Übersicht Abwesenheitsjahr#
Für: Manager | Admin Du brauchst: Die Berechtigung, Berichte zu sehen (deine vorgesetzte Person weiss das).
Die Übersicht Abwesenheitsjahr ist die Zusammenfassung auf einer Seite, wo alle in diesem Abwesenheitsjahr stehen — vertragliche und gearbeitete Stunden sowie Anspruch, Gewährung, Bezug und Saldo je Abwesenheitsart. Es ist der Bericht, den die meisten Managerinnen und Manager zuerst öffnen, wenn sie Abwesenheiten prüfen.
Den Bericht öffnen#
Öffne in der Seitenleiste Berichte → Übersicht Abwesenheitsjahr.
Was das Fenster ist#
Der Bericht öffnet sich mit dem laufenden Abwesenheitsjahr. Shiftavo ermittelt es aus der Einstellung zum Abwesenheitsjahr deines Unternehmens — es gibt keine Periode anzulegen oder zu schliessen.
Im Modus Fixdatum teilen sich alle dasselbe Fenster, und ein Dropdown-Menü ‚Abwesenheitsjahr‘ links in der Werkzeugleiste wechselt das Jahr. Seine Optionen sind ISO-Datumsbereiche (
2026-01-01 – 2026-12-31), neueste zuerst, vom Abwesenheitsjahr der am längsten aktiven Person bis ins nächste Jahr — an der ausgewählten Option liest du also die Daten des aktuellen Fensters ab.Im Modus Eintrittsjahrestag wird jede Person über ihr eigenes Abwesenheitsjahr ausgewiesen, verankert am heutigen Tag — ein Dropdown gibt es nicht.
Wie das Abwesenheitsjahr verankert wird, änderst du unter So richtest du das Abwesenheitsjahr ein.
Die Daten filtern#
‚Person‘ ist der einzige Filter in diesem Bericht.
Klick auf das Filtersymbol in der Werkzeugleiste und wähle ‚Person‘.
Hake eine oder mehrere Personen an und klick auf ‚Anwenden‘. Setz gar keinen Filter, um alle zu sehen.
Der Filter erscheint als Chip unter der Werkzeugleiste: Klick darauf, um die Auswahl zu ändern, auf sein ×, um ihn zu entfernen, oder auf ‚Löschen‘, um zurückzusetzen.
Die Zeilen lesen#
Über der Tabelle stehen vier KPI-Kacheln — ‚Personen‘, ‚Nicht bezogene Abwesenheit‘ (mit der Anzahl Personen, die noch die Hälfte ihres Anspruchs oder mehr halten), ‚Negative Salden‘ und ‚Jahresgutschrift ausstehend‘. Darunter hat jede Person eine fette Kopfzeile mit Name, Anstellungsart, vertraglichen und geleisteten Stunden und danach je Abwesenheitsart eine eingerückte Zeile. Die Spalten auf dem Bildschirm (die letzten beiden sind standardmässig aus; blende sie mit ‚Spalten verwalten‘ ein) sind:
Person / Abwesenheit
Anst.-Art
Vertraglich (h)
Gearbeitet (h)
Anspruch (h)
Übertrag (h)
Gewährt (h)
Bezogen (h)
Saldo (h)
Verfallen (h)
Anpassungen (h)
Saldo = Übertrag + Gewährt − Bezogen − Verfallen + Anpassungen. Der Anspruch ist nicht Teil der Formel — er ist der Anspruch der Richtlinie zur Orientierung, während „Gewährt“ das ist, was tatsächlich gebucht wurde (Gewährungen plus Zuwachs).
In einer Zeile können zwei Badges erscheinen:
‚Extern‘ — der Saldo dieser Richtlinie wird von einem externen System geführt; die Zahlen sind importiert, nicht hier berechnet.
‚!‘ — „Gewährt“ liegt unter dem Anspruch: Die Gewährung für das Abwesenheitsjahr ist für diese Zeile noch nicht gelaufen.
Bemerkung
Abwesenheitsarten, die als Krankheitsfall oder unbegrenzt geführt werden, erscheinen nur, wenn es im Fenster Bewegungen gab. Eine Krankheitsregel, die dieses Jahr niemand genutzt hat, steht nicht als leere Zeile da — der Bericht zeigt, was passiert ist, nicht jede Regel, die es gibt. Saldoregeln erscheinen immer, weil ihr Saldo auch bei null aussagekräftig ist.
Beispiel aus der Praxis#
Anas Ferienrichtlinie gewährt 200 h. Sie hat 40 h ins Jahr 2026 übertragen und bisher 96 h bezogen. Ihre Zeile lautet: Anspruch 200.00 · Übertrag 40.00 · Gewährt 200.00 · Bezogen 96.00 · Saldo 144.00 (40 + 200 − 96). Weichen Anspruch und Gewährt voneinander ab, ist die Gewährung noch nicht gelaufen — das ist das Badge ‚!‘.
Exportieren#
Details zu CSV, XLSX und PDF findest du unter Einen Bericht exportieren (CSV, XLSX, PDF). Der Export verwendet eigene, feste Spalten: Employee, Employment type und Leave type als getrennte Felder, die obigen Stundenspalten sowie einen Block mit Tagesäquivalenten — Hours per day, Carry-over (d), Granted (d), Used (d), Expired (d), Adjustments (d), Balance (d).
Prüfen, ob es geklappt hat#
Jede Person erscheint mit einer Zeile je Abwesenheitstyp, und die Spalte ‚Saldo (h)‘ entspricht für diese Zeile Übertrag + Gewährt − Bezogen − Verfallen + Anpassungen.