Comment confirmer une entrée de temps#
Pour : Manager | Collaborateur en shifts Il te faut : un shift terminé dans la feuille de temps que personne n’a encore confirmé.
Tu vas confirmer les heures travaillées sur une seule ligne — la seule action positive qui fait passer une ligne de “Planifié” à “Confirmé”. La confirmation est ce qui déclenche les acquisitions d’absence et de bonification en temps : rien ne bouge sur les soldes tant que tu n’as pas confirmé.
Un départ timbré confirme déjà les heures, dans chaque mode : tu confirmeras donc surtout des lignes que personne n’a timbrées. En mode “Confirmation de la personne + approbation du manager”, la personne confirme ses propres heures et un manager les approuve ensuite ; un manager peut aussi confirmer pour le compte de quelqu’un. En mode “Automatique”, il n’y a pas d’action “Confirmer” — le balayage horaire enregistre et confirme ces lignes. Seuls les shifts terminés avant l’activation du mode peuvent encore être confirmés à la main. Voir Comment fonctionnent la confirmation et l’approbation.
Confirmer la ligne#
Dans la barre latérale, va dans Planification → Gestion → Feuille de temps.
Repère la ligne que tu veux confirmer.
Clique sur “Confirmer” sur la ligne. En tant que manager, tu la trouves généralement dans le menu à trois points (⋮) de la ligne — en mode double approbation, elle s’intitule “Confirmer pour le compte de la personne” sur la ligne de quelqu’un d’autre.
Une ligne qui ne peut pas encore être confirmée en indique la raison dans sa colonne “Action” — “Pas encore terminé”, “Toujours en service” ou “Absence approuvée”. Voir Mon entrée de temps ne se confirme pas.
Pour confirmer tes propres heures :
Tape sur Plus dans la barre du bas, puis sur “Feuilles de temps”.
Tape sur la ligne que tu veux confirmer — les lignes qui t’attendent portent le badge “Planifié”.
Dans la feuille qui s’ouvre, tape sur “Confirmer les heures”.
Pour confirmer au nom de quelqu’un (managers) :
Tape sur Plus dans la barre du bas, puis sur “Gestion”, puis sur “Feuilles de temps”.
Tape sur la ligne — chaque ligne nomme l’employé sous les horaires du shift.
Tape sur “Confirmer les heures au nom de la personne”. (Sur ta propre ligne, l’action indique simplement “Confirmer les heures”.)
La confirmation nécessite une connexion. Hors ligne, l’action n’est pas proposée et la liste affiche « Tu es hors ligne. Connecte-toi pour envoyer. » à la place. Si ton entreprise est en approbation automatique des heures, l’action est également masquée, avec la note « Les heures sont enregistrées automatiquement. Les feuilles de temps à vérifier attendent un manager. » Quand une ligne ne peut pas encore être confirmée, ta propre feuille en indique la raison — par exemple “Pas encore terminé” ou “Toujours en service”. Si la ligne a été confirmée ou approuvée entre-temps — par exemple sur un autre appareil —, l’application actualise simplement la liste ; il n’y a plus rien à faire.
Ce que fait la confirmation#
Si rien n’a été enregistré sur la ligne, la confirmation enregistre les heures planifiées et — sauf si “Les pauses doivent être timbrées” est activé dans la politique de pauses — les pauses prévues affichées avant confirmation. Là où la politique de pauses additionne les shifts d’une journée, la ligne reçoit sa part des pauses de la journée de travail. La présence et les pauses existantes sont conservées. Les heures planifiées ne sont jamais enregistrées sur une absence approuvée de la personne.
Le statut bascule en “Confirmé”.
Une absence qui s’acquiert par heure travaillée est créditée pour les heures payées — les pauses non payées ne comptent pas. Voir Demandes d’absence.
Le crédit pour travail de nuit sur les shifts relevant de l’art. 17b LTr est acquis — voir Bonification en temps.
Si “Approuver automatiquement les feuilles de temps” est activé, la ligne peut être approuvée immédiatement si son écart respecte la tolérance et si le contrôle des pauses enregistrées ne signale aucun problème ouvert — sauf si quelqu’un a déjà retiré l’approbation de la ligne auparavant.
Astuce
Pour confirmer une ligne au nom d’une personne partie ou absente, ouvre le menu à trois points (⋮) de la ligne et clique sur “Confirmer pour le compte de la personne” (“Confirmer” en mode approbation par le manager uniquement). La ligne consigne que c’est toi qui l’as confirmée.
Avertissement
Ne confirme que lorsque les heures sont justes. Pour les modifier ensuite, modifie la ligne — enregistrer de nouvelles heures remplace la confirmation par la tienne. Annuler une confirmation conserve les heures timbrées ; voir Comment annuler une confirmation.
Vérifier que ça a marché#
Sur le web, un message rappelle ce qui a été enregistré, par exemple « Heures confirmées — 08:00–16:00. » Le badge de statut de la ligne affiche “Confirmé” (il nomme au survol la personne qui l’a confirmée). Le solde d’absence ou de bonification en temps concerné reflète le changement. Si la ligne a été confirmée entre-temps — dans un autre onglet ou par un collègue —, le message indique « Rien à confirmer. » et la ligne actualisée apparaît comme confirmée.
Lignes verrouillées#
Si la ligne a déjà été approuvée, elle est verrouillée — elle ne propose pas “Confirmer”, et Shiftavo refuse la modification. Retire d’abord l’approbation. Voir À quoi ressemble une ligne verrouillée dans la feuille de temps.