Comment les données s’articulent#
Pour : Manager | Administrateur Il te faut : rien.
Shiftavo repose sur une petite poignée d’enregistrements qui s’appuient les uns sur les autres. Une fois que tu vois la chaîne, chaque écran du produit te devient familier — chacun n’en est qu’une fenêtre différente. Cet article parcourt la chaîne une fois, de gauche à droite.
La chaîne#
Location ─┐
├─► MLP entry ─► Shift ─► Assignment ─► Time entry ─► Payroll
Person ────│
│
Position ──┘
Lis de gauche à droite : un site plus un poste définissent un travail que tu peux planifier — caissier au magasin Principal. Une entrée MLP — abréviation de Membre–Lieu–Poste — dit qu’une personne précise peut effectuer ce travail. Un shift est un bloc de ce travail à une date donnée, et une attribution y place une personne. Une fois le shift effectué, l’attribution porte les données de timbrage — l’entrée de temps — et c’est ce que lit la paie.
Chaque maillon de la chaîne est contrôlé. Tu ne peux pas assigner une personne à un shift pour lequel elle n’a pas d’entrée MLP, tu ne peux pas confirmer des heures sur un shift non publié, et tu ne peux plus modifier des heures une fois qu’elles sont approuvées.
Les enregistrements, un par un#
Site#
Un site physique — restaurant, magasin, unité de soins. Chaque site a son propre fuseau horaire, ses jours fériés légaux (préchargés automatiquement d’après le pays et la région) et sa politique de travail, qui choisit la politique de pauses applicable à ses pauses. Presque tout le reste est rattaché à un site. Voir Sites.
Poste#
Un rôle que tu planifies — caissier, cuisinier de ligne, infirmier diplômé. Les postes sont définis une fois au niveau de l’entreprise et sont disponibles sur chaque site par défaut ; tu peux restreindre un poste à un sous-ensemble de sites si besoin. Les postes portent des seuils d’effectif (minimum, cible, maximum) qui pilotent la grille de couverture, ainsi que des exigences de qualification facultatives. Savoir si une personne précise peut travailler un poste sur un site précis est une autre question — c’est ce à quoi répond l’entrée MLP. Voir Postes.
Personne#
Un membre de l’équipe : nom, e-mail, type de contrat, date d’embauche, taux horaire, plus les sites auxquels il appartient. Une personne sans au moins un site ne peut être planifiée nulle part. Voir Personnes.
Entrée MLP (Membre–Lieu–Poste)#
Une entrée MLP dit cette personne peut travailler ce poste sur ce site. Sans cette entrée, la personne n’apparaîtra dans la liste des candidats pour aucun shift de ce couple (site, poste). Chaque entrée peut aussi porter un taux horaire dérogatoire.
Tu peux créer et modifier des entrées MLP depuis trois endroits — celui qui correspond à ta façon d’aborder le problème :
Depuis un site — « qui peut travailler quels postes sur ce site ? »
Depuis une personne — « quels postes cette personne peut-elle travailler, et où ? »
Depuis un poste — « qui peut travailler ce rôle, et où ? »
C’est le même enregistrement sous-jacent, quel que soit le point d’entrée. Voir Gérer le bloc MLP d’une personne.
Qualification#
Une qualification — hygiène alimentaire, cariste, diplôme d’infirmier. Les qualifications s’attachent aux personnes (avec des dates d’expiration facultatives) et aux postes (comme exigences). La validation refuse une attribution si la personne n’a pas une qualification requise, ou si son certificat a expiré. Voir Qualifications.
Shift#
Un bloc de travail : une date, une heure de début et de fin, un site, un poste, éventuellement une zone à l’intérieur de ce site. Un shift peut exister sans personne dessus — c’est un manque, révélé sur la grille de couverture. Un shift naît en Brouillon : visible par les planificateurs, invisible pour l’équipe. Voir Shifts.
Attribution#
Une personne × un shift. Créer une attribution, c’est ce qui pourvoit le shift ; la supprimer laisse le shift sans personnel. Une attribution n’a pas d’état brouillon/publié propre — sa visibilité suit celle du shift, si bien que publier le shift, c’est ce qui le montre (et montre toutes les personnes qui y figurent) à l’équipe. Ce que porte une attribution, c’est la réponse d’acceptation de la personne (si l’acceptation de shift est activée) et, une fois le shift terminé, son statut d’heures travaillées. Voir Attributions.
Entrée de temps#
L’enregistrement de ce qui a réellement été travaillé sur une attribution : arrivée, départ, pauses et signalements de présence. Les entrées de temps sont la source de vérité pour les heures, les heures supplémentaires et la rémunération — c’est ce que Shiftavo transmet à la paie. Voir Feuille de temps.
Une ligne à travers toute la chaîne#
Le site Zürich et le poste Barman définissent le travail. Une entrée MLP (Sara, Zürich, Barman) dit que Sara peut l’effectuer — avec un taux dérogatoire de CHF 28.00. Tu crées un shift pour le vendredi 12 septembre, 17:00 – 23:00, Zürich, Barman, et tu y attribues Sara. Elle timbre 16:58 – 23:04 avec 30 minutes de pause, l’entrée de temps enregistre donc 5,6 heures travaillées, et la paie lit 5,6 h × CHF 28.00. Casse n’importe quel maillon — supprime l’entrée MLP de Sara pour ce site et ce poste — et elle n’apparaîtra plus jamais dans le sélecteur d’attribution d’un tel shift.
Deux champs à bien renseigner dès le début#
La plupart des choses peuvent être modifiées plus tard sans conséquence. Deux ne le peuvent pas :
Pays et région sur chaque site — ils pilotent les jours fériés légaux préchargés.
Date d’embauche de chaque personne — pilote l’acquisition d’absence (prorata et bornes des années de service). Se tromper réécrit des mois de soldes d’absence plus tard. L’acquisition de bonification en temps est basée sur l’année civile et n’utilise pas la date d’embauche.
Vérifier que ça a marché#
Tu peux créer un shift de bout en bout sans être bloqué : Entreprise → Sites contient un site, Entreprise → Postes un poste, et Entreprise → Personnes une personne dont le panneau “Attributions” la répertorie pour ce poste sur ce site. Si le menu déroulant d’attribution d’un nouveau shift est vide, il manque l’un des trois.