Wie Rollen entscheiden, was jemand darf#
Für: Admin Du brauchst: Nichts.
Jede Person in deinem Unternehmen hat genau eine Rolle, und diese Rolle beantwortet zwei getrennte Fragen: welche Datensätze sie erreicht und welche Aktionen sie darauf ausführen darf. Dieser Artikel erklärt beide Hälften, was die fünf vordefinierten Rollen schon gewähren und wo deine eigenen dazukommen.
Die zwei Hälften einer Rolle#
Der Zugriffsbereich entscheidet, welche Datensätze eine Rolle erreicht. Er wird beim Anlegen gesetzt und ändert sich danach nie:
Zugriffsbereich |
Die Person sieht |
|---|---|
‚Ganzes Unternehmen‘ |
Jeden Datensatz im Unternehmen. |
‚Zugeteilte Standorte‘ |
Nur Datensätze an den Standorten, denen diese Person zugeteilt ist. |
‚Nur eigene Daten‘ |
Nur die eigenen Schichten, Stunden, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten. |
‚Terminal‘ |
Gar keine Personendaten — das hier ist ein gemeinsam genutztes Tablet, keine Person. |
Die Berechtigungen entscheiden, welche Aktionen die Rolle ausführen darf: ansehen, erstellen, bearbeiten und löschen, dazu eine Handvoll benannter Aktionen wie Stunden freigeben oder einen Dienstplan veröffentlichen. Berechtigungen sind nach der Art des Datensatzes gruppiert, für den sie gelten.
Beides greift ineinander. Ein Manager und ein Admin können beide „Schicht bearbeiten“ haben, aber der Manager bearbeitet immer nur Schichten an den eigenen Standorten, weil sein Zugriffsbereich das so vorgibt. Mehr dürfen heisst nie mehr sehen.
Die fünf vordefinierten Rollen#
Die kommen mit Shiftavo und gibt es vom ersten Tag an in jedem Unternehmen.
Rolle |
Zugriffsbereich |
Wofür sie da ist |
|---|---|---|
‚Inhaber‘ |
Ganzes Unternehmen |
Die Person, die das Unternehmen angemeldet hat. Hat jede Berechtigung, dazu die Abrechnung. Genau eine pro Unternehmen, und sie lässt sich weder weitergeben noch deaktivieren noch löschen. |
‚Admin‘ |
Ganzes Unternehmen |
Führt das Unternehmen in Shiftavo: alles, was der Inhaber in der App kann, ohne selbst Kontoinhaber zu sein. |
‚Manager‘ |
Zugeteilte Standorte |
Führt den Dienstplan dort, wo diese Person arbeitet — plant und veröffentlicht Schichten, gibt Stunden frei, entscheidet über Abwesenheitsanträge, betreut die Schichtbörse, pflegt Arbeitsbereiche, Qualifikationen und Bedarfskorrekturen. Liest die Organisations- und Abwesenheitseinstellungen, ändert sie aber nicht. |
‚Mitarbeitende‘ |
Nur eigene Daten |
Sieht den eigenen Dienstplan und die eigene Verfügbarkeit, erfasst und bestätigt die eigenen Stunden und macht bei der Schichtbörse mit. |
‚Terminal‘ |
Terminal |
Eine Servicerolle für ein gemeinsam genutztes Tablet an einem Standort. Wird nie einer Person zugeteilt und nie in einer Rollenauswahl angeboten. |
Rollen sind nach Befugnis geordnet, von oben nach unten: Inhaber, Admin, Manager, Mitarbeitende. Diese Reihenfolge deckelt, was du tun kannst — du kannst jemandem nur eine Rolle bis zu deiner eigenen Stufe geben, nur eine Rolle ändern, die auf oder unter deiner Stufe liegt, und nur eine Person deaktivieren oder löschen, deren Rolle auf oder unter deiner Stufe liegt. Zudem kannst du jemandem nur eine Rolle geben, deren bearbeitbare Berechtigungen du selbst hast; die Rollenauswahl lässt die übrigen weg. ‚Inhaber‘ und ‚Terminal‘ werden nie angeboten, wenn du eine Rolle für eine Person auswählst.
Bemerkung
Eine vordefinierte Rolle lässt sich weder bearbeiten noch umbenennen. Sie gehört zu Shiftavo und entwickelt sich mit der App weiter, wenn neue Funktionen dazukommen — eine Änderung würde das nächste Release nicht überleben. Wenn du etwas anderes brauchst, bau eine eigene Rolle darauf auf: siehe So erstellst du eine eigene Rolle.
Rollen, die du selbst anlegst#
Mit den Plänen Plus und Pro legst du eigene Rollen an — eine „Schichtleitung“, die den Dienstplan veröffentlichen, aber Abwesenheiten nicht anfassen darf, eine „Lohnbuchhaltung“, die die Berichte liest und sonst nichts. Eine eigene Rolle baut immer auf einer vordefinierten auf: Sie startet mit deren Berechtigungen, erbt deren Zugriffsbereich, und dann kreuzt du an und ab, was sie darf.
Zwei Dinge bleiben in jedem Plan ausserhalb deiner Hand:
Der Zugriffsbereich kommt von der Rolle, auf der deine aufbaut, und lässt sich nicht ändern. Er ist es, der eine Manager-basierte Rolle an ihren Standorten hält.
Feste Berechtigungen — die Standortberechtigungen und die drei Terminal-Berechtigungen — kommen mit dem Zugriffsbereich und lassen sich nicht abschalten. Die Detailseite der Rolle listet sie auf, damit du auch dort siehst, was eine Rolle gewährt, wo du sie nicht bearbeiten kannst.
Eine Rolle auf Basis von ‚Mitarbeitende‘ kann keine Angebote der Schichtbörse prüfen, keine Stunden freigeben und keine Terminals hinzufügen — dafür braucht es eine leitende Rolle.
Du kannst auch nicht mehr weitergeben, als du selbst hast: Eine Berechtigung, die du nicht hast, ist auf einer Rolle, die du bearbeitest, ausgegraut, du kannst sie also weder ankreuzen noch abwählen. Und deine eigene Berechtigung, Rollen zu ändern, kannst du dir nicht nehmen.
Bemerkung
Fällt dein Plan später unter Plus, wird nichts weggenommen. Deine Rollen laufen weiter, alle darauf behalten ihren Zugriff, und du kannst weiterhin lesen, was jede gewährt — du kannst nur keine Rollen anlegen oder ändern, bis du wieder auf einem Plan bist, der sie enthält.
Wo du das alles findest#
Öffne Unternehmen → Rollen in der Seitenleiste oder die Card ‚Rollen‘ auf der Übersichtsseite Unternehmen. Du brauchst die Berechtigung, Rollen zu sehen — Inhaber und Admin haben sie, Manager und Mitarbeitende nicht.
Prüfen, ob es geklappt hat#
Öffne Unternehmen → Rollen. Dort steht jede Rolle, die dein Unternehmen nutzen kann, die vordefinierten als solche markiert. Fehlt der Eintrag ganz in der Seitenleiste, trägt deine eigene Rolle die Berechtigung nicht, Rollen zu sehen.