Wie lange Stempelfotos aufbewahrt werden#
Für: Admin | Manager | Mitarbeitende Du brauchst: Nichts, um das zu lesen. Die Rolle Inhaber oder Admin, um die Frist zu ändern.
Stempelfotos werden automatisch gelöscht. Du wählst, wie lange sie leben — irgendwo zwischen 1 und 90 Tagen, mit 30 Tagen als Vorgabe — und Shiftavo erledigt den Rest jede Nacht. Dieser Artikel erklärt, was gelöscht wird, was nie gelöscht wird und wie du die Frist änderst.
Die Aufbewahrungsfrist ändern#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Zeiterfassung‘.
Trag im Feld ‚Aufbewahrung der Stempelfotos (Tage)‘ eine Zahl zwischen 1 und 90 ein.
Klick auf ‚Speichern‘.
Das Feld erscheint nur, solange ‚Kiosk-Prüfung‘ auf ‚PIN + Foto‘ steht.
Tipp
Kürzer ist sicherer. Wähl das kürzeste Fenster, in dem deine Managerinnen und Manager ihre Durchsichten realistisch schaffen — für die meisten Teams sind das ein bis zwei Lohnwochen, nicht drei Monate. In der Schweiz knüpft die Mitwirkung der Belegschaft genau an dieser Zahl an, vereinbar sie also mit deinen Mitarbeitenden, statt sie allein festzulegen.
Was gelöscht wird#
Jede Nacht löscht Shiftavo die Fotos jedes Unternehmens, die älter als dessen Aufbewahrungsfrist sind — zuerst den Datenbankeintrag, dann das gespeicherte Bild. Ein separater Durchlauf entfernt verwaiste Bilddateien ohne Eintrag, mit einem Kulanzfenster von 24 Stunden, damit ein noch laufender Upload nie erwischt wird. Jeder Lauf schreibt einen Protokolleintrag, wie viele Fotos er gelöscht hat (nur Anzahlen, nie wer darauf war), sodass du belegen kannst, dass tatsächlich gelöscht wird.
Löschst du dein Unternehmen aus Shiftavo, verschwinden all seine gespeicherten Fotos.
Was nie gelöscht wird#
Der Stempeleintrag selbst. Die Zeiten für Ein- und Ausstempeln, die Pausen und der Vermerk, dass im Fotomodus gestempelt wurde, bleiben als Lohndaten und als Beleg für die damals geltende Regelung erhalten — lange nachdem das Foto weg ist.
Auch das Ausmustern eines Tablets löscht seine Fotos nicht; sie zeigen dann bloss nicht mehr, welches Gerät sie aufgenommen hat.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne eine Zeile im Stundenrapport, die älter als deine Aufbewahrungsfrist ist. Ihr Abschnitt ‚Stempelfotos‘ ist leer (oder der Abschnitt fehlt), während Stempelzeiten, Pausen und Stunden der Zeile unverändert sind.