So wählst du, wo dein Team stempeln kann#
Für: Admin Du brauchst: Die Rolle Inhaber oder Admin.
Eine Stempelung kann von zwei Orten kommen: vom Terminal — einem gemeinsamen Tablet, das fest am Einsatzort hängt — und vom Handy, das eine mitarbeitende Person bei sich trägt und auf dem sie angemeldet ist. Du entscheidest, was davon dein Unternehmen erlaubt, und grenzt das Handy je Standort ein, wenn an manchen Einsatzorten an der Tür gestempelt werden soll.
Das ist eine andere Frage als die, wie das Terminal prüft, wer stempelt. Dazu siehe So schaltest du Stempelfotos am Terminal ein.
Die zwei unternehmensweiten Schalter setzen#
Öffne oben rechts das Konto-Menü und klick auf ‚Einstellungen‘.
Such in der rechten Spalte den Abschnitt ‚Zeiterfassung‘.
Schalt ‚Terminal‘ ein oder aus. Ein heisst, Mitarbeitende dürfen an einem gemeinsamen Tablet oder Computer am Einsatzort stempeln.
Schalt ‚Handy (eigenes Gerät)‘ ein oder aus. Ein heisst, Mitarbeitende dürfen von ihrem eigenen angemeldeten Handy aus stempeln.
Klick auf ‚Speichern‘.
Beides ist standardmässig an.
Bemerkung
Beides abzuschalten ist eine gültige Einrichtung und kein Fehler — das ist das Unternehmen, das nur manuell erfasst, wo Managerinnen und Manager die Zeiten in die Zeiterfassung tippen. Einträge der Vorgesetzten und das Auffangnetz des automatischen Ausstempelns sind von diesen Schaltern nie betroffen.
Übliche Entscheidungen:
Tablets gekauft, damit die Tür belegt, wer vor Ort war? Schalt ‚Handy (eigenes Gerät)‘ aus.
Gar keine Hardware, alle arbeiten vom eigenen Handy aus? Schalt ‚Terminal‘ aus.
Das Handy für einen Standort abschalten#
Manche Einsatzorte verlangen, dass sich Leute an der Tür anmelden, auch wenn Handys sonst überall in Ordnung sind.
Geh in der Seitenleiste zu Unternehmen → Standorte und öffne den Standort.
Schalt ‚Stempeln per Handy an diesem Standort‘ aus.
Klick auf ‚Speichern‘.
Schichten an diesem Standort lassen sich nicht mehr vom Handy aus stempeln; der Weg führt über das Terminal. Massgeblich ist, wo die Schicht ist, nicht wo das Handy ist — Shiftavo schaut nie auf den Standort einer Person.
Bemerkung
Der Schalter am Standort kann nur einschränken, nie erweitern. Ist ‚Handy (eigenes Gerät)‘ unternehmensweit aus, kann kein Standort es wieder einschalten. Für das Terminal gibt es keine Entsprechung, weil ein Terminal ohnehin an einem Standort hängt — das damit gekoppelte Tablet ist die Anmeldung.
Ein einzelnes Tablet aus dem Betrieb nehmen#
Für eine Reparatur, einen Umbau oder einen Raum, der eine Woche geschlossen ist, nimm das Gerät aus dem Betrieb, statt es zu löschen.
Geh in der Seitenleiste zu Planung → Verwaltung → Terminal und öffne das Gerät.
Entfern das Häkchen bei ‚Aktiv‘.
Klick auf ‚Speichern‘.
Das Tablet bleibt auf seiner Seite und zeigt „Neue Stempelungen sind deaktiviert. Du kannst eine laufende Schicht oder Pause noch beenden.“ Niemand kann dort einstempeln oder eine Pause beginnen. Personen mit einer offenen Schicht oder Pause stehen weiterhin in der Liste und können ausstempeln oder die Pause beenden, und wer das Ausstempeln vergessen hat, kann immer noch angeben, wann er fertig war. Das Tablet übernimmt die Änderung von selbst, wenn du es wieder einschaltest. Kopplung, Zugangsdaten und Historie bleiben alle erhalten, das Wiedereinschalten ist also ein einziger Klick. Das Löschen des Geräts bleibt die endgültige Möglichkeit — siehe So wechselst du das Passwort eines Terminals oder ersetzt es.
Schaltest du den unternehmensweiten Schalter ‚Terminal‘ aus, versetzt das jedes Tablet in denselben Zustand.
Eine Änderung der Regelung lässt nie eine offene Schicht stranden#
Änderst du daran mitten im Arbeitstag etwas, bleibt niemand eingestempelt hängen. Wer an einem Tablet eingestempelt hat, kann an genau diesem Tablet immer ausstempeln und eine Pause beenden, und wer auf dem Handy eingestempelt hat, kann immer auf dem Handy abschliessen — selbst wenn du diese Möglichkeit gerade abgeschaltet hast. Eine Pause zu beenden wird nie blockiert. Die neue Regelung gilt für die nächste Stempelung, die etwas beginnt, nicht für die, die schon läuft — und an einem ausgeschalteten Tablet zählt der Beginn einer Pause als Beginn von etwas.
Eine Zeit in der Zeiterfassung zu korrigieren ist ebenfalls keine Stempelung und deshalb nie betroffen.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Hast du das Handy abgeschaltet, öffne die App als betroffene mitarbeitende Person: Statt eines aktiven Buttons zum Einstempeln sieht sie, dass sie am Terminal stempeln muss. Hast du ein Terminal abgeschaltet, zeigt dessen Tablet innerhalb von rund 30 Sekunden „Neue Stempelungen sind deaktiviert. Du kannst eine laufende Schicht oder Pause noch beenden.“ So oder so spiegelt der Abschnitt ‚Stempeluhr‘ nach einem Neuladen deine Wahl.
Zwei gleichzeitige Einstempelvorgänge können nicht zwei laufende Schichten für dieselbe Person öffnen. Ein offline erfasstes Ausstempeln oder ein Pausenbeginn darf nicht vor dem erfassten Einstempeln liegen.