So schaltest du das automatische Ausstempeln ein#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Die Rolle Inhaber oder Admin, um die Einstellungen zu ändern; Managerrechte in der Zeiterfassung, um das Badge zu entfernen.
Du aktivierst den Sicherungsmechanismus, der ein vergessenes Ausstempeln schliesst, auf das nie jemand reagiert hat, und lernst, das Badge ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘ zu lesen, das er hinterlässt. Der Sicherungsmechanismus ist die letzte Stufe, nicht die erste — die Erinnerung und die Rückfrage am Terminal davor findest du unter Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst.
Einschalten#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Anwesenheit‘.
Schalt ‚Automatisches Ausstempeln‘ ein. Zwei weitere Felder erscheinen.
Klick auf ‚Speichern‘.
Die vier Einstellungen#
Einstellung |
Vorgabe |
Was sie macht |
|---|---|---|
‚Offene Stempelung veraltet nach (Stunden)‘ |
4 |
Wie lange nach dem geplanten Ende ein offener Eintrag aufhört, das nächste Einstempeln der Person zu blockieren, und stattdessen fragt: „Wann hast du aufgehört?“ Gilt unabhängig davon, ob das automatische Ausstempeln an ist. |
‚Automatisches Ausstempeln‘ |
Aus |
Der Hauptschalter für das Auffangnetz. |
‚Automatisches Ausstempeln nach (Stunden)‘ |
24 |
Wie lange nach dem geplanten Ende ein noch offener, noch nicht freigegebener Eintrag automatisch geschlossen wird. Bewusst lang gehalten, damit die mitarbeitende Person zuerst antworten kann. Mindestens 12 und nie weniger als ‚Offene Stempelung veraltet nach (Stunden)‘. |
‚Zuschlag beim automatischen Ausstempeln (Minuten)‘ |
0 |
Wird beim Schliessen zum geplanten Ende addiert — für Betriebe, in denen Überziehen normal ist, etwa im Gastgewerbe. |
Die letzten beiden erscheinen erst, wenn der Schalter eingeschaltet ist. Eine Verzögerung unter 12 Stunden oder unter der Frist für veraltete Stempelungen wird beim Speichern abgelehnt mit „Die Verzögerung für automatisches Ausstempeln muss mindestens 12 Stunden betragen und darf nicht kürzer sein als die Frist für veraltete Stempelungen.“
Was das Auffangnetz schreibt#
Jede Stunde sucht Shiftavo offene Einträge, deren Schicht länger her ist als deine Verzögerung und die noch nicht freigegeben sind. Für jeden davon:
Setzt das Ausstempeln auf das geplante Ende plus deinen Zuschlag — nie auf „jetzt“, denn das würde Stunden erfinden, die niemand für sich beansprucht. Es ist durch die maximale Schichtlänge deiner Arbeitsrichtlinie und durch die aktuelle Zeit begrenzt und kann nie vor dem Einstempeln liegen.
Schliesst eine Pause, die zu diesem Zeitpunkt noch lief. Eine Pause, die erst nach diesem Zeitpunkt begann, wird entfernt.
Lässt den Status der Zeile unangetastet. Nichts wird bestätigt, nichts angesammelt, nichts freigegeben — das passiert, wenn ein Mensch die Stunden bezeugt.
Setzt ein oranges Badge ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘ auf die Zeile.
Es wird keine Benachrichtigung verschickt. Das Badge und die blockierte Freigabe tragen die Botschaft.
Warnung
Solange das Badge da ist, ist die Freigabe blockiert. Die Zeile bietet kein ‚Freigeben‘ an, und ein ‚Freigeben‘ für mehrere Zeilen überspringt sie mit „Freigabe nicht möglich — das Ausstempeln wurde automatisch erfasst. Prüf oder korrigier die Zeit zuerst.“ Das gilt selbst für Unternehmen im Modus Automatisch der Zeitfreigabe. Eine Zeit, die das System geschätzt hat, darf nie ohne menschlichen Blick in die Lohnabrechnung gelangen.
Das Badge entfernen#
Drei Dinge entfernen sie, und bei allen dreien steht ein Mensch für die Stunden ein:
Ein echtes Ausstempeln trifft verspätet ein — etwa weil ein Terminal, der offline war, endlich abgleicht. Es überschreibt die Zeile, das Badge verschwindet, und die Zeile läuft normal weiter.
Jemand korrigiert die Zeit — bearbeite das Ausstempeln in der Zeiterfassung auf das, was tatsächlich war. Der korrigierte Wert ist die eigene Angabe eines Menschen, deshalb verschwindet das Badge. Auch das unveränderte Speichern der geschätzten Zeit zählt. Siehe So bearbeitest du die Zeiten für Ein- und Ausstempeln.
Jemand bestätigt die Stunden — stimmt die geschätzte Zeit, bestätige die Zeile einfach. Bestätigen ist Bezeugen: Das Badge verschwindet, und die Stunden werden in diesem Moment angerechnet. Bestätige diese Zeilen einzeln: Ein ‚Bestätigen‘ für mehrere Zeilen überspringt sie mit „Prüfe oder korrigiere automatische Ausstempelungen einzeln.“ Im Modus Automatisch, wo es kein ‚Bestätigen‘ gibt, speicherst du stattdessen die Zeit.
Ist das Badge einmal weg, kommt es nicht zurück — auch nicht, wenn eine Bestätigung später zurückgenommen wird.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne Planung → Verwaltung → Zeiterfassung am Tag nach einem vergessenen Ausstempeln. Die Zeile zeigt eine abgeschlossene Ausstempelzeit mit einem orangen Badge ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘ und bietet kein ‚Freigeben‘ an, bis du sie korrigierst oder bestätigst. Danach ist das Badge weg, und die Zeile lässt sich wie jede andere freigeben. Der Bericht Anwesenheit zählt diese Zeilen separat als ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘.
Einträge, die während des automatischen Ausstempelns abgeschlossen oder freigegeben werden, werden mitsamt ihren Pausen übersprungen.