Comment publier un shift ouvert#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : la bourse aux shifts activée, avec les shifts ouverts autorisés. Un shift publié qui a encore besoin de monde, sur un site auquel tu as accès.
Tu vas publier un poste vacant à toutes les personnes qualifiées pour le travailler, au lieu de courir après les gens un par un. Les employés éligibles le voient sur leur bourse aux shifts, répondent, et soit le revendiquent d’emblée, soit attendent que tu choisisses.
Publier le shift#
Ouvre le shift que tu veux pourvoir (depuis le calendrier ou la liste des shifts).
Clique sur “Publier un shift ouvert”.
Dans le champ “Places”, saisis le nombre de personnes dont tu as besoin. Une est la valeur par défaut ; plus d’une n’est possible que sur un shift ouvert.
Ouvre le menu déroulant “Mode d’attribution” et choisis :
“Le manager choisit” — les réponses s’accumulent et c’est toi qui décides. C’est la valeur livrée par défaut, sauf si ton entreprise a changé le “Mode d’attribution par défaut” dans les paramètres de la bourse aux shifts.
“Premier arrivé” — le premier répondant éligible se voit attribuer le shift immédiatement, sans étape de ta part.
(Facultatif) Dans le champ “Note”, ajoute ce que les candidats doivent savoir.
Clique sur “Enregistrer”.
Tu pars de la file plutôt que du shift — l’application demande d’abord quel shift publier.
Tape sur Plus dans la barre du bas, puis sur “Gestion”.
Tape sur “Gérer la bourse aux shifts”.
Tape sur “Publier un shift ouvert”.
Choisis le shift que tu veux pourvoir dans la liste des shifts à venir. Son début, sa fin, son site, sa zone et son poste s’affichent alors en haut du formulaire, pour que le poste vacant soit sans ambiguïté.
Tape sur “Places” et choisis le nombre de personnes dont tu as besoin (1 par défaut, jusqu’à 20).
Tape sur “Mode d’attribution” et choisis :
“Le manager choisit” — les réponses s’accumulent et c’est toi qui décides. La valeur par défaut, sauf si ton entreprise a changé le “Mode d’attribution par défaut”.
“Premier arrivé, premier servi” — le premier répondant éligible se voit attribuer le shift immédiatement.
(Facultatif) Saisis dans “Notes” ce que les candidats doivent savoir.
Tape sur “Enregistrer”.
“Publier un shift ouvert” est grisé quand tu es hors ligne — le sélecteur a besoin du serveur pour lister les shifts.
Toutes les personnes éligibles sont notifiées, et le shift porte désormais une alerte d’offre ouverte en haut de sa page d’attribution.
Note
Seul un shift publié peut devenir un shift ouvert : ton équipe ne voit que les shifts publiés, donc un poste vacant sur un brouillon serait pris à l’aveugle. Un shift déjà commencé, ou qui commence dans la fenêtre “Clôturer les offres ouvertes (minutes avant le début du shift)” de tes paramètres de bourse aux shifts, ne peut pas non plus devenir un shift ouvert — l’offre se clôturerait dès sa mise en ligne.
Un shift ne peut porter qu’une seule offre de shift ouvert active. Tant qu’une offre est active, “Publier un shift ouvert” n’est pas proposé ; le shift affiche à la place l’alerte “Shift ouvert publié”.
Astuce
“Premier arrivé” convient pour un remplacement de routine où n’importe quelle personne qualifiée fera l’affaire — cela pourvoit le shift en quelques minutes et ne te coûte rien. “Le manager choisit” convient quand qui le prend a de l’importance : coût des heures supplémentaires, dosage de l’expérience, ou binôme de formation.
Offres à plusieurs places#
Si tu as demandé plus d’une place, l’offre reste active après la première attribution et son statut affiche “Partiellement pourvu” jusqu’à ce que toutes les places soient prises. Elle passe alors en “Terminé”.
Si l’échéance passe avant que toutes les places soient pourvues, l’offre cesse d’accepter de nouvelles réponses. Les réponses déjà reçues peuvent encore être retenues jusqu’à la fin du shift. L’offre se clôt ensuite en “Terminé” avec les personnes que tu as choisies — dès qu’il ne reste plus aucune réponse en attente, ou à la fin du shift. Toutes les personnes qui n’ont pas été choisies reçoivent un avis « Offre clôturée » ; celles que tu as choisies, non.
Quand l’offre prend fin plus tôt#
L’offre est retirée, et toutes les personnes qui ont répondu en sont informées, si tu dépublies le shift, changes son horaire, son site ou son poste (sur un shift récurrent, avec n’importe quelle portée qui atteint cette occurrence), ou si ton entreprise désactive les shifts ouverts ou toute la bourse aux shifts. L’offre retirée reste enregistrée avec ses réponses. Annuler le shift clôt l’offre en “Expiré”, ou en “Terminé” si tu avais déjà choisi quelqu’un.
Vérifier que ça a marché#
La page d’attribution du shift affiche l’alerte d’offre ouverte, et l’offre apparaît dans Planification → “Gérer la bourse aux shifts” avec le statut “Ouvert”, son décompte de “Places” et “Publié le” réglé sur maintenant. Un employé éligible la voit sous Planification → “Bourse aux shifts”.