So vergibst du ein Angebot in der Schichtbörse#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Die Berechtigung, die Schichtbörse zu prüfen, und Zugriff auf den Standort der Schicht. Ein Angebot mit mindestens einer Antwort im Status ‚Ausstehend‘ — Status ‚Freigabe ausstehend‘ bei einer Abgabe oder einem Tausch, ‚Offen‘ oder ‚Teilweise besetzt‘ bei einer offenen Schicht.
Mit der Vergabe wechselt die Schicht tatsächlich den Besitzer. Shiftavo prüft die Regeln ein letztes Mal und verschiebt dann die Zuteilung.
Vergeben#
Öffne Planung → ‚Schichtbörse verwalten‘ und klick das Angebot an.
Lies unter ‚Antworten‘, wer sich gemeldet hat. Prüf bei einem 1:1-Tausch die ‚Gegenschicht‘, die jede antwortende Person anbietet.
Klick bei der gewünschten Antwort auf ‚Vergeben‘.
Tippe unten in der Leiste auf Mehr und dann auf ‚Manager‘ → ‚Schichtbörse verwalten‘.
Tippe das Angebot an. Nutz den Bereich ‚Offene Schichten‘ oder ‚Tausche‘, um es zu finden.
Tippe auf ‚Antworten‘, um zu sehen, wer sich gemeldet hat. Jede Zeile zeigt die antwortende Person, ihre Notiz, ihren Status und — bei einem 1:1-Tausch — die Gegenschicht, die sie anbietet.
Tippe die gewünschte Antwort an. Hier haben die vollständige Gegenschicht und die Notiz Platz.
Tippe oben rechts auf ‚Vergeben‘.
‚Vergeben‘ erscheint nur, solange die Antwort noch ‚Ausstehend‘ ist. Geht es durch, bringt dich die App direkt zurück in die aktualisierte Liste.
Was danach passiert#
Die Schicht geht an die gewählte Person über. Bei einem 1:1-Tausch geht ihre Gegenschicht gleichzeitig an die ursprüngliche Person — beides in einem Schritt. Bei einer offenen Schicht entsteht eine neue Zuteilung.
Die gewählte Antwort wird als ‚Ausgewählt‘ markiert.
Sind jetzt alle Plätze besetzt, wechselt das Angebot auf ‚Abgeschlossen‘ und die übrigen Antworten werden als ‚Nicht ausgewählt‘ markiert. Sind noch Plätze frei, bleibt es ‚Teilweise besetzt‘ und nimmt bis zu seiner Frist weiter Antworten an.
Alle Beteiligten — die bisherige und die neue Person sowie alle, die leer ausgehen — werden benachrichtigt.
Warnung
Shiftavo prüft bei der Vergabe erneut: Eignung für Position und Standort, Qualifikationen, Verfügbarkeit, bestätigte Abwesenheit, keine Doppelbelegung und die Freigabesperre. Sind die Stunden der Schicht inzwischen freigegeben (und die Schicht damit gesperrt), hat die bisher zugeteilte Person schon eingestempelt, ist die Schicht vorbei oder abgesagt oder ist eine antwortende Person nicht mehr geeignet, wird die Vergabe abgelehnt. Steht deine Überstundenregel auf ‚Vergabe blockieren‘, kommt eine Vergabe nicht durch, die jemanden über die Arbeitszeitgrenzen bringen würde.
Auch das Angebot selbst wird erneut geprüft: Die Schichtbörse und diese Angebotsart müssen noch eingeschaltet sein, und bei einer Abgabe oder einem Tausch muss die Schicht noch bei der Person liegen, die sie beim Anbieten hatte — nicht neu zugeteilt, nicht abgelehnt. Und du kannst nur Angebote für Schichten an Standorten vergeben, auf die du Zugriff hast.
Bei der Vergabe muss die Schicht weiterhin veröffentlicht sein, bei einem Tausch auch die Gegenschicht. Eine zurückgezogene Antwort kann nicht ausgewählt werden. Wer der offenen Schicht bereits zugeteilt ist, erhält über das Angebot keine zweite Zuteilung. Eine wiederholte ausstehende Antwort führt zu einer Meldung statt zu einer weiteren Antwort.
Die Antwortfrist beendet die Annahme neuer Bewerbungen. Eine bereits eingegangene Antwort kann bis zum Schichtende ausgewählt werden, auch bei offenen Schichten, die auf die Entscheidung eines Managers warten. Eine Vergabe während der Schicht ermöglicht kurzfristigen Ersatz; eine beendete Schicht kann nicht mehr übergeben werden.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Das Angebot lädt neu, mit dem Badge ‚Abgeschlossen‘ (oder ‚Teilweise besetzt‘), und die von dir gewählte Antwort steht auf ‚Ausgewählt‘. Öffne die Schicht, dann siehst du die neue zugeteilte Person; bei einem 1:1-Tausch gehört die Gegenschicht jetzt der ursprünglichen Person.