So schaltest du das automatische Ausstempeln ein#
Für: Admin | Manager Du brauchst: Die Rolle Inhaber oder Admin, um die Einstellungen zu ändern; Managerrechte im Stundenrapport, um die Markierung zu entfernen.
Du schaltest das Auffangnetz ein, das ein vergessenes Ausstempeln schliesst, auf das nie jemand geantwortet hat, und lernst, die Markierung ‚Automatisch ausgestempelt — prüfen‘ zu lesen, die es hinterlässt. Das Auffangnetz ist die letzte Stufe der Leiter, nicht die erste — die Erinnerung und die Nachfrage am Kiosk davor findest du unter Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst.
Einschalten#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Anwesenheit‘.
Schalt ‚Automatisches Ausstempeln‘ ein. Zwei weitere Felder erscheinen.
Klick auf ‚Speichern‘.
Die vier Einstellungen#
Einstellung |
Vorgabe |
Was sie macht |
|---|---|---|
‚Offene Stempelung veraltet nach (Stunden)‘ |
4 |
Wie lange nach dem geplanten Ende ein offener Eintrag aufhört, das nächste Einstempeln der Person zu blockieren, und stattdessen fragt: „Wann hast du aufgehört?“ Gilt unabhängig davon, ob das automatische Ausstempeln an ist. |
‚Automatisches Ausstempeln‘ |
Aus |
Der Hauptschalter für das Auffangnetz. |
‚Automatisch ausstempeln nach (Stunden)‘ |
24 |
Wie lange nach dem geplanten Ende ein noch offener, noch nicht freigegebener Eintrag automatisch geschlossen wird. Bewusst lang gehalten, damit die mitarbeitende Person zuerst antworten kann. |
‚Zuschlag beim automatischen Ausstempeln (Minuten)‘ |
0 |
Wird beim Schliessen zum geplanten Ende addiert — für Betriebe, in denen Überziehen normal ist, etwa im Gastgewerbe. |
Die letzten beiden erscheinen erst, wenn der Schalter an ist.
Was das Auffangnetz schreibt#
Jede Stunde sucht Shiftavo offene Einträge, deren Schicht länger her ist als deine Verzögerung und die noch nicht freigegeben sind. Für jeden davon:
Setzt das Ausstempeln auf das geplante Ende plus deinen Zuschlag — nie auf „jetzt“, denn das würde Stunden erfinden, die niemand für sich beansprucht. Es ist durch die maximale Schichtlänge deiner Arbeitsregel und durch die aktuelle Zeit begrenzt und kann nie vor dem Einstempeln liegen.
Schliesst zugleich jede Pause, die noch lief.
Lässt den Status der Zeile unangetastet. Nichts wird bestätigt, nichts angesammelt, nichts freigegeben — das passiert, wenn ein Mensch die Stunden bezeugt.
Setzt eine orange Markierung ‚Automatisch ausgestempelt — prüfen‘ an die Zeile.
Es wird keine Benachrichtigung verschickt. Die Markierung und die blockierte Freigabe tragen die Botschaft.
Warnung
Solange die Markierung da ist, ist die Freigabe blockiert. Ein Klick auf ‚Freigeben‘ wird verweigert mit „Freigabe nicht möglich — das Ausstempeln wurde automatisch erfasst. Prüf oder korrigier die Zeit zuerst.“ Das gilt selbst für Unternehmen im Modus Automatisch der Zeitfreigabe. Eine Zeit, die das System geschätzt hat, darf nie ohne menschlichen Blick in die Lohnabrechnung gelangen.
Die Markierung entfernen#
Drei Dinge entfernen sie, und bei allen dreien steht ein Mensch für die Stunden ein:
Ein echtes Ausstempeln trifft verspätet ein — etwa weil ein Kiosk, der offline war, endlich abgleicht. Es überschreibt die Zeile, die Markierung verschwindet, und die Zeile läuft normal weiter.
Jemand korrigiert die Zeit — bearbeite das Ausstempeln im Stundenrapport auf das, was tatsächlich war. Der korrigierte Wert ist die eigene Angabe eines Menschen, deshalb verschwindet die Markierung. Siehe So bearbeitest du die Zeiten für Ein- und Ausstempeln.
Jemand bestätigt die Stunden — stimmt die geschätzte Zeit, bestätige die Zeile einfach. Bestätigen ist Bezeugen: Die Markierung verschwindet, und die Stunden werden in diesem Moment angesammelt.
Nimmst du eine Bestätigung zurück, werden beide Stempelzeiten und die Markierung gelöscht, und die Zeile steht wieder am Anfang.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne am Tag nach einem vergessenen Ausstempeln Planung → Management → Stundenrapport. Die Zeile zeigt eine geschlossene Ausstempelzeit mit einer orangen Markierung ‚Automatisch ausgestempelt — prüfen‘, und ‚Freigeben‘ verweigert, bis du sie korrigierst oder bestätigst. Sobald du das tust, ist die Markierung weg, und die Zeile lässt sich wie jede andere freigeben. Der Bericht Anwesenheit zählt diese Zeilen getrennt als ‚Automatisch ausgestempelt (prüfen)‘.