So bestätigst du einen Zeiteintrag#
Für: Manager | Mitarbeitende Du brauchst: Eine beendete Schicht in der Zeiterfassung, die noch niemand bestätigt hat.
Du bestätigst die geleisteten Stunden auf einer einzelnen Zeile — die eine aktive Handlung, die eine Zeile von ‚Geplant‘ auf ‚Bestätigt‘ bringt. Die Bestätigung löst den Zuwachs bei Abwesenheiten und Zeitgutschriften aus: An den Salden ändert sich nichts, bevor du bestätigst.
Ein Ausstempeln bestätigt die Stunden schon, in jedem Modus, also bestätigst du vor allem Zeilen, bei denen niemand gestempelt hat. Im Modus ‚Bestätigung durch Person + Freigabe durch Manager‘ bestätigt die Person ihre eigenen Stunden und ein Manager gibt sie danach frei; ein Manager kann auch stellvertretend bestätigen. Im Modus ‚Automatisch‘ gibt es keine Aktion ‚Bestätigen‘ — der stündliche Durchlauf erfasst und bestätigt diese Zeilen. Nur Schichten, die vor dem Einschalten des Modus geendet haben, lassen sich noch von Hand bestätigen. Siehe Wie Bestätigung und Freigabe funktionieren.
Die Zeile bestätigen#
Geh in der Seitenleiste zu Planung → Verwaltung → Zeiterfassung.
Such die Zeile, die du bestätigen willst.
Klick in der Zeile auf ‚Bestätigen‘. Als Manager findest du die Aktion meist im Drei-Punkte-Menü (⋮) der Zeile — im Modus mit doppelter Freigabe heisst sie in der Zeile einer anderen Person ‚Stellvertretend bestätigen‘.
Eine Zeile, die sich noch nicht bestätigen lässt, sagt stattdessen in ihrer Spalte ‚Aktion‘, warum — ‚Noch nicht beendet‘, ‚Noch eingestempelt‘ oder ‚Freigegebene Abwesenheit‘. Siehe Mein Zeiteintrag lässt sich nicht bestätigen.
Um deine eigenen Stunden zu bestätigen:
Tippe unten in der Leiste auf Mehr und dann auf ‚Zeiterfassung‘.
Tippe die Zeile an, die du bestätigen willst — Zeilen, die auf dich warten, tragen das Badge ‚Geplant‘.
Tippe im Blatt, das sich öffnet, auf ‚Stunden bestätigen‘.
Um stellvertretend zu bestätigen (Managerinnen und Manager):
Tippe unten in der Leiste auf Mehr, dann auf ‚Manager‘ und dann auf ‚Zeiterfassung‘.
Tippe die Zeile an — jede Zeile nennt unter den Schichtzeiten die mitarbeitende Person.
Tippe auf ‚Stunden im Auftrag bestätigen‘. (In deiner eigenen Zeile heisst die Aktion schlicht ‚Stunden bestätigen‘.)
Das Bestätigen braucht eine Verbindung. Offline wird die Aktion nicht angeboten, und die Liste zeigt stattdessen „Du bist offline. Zum Absenden verbinden.“ Ist dein Unternehmen auf der automatischen Zeitfreigabe, ist die Aktion ebenfalls ausgeblendet, mit dem Hinweis „Stunden werden automatisch erfasst. Zeiterfassungen mit Prüfbedarf warten auf einen Manager.“ Lässt sich eine Zeile noch nicht bestätigen, zeigt dein eigenes Blatt den Grund — zum Beispiel ‚Noch nicht beendet‘ oder ‚Noch eingestempelt‘. Wurde die Zeile inzwischen bestätigt oder freigegeben — etwa auf einem anderen Gerät —, aktualisiert die App einfach die Liste; dann gibt es nichts mehr zu tun.
Was das Bestätigen bewirkt#
Wurde in der Zeile nichts erfasst, erfasst die Bestätigung die geplanten Stunden und — sofern ‚Pausen müssen gestempelt werden‘ in der Pausenrichtlinie nicht eingeschaltet ist — die vorher angezeigten erwarteten Pausen. Wo die Pausenrichtlinie die Schichten eines Tages zusammenzählt, erhält die Zeile ihren Anteil an den Pausen des Arbeitstags. Vorhandene Anwesenheit und Pausen bleiben erhalten. Geplante Stunden werden nie über eine freigegebene Abwesenheit der Person erfasst.
Der Status springt auf ‚Bestätigt‘.
Abwesenheit, die je gearbeiteter Stunde anwächst, wird für die bezahlten Stunden gutgeschrieben — unbezahlte Pausen zählen nicht. Siehe Abwesenheitsanträge.
Die Nachtarbeitsgutschrift bei Schichten nach ArG 17b wird angesammelt — siehe Zeitgutschrift.
Wenn ‚Zeiterfassungen automatisch freigeben‘ aktiviert ist, kann die Zeile sofort freigegeben werden, sofern die Abweichung innerhalb der Toleranz liegt und die Prüfung erfasster Pausen keine offenen Probleme meldet — ausser jemand hat die Freigabe der Zeile zuvor zurückgenommen.
Tipp
Um eine Zeile für jemanden zu bestätigen, der gegangen oder abwesend ist, öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) der Zeile und klick auf ‚Stellvertretend bestätigen‘ (‚Bestätigen‘ im Modus nur mit Managerfreigabe). Die Zeile hält fest, dass du bestätigt hast.
Warnung
Bestätige nur, wenn die Zeiten stimmen. Um sie danach zu ändern, bearbeite die Zeile — das Speichern neuer Zeiten ersetzt die Bestätigung durch deine. Das Zurücknehmen einer Bestätigung behält gestempelte Zeiten; siehe So nimmst du eine Bestätigung zurück.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Im Web wiederholt eine Meldung, was erfasst wurde, zum Beispiel „Stunden bestätigt — 08:00–16:00.“ Das Status-Badge der Zeile steht auf ‚Bestätigt‘ (beim Darüberfahren nennt es, wer bestätigt hat). Der betroffene Saldo für Abwesenheit oder Zeitgutschrift zeigt die Änderung. Wurde die Zeile inzwischen bestätigt — in einem anderen Tab oder von einer Kollegin oder einem Kollegen —, lautet die Meldung „Nichts zu bestätigen.“, und die aktualisierte Zeile zeigt sie als bestätigt.
Gesperrte Zeilen#
Ist die Zeile bereits freigegeben, ist sie gesperrt — sie bietet kein ‚Bestätigen‘ an, und Shiftavo verweigert die Änderung. Nimm zuerst die Freigabe zurück. Siehe Wie eine gesperrte Zeile in der Zeiterfassung aussieht.