actions — en général “Afficher”, “Créer”, “Modifier” et “Supprimer”, plus des actions nommées comme approuver des heures ou publier un planning.
Ouvre une section et coche les actions que le rôle doit avoir.
Utilise “Tout sélectionner dans cette section” pour cocher une section entière d’un coup.
Décoche tout ce que le rôle de base accorde mais que celui-ci ne doit pas avoir.
Ces règles s’appliquent pendant que tu coches :
Tu ne peux pas accorder une autorisation que tu ne détiens pas toi-même — sa case à cocher est grisée.
L’accès aux sites et les autorisations du terminal ne figurent pas du tout dans la matrice. Elles viennent avec la portée des données — voir Comment les rôles décident de ce que quelqu’un peut faire. Quelques éléments que Shiftavo gère lui-même, comme les besoins en personnel, n’y figurent pas non plus.
“Change own or in-scope time entries” entraîne “Confirm own (or on-behalf) worked hours” avec elle à l’enregistrement. Enregistrer des heures corrigées les confirme, donc un rôle qui peut corriger des heures doit aussi pouvoir les confirmer.
“Créer” sous “Personnes” ou “Rôles” entraîne avec lui “Afficher” dans la même section, car l’enregistrement d’un nouvel élément ouvre sa page. Si tu ne détiens pas toi-même ce “Afficher”, l’enregistrement est refusé : « La création exige aussi l’autorisation de consulter l’enregistrement sauvegardé. »
Un rôle basé sur “Employé” ne peut pas porter “Review and award shift offers”, “Approve and unapprove time entries” ni “Créer” sous “Terminaux”. L’enregistrement est refusé : « L’examen, l’approbation des heures et l’administration des terminaux exigent un rôle de gestion. »
Enregistrer#
Clique sur “Enregistrer”. Tu reviens à la liste des rôles avec une confirmation.
Vérifier que ça a marché#
Le nouveau rôle apparaît dans la liste sans badge “Prédéfini”, avec le rôle de base sous “Basé sur” et 0 dans la colonne “Personnes”. Attribue-le depuis le profil d’une personne — voir Modifier une personne.