So schreibst du eine offene Schicht aus#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Eine eingeschaltete Schichtbörse, in der offene Schichten erlaubt sind. Und eine veröffentlichte Schicht, die noch Personen braucht, an einem Standort, auf den du Zugriff hast.
Du schreibst eine Vakanz an alle aus, die dafür qualifiziert sind, statt einzelne Personen abzutelefonieren. Geeignete Mitarbeitende sehen sie in ihrer Schichtbörse, antworten und übernehmen sie entweder direkt oder warten auf deine Wahl.
Die Schicht ausschreiben#
Öffne die Schicht, die du besetzen willst (aus dem Kalender oder aus der Schichtliste).
Klick auf ‚Offene Schicht ausschreiben‘.
Gib im Feld ‚Plätze‘ ein, wie viele Personen du brauchst. Einer ist der Standard; mehr als einer ist nur bei einer offenen Schicht möglich.
Öffne das Dropdown ‚Vergabemodus‘ und wähl:
‚Manager wählt aus‘ — Antworten werden gesammelt und du entscheidest. Das ist die ausgelieferte Standardeinstellung, sofern dein Unternehmen ‚Standard-Vergabemodus‘ in den Einstellungen der Schichtbörse nicht geändert hat.
‚Wer zuerst kommt‘ — die erste geeignete Antwort bekommt die Schicht sofort, ohne einen Schritt von dir.
(Optional) Ergänz im Feld ‚Notiz‘ alles, was die Kandidatinnen und Kandidaten wissen sollten.
Klick auf ‚Speichern‘.
Du startest in der Liste statt bei der Schicht — die App fragt als Erstes, welche Schicht ausgeschrieben werden soll.
Tippe unten in der Leiste auf Mehr und dann auf ‚Manager‘.
Tippe auf ‚Schichtbörse verwalten‘.
Tippe auf ‚Offene Schicht ausschreiben‘.
Wähl aus der Liste der kommenden Schichten die, die du besetzen willst. Beginn, Ende, Standort, Arbeitsbereich und Position werden dann oben im Formular angezeigt, damit die Vakanz eindeutig ist.
Tippe auf ‚Plätze‘ und wähl, wie viele Personen du brauchst (1 ist der Standard, bis zu 20).
Tippe auf ‚Vergabemodus‘ und wähl:
‚Manager wählt aus‘ — Antworten werden gesammelt und du entscheidest. Der Standard, sofern dein Unternehmen ‚Standard-Vergabemodus‘ nicht geändert hat.
‚Wer zuerst kommt‘ — die erste geeignete Antwort bekommt die Schicht sofort.
(Optional) Tipp unter ‚Notizen‘ alles ein, was die Kandidatinnen und Kandidaten wissen sollten.
Tippe auf ‚Speichern‘.
‚Offene Schicht ausschreiben‘ ist ausgegraut, solange du offline bist — die Auswahl braucht den Server, um die Schichten aufzulisten.
Alle Geeigneten werden benachrichtigt, und die Schicht trägt jetzt oben auf ihrer Zuteilungsseite einen Hinweis auf das offene Angebot.
Bemerkung
Nur eine veröffentlichte Schicht kann ausgeschrieben werden: Dein Team sieht nur veröffentlichte Schichten, eine offene Stelle in einem Entwurf würde also blind übernommen. Eine Schicht, die schon begonnen hat oder innerhalb des Zeitfensters ‚Offene Angebote schliessen (Minuten vor Schichtbeginn)‘ aus deinen Einstellungen der Schichtbörse beginnt, kann ebenfalls nicht ausgeschrieben werden — das Angebot würde im Moment der Ausschreibung schliessen.
Eine Schicht kann nur ein laufendes Angebot als offene Schicht tragen. Solange eines läuft, wird ‚Offene Schicht ausschreiben‘ nicht angeboten; die Schicht zeigt stattdessen den Hinweis ‚Offene Schicht ausgeschrieben‘.
Tipp
‚Wer zuerst kommt‘ passt für die übliche Vertretung, bei der jede qualifizierte Person recht ist — die Schicht ist in Minuten besetzt und kostet dich nichts. ‚Manager wählt aus‘ passt, wenn dir wichtig ist, wer sie übernimmt: Überstundenkosten, Erfahrungsmischung oder eine Einarbeitungspaarung.
Angebote mit mehreren Plätzen#
Hast du mehr als einen Platz verlangt, bleibt das Angebot nach der ersten Vergabe bestehen und sein Status lautet ‚Teilweise besetzt‘, bis jeder Platz besetzt ist. Dann wechselt er auf ‚Abgeschlossen‘.
Verstreicht die Frist, bevor alle Plätze besetzt sind, nimmt das Angebot keine neuen Antworten mehr an. Bereits eingegangene Antworten können bis zum Ende der Schicht noch vergeben werden. Danach wird das Angebot mit den ausgewählten Personen als ‚Abgeschlossen‘ geschlossen — sobald keine Antwort mehr wartet oder wenn die Schicht endet. Alle, die nicht ausgewählt wurden, erhalten eine Mitteilung „Angebot beendet“; die ausgewählten Personen nicht.
Wenn das Angebot vorzeitig endet#
Das Angebot wird zurückgezogen, und alle, die geantwortet haben, werden informiert, wenn du die Schicht zurückziehst, ihre Zeit, ihren Standort oder ihre Position änderst (bei einer wiederkehrenden Schicht mit jedem Umfang, der dieses Vorkommen erfasst) oder dein Unternehmen offene Schichten oder die ganze Schichtbörse ausschaltet. Das zurückgezogene Angebot bleibt mit seinen Antworten erhalten. Das Absagen der Schicht schliesst das Angebot als ‚Abgelaufen‘, oder als ‚Abgeschlossen‘, wenn du schon jemanden ausgewählt hattest.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Die Zuteilungsseite der Schicht zeigt den Hinweis auf das offene Angebot, und das Angebot erscheint unter Planung → ‚Schichtbörse verwalten‘ mit dem Status ‚Offen‘, seiner Anzahl ‚Plätze‘ und ‚Eingestellt am‘ auf jetzt gesetzt. Eine geeignete mitarbeitende Person sieht es unter Planung → ‚Schichtbörse‘.