Comment les données s’articulent#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : rien.
Shiftavo repose sur une petite poignée d’enregistrements qui s’appuient les uns sur les autres. Une fois que tu vois la chaîne, le reste du produit n’en est que des vues. Cet article parcourt la chaîne, de l’entreprise jusqu’au shift sur le calendrier.
La chaîne#
Location ─┐
├─► MLP entry ─► Shift ─► Assignment ─► Time entry ─► Payroll
Person ────│
│
Position ──┘
Lis de gauche à droite : un site plus un poste définissent un travail que tu peux planifier. Une personne devient éligible à ce travail dès qu’une entrée MLP l’y rattache. Un shift sur ce couple (site, poste) est pourvu en créant une attribution à cette personne. Une fois le shift effectué, l’attribution porte les données de timbrage — l’entrée de temps — et c’est ce que lit la paie.
Chaque maillon de la chaîne est contrôlé. Tu ne peux pas assigner une personne à un shift pour lequel elle n’a pas d’entrée MLP ; tu ne peux pas confirmer une entrée de temps sur un shift non publié ; tu ne peux pas modifier une entrée de temps une fois qu’elle a été approuvée.
Les enregistrements, un par un#
Site#
Un site physique — restaurant, magasin, unité de soins. Il a son propre fuseau horaire, ses jours fériés légaux (préchargés automatiquement d’après le pays et la région), ses règles de travail et ses règles de pause. Presque tout le reste est rattaché à un site. Voir Sites.
Poste#
Un rôle que tu planifies — caissier, cuisinier de ligne, infirmier diplômé. Les postes sont définis au niveau de l’entreprise et sont disponibles sur chaque site par défaut ; tu peux facultativement restreindre un poste à un sous-ensemble de sites. Les postes portent des seuils d’effectif (minimum, cible, maximum) qui pilotent la grille de couverture, ainsi que des exigences de qualification facultatives. Savoir si une personne précise peut travailler un poste sur un site précis est une autre question — c’est ce que couvre l’entrée MLP ci-dessous. Voir Postes.
Qualification#
Une qualification — hygiène alimentaire, cariste, diplôme d’infirmier. Les qualifications s’attachent aux personnes (avec des dates d’expiration facultatives) et aux postes (comme exigences). La validation refuse une attribution si la personne n’a pas une qualification requise, ou si sa certification a expiré. Voir Qualifications.
Personne#
Un membre de l’équipe : nom, e-mail, type de contrat, date d’embauche, taux horaire, plus les sites auxquels il appartient. Une personne sans au moins un site ne peut être planifiée nulle part. Voir Personnes.
Entrée MLP — la jointure d’éligibilité#
MLP signifie Membre–Lieu–Poste. Une entrée MLP dit cette personne peut travailler ce poste sur ce site. Sans cette entrée, la personne n’apparaîtra dans la liste des candidats pour aucun shift de cette combinaison.
Tu peux créer et modifier des entrées MLP depuis trois endroits — celui qui correspond à ta façon d’aborder le problème :
Depuis un site — « qui peut travailler quels postes sur ce site ? »
Depuis une personne — « quels postes cette personne peut-elle travailler, et où ? »
Depuis un poste — « qui peut travailler ce rôle, et où ? »
C’est le même enregistrement sous-jacent, quel que soit le point d’entrée. Chaque entrée peut aussi porter un taux horaire dérogatoire. Voir Gérer le bloc MLP d’une personne.
Shift#
Un bloc de travail : une date, une heure de début et de fin, un site, un poste, éventuellement une zone à l’intérieur de ce site. Un shift peut exister sans attribution — c’est un manque, révélé sur la grille de couverture. Un shift naît en Brouillon : visible par les planificateurs, invisible pour les collaborateurs. Voir Shifts.
Attribution#
Une personne × un shift. Créer une attribution, c’est ce qui pourvoit le shift ; la supprimer laisse le shift sans personnel. Une attribution n’a pas d’état brouillon/publié propre — sa visibilité suit celle du shift, si bien que publier le shift, c’est ce qui le montre (et montre toutes les personnes qui y figurent) à l’équipe. Ce que porte une attribution, c’est la réponse d’acceptation du collaborateur (si l’acceptation de shift est activée) et, une fois le shift terminé, son statut d’heures travaillées. Voir Attributions.
Entrée de temps#
L’enregistrement de ce qui a réellement été travaillé sur une attribution : arrivée, départ, pauses et signalements de présence. Les entrées de temps sont la source de vérité pour les heures, les heures supplémentaires et la rémunération — c’est ce que Shiftavo transmet à la paie. Voir Rapport d’heures.
Ce qui ancre quoi#
Deux enregistrements ancrent tout le reste du système et méritent d’être bien posés dès le départ :
Pays et région sur chaque site — pilotent les jours fériés légaux préchargés.
Date d’embauche de chaque personne — pilote l’acquisition d’absence (prorata et bornes des années de service). Se tromper réécrit des mois de soldes d’absence plus tard. L’acquisition de bonification en temps est basée sur l’année civile et n’utilise pas la date d’embauche.
Presque tout le reste peut être modifié plus tard sans effet en cascade.